6 Punkte zu Stammdaten und ERP-Software, die den Projekterfolg sichern

Stammdaten und ERP-Software und eine funktionierende Supply Chain – eine emotionale Verbindung mit Höhen und Tiefen für die Anwender. Stammdatenqualität in einem Unternehmen sicherzustellen, ist an sich schon eine Herausforderung. Aber im Umfeld eines Unternehmensverbundes stellen Stammdaten die Verantwortlichen meist vor eine Herkules-Aufgabe. Die Anforderungen an die Stammdatenqualität steigen steil an, wenn in einem Unternehmensverbund ein Austausch von Stammdaten notwendig wird. Worauf in einem Unternehmensverbund zu achten ist, wenn die Idee der zentralen Datenhaltung und ein Projekt „Stammdaten und ERP Software“ anstehen, wird in diesem Erfahrungsbericht dargestellt.

Inhaltsverzeichnis

1. Was sollten Sie zu Stammdaten und ERP-Software beachten?
2. Was sind eigentlich Stammdaten?
3. Wer ist auf einen Stammdatenaustausch angewiesen?
4. Was sind die Folgen unzureichender Stammdatenqualität?
5. Wozu dient ein ganzheitliches Stammdatenmanagement?
6. Welche Fragen sind immer wichtig?
7. Wo sind Stammdaten zu pflegen?
8. Zusammenfassung

Was sollten Sie zu Stammdaten und ERP-Software beachten?

Die Abstimmung verschiedener Anwendungssysteme im Rahmen eines Stammdatenmanagements ist keine leichte Aufgabe. Zunächst ist zwischen Bewegungsdaten und quasi statischen Stammdaten zu unterscheiden. Dies betrifft vor allem die Anforderungen die aus dem Prozessmanagement der Supply Chain erforderlich werden. Da beide unterschiedliche Anforderungen haben, kann diese grobe Klassifizierung dabei helfen, den Umfang einer Stammdatenpflege einzuschätzen. In der Regel sind es Systeme der Warenwirtschaft oder der klassischen ERP-Software, die mit Customer Relationship Systemen (CRM) oder Produktinformationssystemen (PIM) in Verbindung stehen, und die untereinander Stammdaten austauschen sollen oder müssen.

1. Was sind eigentlich Stammdaten?

Stammdaten repräsentieren in der Regel Objekte mit dem Ziel, die Geschäftsprozesse mit den benötigten Daten zu versorgen. Ein einfaches Beispiel sind Adressinformationen von Kunden. Artikelinformationen (Artikelstammdaten) gehören auch zu diesen Objekten und dienen zur Verarbeitung von Stammdaten und ERP-Software, um Geschäftsprozesse mit Informationen zu versorgen. Gerne werden Stammdaten auch dadurch definiert, dass sie eine geringe Änderungshäufigkeit haben (z. B. Bankdaten, IBAN-Nummern oder Geburtstage im Rahmen von Mitarbeiterinformationen). Sie sind eindeutig durch eine Nummerierung identifizierbar. Das Datenvolumen ist in der Regel eher konstant im Vergleich zu Bewegungs- oder Transaktionsdaten in einem ERP-System, bei dem die Stammdatenmenge durch jede ERP-Transaktion anwächst.

2. Wer ist auf einen Stammdatenaustausch angewiesen?

Eine große Rolle spielt die Unternehmensorganisation:

• Finanzbuchhaltungssysteme FIBU,
• klassische ERP-Software und ERP-Systeme,
• Warenwirtschaftsysteme,
• Produktlifetime Software PLM,
• Logistikprozesse im Rahmen von ERP-Software
• oder die Anforderungen im Rahmen eines Datenaustausches innerhalb einer Supply Chain

sind Anwendungen, die auf Stammdaten und Stammdatenaustausch angewiesen sind. Der Vorteil integrierter Unternehmenssoftware besteht gerade darin, dass Stammdaten nur einmal – meist zentral – eingegeben, angereichert, qualifiziert und freigegeben werden müssen. Dies erspart Doppelarbeit und die Gefahr von Daten-Dubletten. Dabei ist es wichtig, im Rahmen der Unternehmensorganisation die Rahmenbedingungen – d.h. die Prozesse – für die Freigabe von Stammdaten klar zu regeln. Dies gilt auch für die Lebenszeit verschiedener Stammdaten und Zeitpunkte der Stammdatenarchivierung. Im integrierten ERP-System wird es dadurch möglich, Einspareffekte zu realisieren, Durchläufe zu beschleunigen und im Rahmen von Auswertungen die Realität leichter und in Echtzeit abzubilden.

3. Was sind die Folgen unzureichender Stammdatenqualität?

Unzureichende Stammdatenqualität führt nach unserer Erfahrung in der Regel zu Prozess- oder Buchungsfehlern, weil die erzeugten Belege nicht der Wahrheit entsprechen. Auswertungen auf dieser Basis sind normalerweise nicht zu gebrauchen, weil der wirkliche Sach- und Prozessstand nicht wahrheitsgetreu dargestellt wird. Sogar falsche Managemententscheidungen können eine Folge sein, wenn datengetriebene Entscheidungen auf Basis schlechter Datenqualität erfolgen. Fehlsteuerung von Waren (z. B. falsche Adressdaten, falsche Anlieferzeiten, unzureichende Zolldeklarationen etc.), unzureichende Unterstützung der Prozessmitarbeiter durch Mängel in den Stücklisten oder Arbeitsplänen, unzureichende Dokumentation im Rahmen von Gewährleistungsansprüchen (welches Teil oder welcher Artikel ist wann wo verbaut worden?) sind Szenarien, auf die wir immer wieder treffen.

Solche Szenarien sind meist die Hauptgründe für eine Initiative zur Stammdatenqualität. Häufig kommt das Thema auch im Zusammenhang mit Entscheidungen für ein neues ERP-System auf, bei dem die Stammdaten neu interpretiert und im Laufe des Projektes in der Regel überarbeitet werden müssen.

Unterschiedliche Begriffe für den gleichen Sachverhalt – häufig in Organisationen zu finden, die räumlich getrennt operativ sind (unterschiedliche Kulturen) – sowie veraltete Architekturen von im Einsatz befindlichen ERP-Systemen führen gerne zu redundanten Datenhaltungen. Diese Datenredundanz kann auch dazu führen, dass sich für den einzelnen Unternehmensbereich verantwortliche Stammdaten-Manager finden lassen, aber nicht zwangsläufig auch für die Gesamtheit der Stammdaten im Unternehmensverbund. Hoher Harmonisierungsaufwand und damit hohe Kosten sind in der Regel das Ergebnis dieses Organisationsmodells.

4. Wozu dient ein ganzheitliches Stammdatenmanagement?

Die zunehmende Integration der Geschäftsprozesse und der Lieferketten erfordert ungehinderten Datenaustausch für alle Beteiligten. Eine Stammdatenorganisation (falls es das in einem Organisationsmodell geben sollte) muss in der Unternehmensorganisation integriert sein. Damit können Verantwortlichkeiten sowie die notwendigen Koordinationsaufgaben festgelegt werden. Es ist notwendig, Standards für die Notation von Stammdaten (einfachstes Beispiel: Wie wird eine Adresse geschrieben? Wird eine Telefonnummer mit oder ohne internationale Kennung eingegeben? etc.) festzulegen. Sie umzusetzen und zu überwachen ist Aufgabe innerhalb eines Stammdatenprojektes mit klaren Verantwortlichkeiten (Stichwort: Data-Steward).

Dabei ist es notwendig und zielführend, rechtzeitig das führende Stammdatensystem festzulegen. Von diesem führenden System aus werden die anderen Subsysteme bedient. Die Qualifizierung von Stammdaten in das führende System (Master) muss definiert werden, zum Beispiel durch ein Qualifying mit einem Vier-Augen-Prinzip. Ebenso muss festgelegt werden, ob das Eingabesystem (User-Interface) im Rahmen einer Fehlerabfrage falsche oder unsinnige Eingaben schon bei der Eingabe abfangen kann um den Anwender zu unterstützen.

Stammdatenstrategie in einem Unternehmensverbund – Beispiel für ein dezentrales Stammdatenmanagement

Ein Unternehmensverbund besteht in der Regel aus rechtlich selbständigen, operativ tätigen Unternehmen, die eine eigene Wertschöpfungs-Struktur besitzen. Das trifft nicht nur auf internationale Konzerne zu, auch Zusammenschlüsse von mittelständischen Unternehmen können Beispiele sein. 

Ein gutes Beispiel ist eine Holding oder Firmenverbund. In ihrer organisatorischen Ausprägung ist der Bedarf eines dezentralen Stammdatenmanagements am ehesten anzutreffen.

In diesem Beispiel soll die Holding für eine zentrale Einheit stehen, die zum Zweck hat, die unternehmerischen Aktivitäten in für die Gesellschafter aufzubereiten. Operative Einheiten im In- und Ausland, auch mit rechtlich selbständiger Ausprägung, erzielen in den Märkten vor Ort ihre Wertschöpfung.

In der Regel fallen an den einzelnen Standorten Daten zu Kunden, Lieferanten und Artikelstammdaten an. Dabei stellt sich im Rahmen von Stammdaten und ERP-Software die Frage, welche Daten ausgetauscht werden sollen und welcher Grad an Autonomie benötigt wird. Die Definition von Regelungen, welche Daten ausgetauscht werden müssen, ist nicht trivial, vor allem nicht im Hinblick auf die Qualitätssicherung der Daten bei unterschiedlichen Eingabestellen. Theoretisch können beispielsweise fünf operative Einheiten fünf unterschiedliche Wege der Stammdatenpflege etablieren.

Außerdem kann ein Verbund von Unternehmen mit einer Holdingstruktur kann so designt werden, dass es nur wenige oder sogar gar keine überlappende Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten gibt. In solchen Fällen empfehlen wir, basierend auf unserer Erfahrung in der Beratung, auf ein zentrales Stammdatenmanagement zu verzichten. Der Aufwand zur Qualitätssicherung steht bei diesem Geschäftsmodell in keinem Verhältnis zum Ertrag aus diesen Daten.

5. Welche Fragen sind immer wichtig?

1. Create: Wo wird der Stammdatensatz angelegt?
2. Manage: Wer hat die Verantwortung für die Datenqualität und deren Aktualisierung?
3. Extend: Wer oder welche Abteilung ergänzt die Stammdaten um fachspezifische Stammdaten?

Mit der Bearbeitung dieser drei Fragen kann eine Verbesserung der Stammdatenqualität meist erreicht werden.

Abbildung: Kein zentrales Stammdatenmanagement

Beispiel für ein zentrales Stammdatenmanagement

Es kann in internationalen Unternehmen erforderlich sein, dass Unternehmensbereiche einheitlich am Markt auftreten. Meist sind es Bereiche wie Marketing und Vertrieb. Im Rahmen zunehmender Digitalisierung werden mehr und mehr Service-Prozesse standardisiert und global distribuiert. Dies führt zu neuen Herausforderungen in zentralen ERP-Systemen, da nationale Anforderungen zu Datenschutz, Datenmanagement und der damit verbundenen Vernetzung von Bewegungs- und Stammdaten berücksichtigt werden müssen. Ein weiteres Beispiel für zentrales Stammdatenmanagement ist die Nutzung von zentral geführten Lieferanten-Stammdaten, um für alle Gesellschaften im Rahmen von Supply-Chain-Optimierungen und Einkaufskosten-Optimierungen zutreffen. Die zentrale Verwaltung von Konditionen und Lieferbedingungen sind meist der Hintergrund für diese Prozessmodelle, die zu sinkenden Einkaufspreisen führen können. Die Logistik bietet ebenfalls Einsparpotential, weil durch dezentrales Ordern, basierend auf einer unternehmensweit geltenden Konditionenpolitk, für alle Beteiligten Klarheit über die Anforderungen der Supply Chain herrscht. Damit können Lieferanten alle Werke und Niederlassungen direkt beliefern und die Lieferbelege werden zentral im ERP-System verwaltet.

Dies führt damit aber auch zwangsläufig dazu, dass die Artikelstammdaten ebenfalls zentralisiert werden müssen. Damit verbunden sind Anforderungen an den Austausch der Stammdaten durch IT-Systeme bis hin zu Master Data Management (MDM) Softwarelösungen. Diese sind in der Regel eigenständige Lösungen, auf welche die jeweiligen ERP-Systeme zentral zugreifen. Der zentrale Zugriff gilt natürlich für alle IT-Systeme, wie Finanzbuchhaltung, CRM-Lösungen, QM-Systeme, und viele mehr. Der Begriff ERP-System wurde hier stellvertretend genannt.

6. Wo sind Stammdaten zu pflegen?

Die Anlage der Stammdaten erfolgt in der Regel zentral. Ein einheitliches Rahmenwerk ist definiert und wirksam, sodass die Nutzer vor Ort Stammdaten für ihre Anforderungen ergänzen können. Eine Anlage neuer Artikel erfolgt damit auch zentral im definierten einheitlichen Artikelstammdaten-Schema. Jeder Geschäftsbereich wäre damit für die Synchronisation und die Aktualität der Stammdaten selbst verantwortlich.

Eine zentrale Stammdatenstrategie macht vor allem dann Sinn, wenn sich Kunden und Lieferanten in den verschiedenen Geschäftsbereichen überschneiden und Geschäftsbeziehungen pflegen. Damit kann auch die oft anzutreffende Managementanforderung erfüllt werden, dass Lieferanten und Kunden und deren Wertbeitrag für das Gesamtunternehmen ausgewertet werden müssen. Gerade im Rahmen von Digitalisierungsstrategien ist es zwingende Notwendigkeit, dass stabile Prozesse und verlässliche Stammdaten vorhanden sind. Eine Prozessoptimierung wird nur dann nachhaltig sein, wenn der Prozess auf stabile Parameter zugreifen kann. Eine qualitative ERP-Beratung kann bei dem Aufbau des Organisations- und IT-Frameworks dem Unternehmen wertvolle Hilfestellung geben.

Abbildung:  zentrales Stammdatenmanagement

(oft genutztes Organisationsmodell im Rahmen von Stammdatenoptimierung und ERP-Software-Projekten)

Zusammenfassung

In einem Projekt für Stammdaten und ERP-Software ist zunächst wichtig, sich über die Struktur der zentralen- oder dezentralen Stammdatenorganisation Klarheit zu verschaffen und die zukünftige Richtung festzulegen. Wenn die Fragen der Nutzung von Stammdaten geklärt ist, kann der organisatorische Aufbau der Anforderungen

• wer und wo werden Stammdaten anlegt?,
• wer und wo werden Stammdaten verantwortet und qualitativ gepflegt?,
• wer nimmt eventuelle Ergänzungen oder Anreicherungen vor?,

relativ einfach geklärt werden. Dies sind zunächst organisatorische Aufgaben, die mit einem Projekt "Stammdaten und ERP-Software" eng zusammen hängen und definiert werden müssen. Durch den einfachen Kauf einer ERP-Software werden diese Fragen nicht gelöst werden – aber sie werden auftauchen.

Erfolg stellt sich dann ein, wenn das Organisationsmodell mit den Fragen "Wer benötigt Stammdaten wann und wo?" und "Wer liefert und qualifiziert die Stammdaten?", definiert ist und Verantwortliche benannt sind. Dies gilt vor allem auch unter dem Gesichtspunkt, dass Stammdaten und ERP Einführung immer gemeinsam zu betrachten sind.