Eine ERP-Auswahl – dies ist bei ca. 500 angebotenen ERP-Systemen - nicht einfach. Ein systematisches Vorgehen hilft bei der Reduzierung der Risiken das falsche ERP-System auszuwählen. Dazu haben wir ein über die Jahre immer wieder verbessertes Einführungsmodell entwickelt. In dieser Zusammenstellung erhalten Sie einen detaillierten Überblick zu unserer Dienstleistung ERP-Auswahl.
ERP Auswahl – unser ERP-Auswahl-Verfahren besteht aus 5 ERP Beratungsschwerpunkten:
Situationsanalyse und Definition künftiger und bestehender Geschäftsprozesse
Definition der Anforderungen, dokumentiert in einem ERP Lastenheft
Qualifizierung potentieller ERP Softwarelieferanten (ERP Anbieter)
Mit diesem methodischen Vorgehensmodell kann Ihr Team direkt und sofort einsetzbar, die Erfahrung von vielen erfolgreichen ERP-Auswahl Projekten nutzen.
Sie sparen Zeit, Kosten und reduzieren Ihrer Risiken für eine falsche ERP-Auswahl.
Inzwischen gibt es auch für ausgefallenste Anforderungen ERP-Software-Lösungen.
ERP Softwareentwickler haben in den letzten Jahren enorme Entwicklungsarbeit geleistet, um Anforderungen der Supply-Chain, der Logistik und der Anforderung, Prozesse permanent zu optimieren, gerecht zu werden.
Damit wird aber eine Entscheidung für eine ERP Individualsoftware, ein ERP Branchenpaket oder eine ERP Standardsoftware nicht leichter. Bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Software muss man sich im Klaren sein, dass es die oder den Standard nicht gibt und auch nicht geben kann. Es gibt keine Definition eines ERP Standards. Einzig der Bereich einer Finanzbuchhaltung unterliegt einer stärkeren Standardisierung durch Vorgaben des Gesetzgebers. Daher bezieht sich der Begriff der ERP Standardsoftware immer auf die Definition des Softwareherstellers. Vor allem dann, wenn auf Basis ERP Systemen spezielle Branchensoftware entwickelt wurde. Das nachfolgend dargestellte ERP Auswahlverfahren wurde auf Basis von vielen ERP-Projekten entwickelt. Es wird immer wieder verfeinert und den Anforderungen der Digitalisierung und des Mittelstandes angepasst.
Unser strukturiertes, mehrstufiges ERP-Auswahlverfahren reduziert die Risiken einer Fehlentscheidung deutlich. Wir haben dazu dieses Stufenleiterkonzept entwickelt. Hinter jeder Stufe erwarten Sie Checklisten, Vorgehensmodelle, Anleitungen, Fragebogen und Texte, die Sie sofort einsetzen können. Damit erreichen wir, dass durch eine unabhängige, neutrale ERP Beratung Sie ein passendes und den Anforderungen entsprechendes ERP System erhalten. Unserer Projektarbeit wird in der Regel mit einem Testmanagement abgeschlossen. Damit ist sichergestellt, dass alle Prozesse ohne Fehler funktionieren.
Dieses ERP Vorgehensmodell unterscheidet sich gravierend von anderen, traditionellen Verfahren der ERP Auswahl. Dieses Auswahl-Modell der Risikominimierung – und dies ist ein zentraler Punkt für eine spätere erfolgreiche ERP-Einführung und Optimierung der Geschäftsprozesse - hat sich in der Praxis bewährt.
Unsere moderne, praxisorientierte Methode bezieht von Anfang an den Menschen, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen voll in alle Aktivitäten ein. Daher entstehen im späteren Projektverlauf bei der ERP-Einführung und bei der ERP Nutzung kaum oder keine Akzeptanzprobleme.
Durch diese Methode der ERP-Auswahl kann es vor allem in der ERP-Einführungsphase zu einer deutlich verkürzten Projektlaufzeit kommen. Damit wird Ihr Projektaufwand geringer, Sie werden schneller produktiver der ROI wird schneller erreicht und Sie können Ihre Wettbewerbsvorteile schneller realisieren. Dies sind Vorteile, die Sie direkt nutzen können, da wir dies alles im Lastenheft und im Pflichtenheft erarbeiten.
Anforderungen aufzunehmen, die zu einer Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit, der Optimierung der Supply Chain und zu Kostensenkungen führen, sind in einer Situationsanalyse essentiell.
Mehr und mehr finden Anforderungen der Digitalisierung, der Digitalen Transformation und vereinzelt auch Anforderungen an den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) ihren Niederschlag in der Situationsanalsye. Unternehmen erhalten von uns eine GAP-Analyse der Abweichungen zu einem Best Practice Ansatz.
Die ersten Hinweise und Kriterien für den Auswahlprozess werden in dieser Phase erarbeitet.
Schwachstellen werden deutlich angesprochen, Lösungsansätze diese zu reduzieren oder zu vermeiden skizziert. Zukünftige Anforderungen deutlich aufgezeigt.
Wir analysieren Ihrer derzeitige Ausgangssituation (ERP-Software und deren Einbettung im Unternehmen), in dem wir eine Situationsanalyse durchführen. Darauf aufbauend erarbeiten wir für Sie die notwendigen organisatorischen und planerischen Aufgaben um ein ERP-Projekt erfolgreich realisieren zu können. Dies ist die Grundlage für ein Konzept zur Definition künftiger Geschäftsprozesse. Damit wollen wir erreichen, dass Ihre Wettbewerbsfähigkeit mit einer ERP Einführung steigt.
Die ersten Hinweise und Kriterien für den Auswahlprozess werden in dieser Phase erarbeitet.
Wir liefern Ihnen auf Basis einer IST-Analyse, den Anforderungen in Ihrer Branche, Ihrem Markt und Ihrer IT- und Digitalstrategie den Blue-Print eines, für ihr Unternehmen passenden Prozessmodells. Dieses Modell wichtig, um daraus abgeleitet, die Prozessoptimierung, deren Potentiale und deren Realisierung darzustellen. Dieses Organisations- und Prozessmodell enthält alle Informationen, wie zum Beispiel Freigabeprozesse, Workflows und vieles mehr. Anforderungen aus Kundenerwartungen, die an Sie und Ihr Unternehmen gestellt werden, sind essentieller Bestandteil einer Prozessdokumentation.
Diese im Rahmen der ERP-Auswahl wichtige Beschreibung der Anforderungen findet in einem ERP-Lastenheft statt.
Darin sind Anforderungen an die Geschäftsprozesse, Identifikation und Definition von Prozessoptimierungen, die Gestaltung der Organisationsmodelle, die Kundenanforderungen sowie die Kommunikation mit bestehenden Systemen (Schnittstellen) beschrieben. Erstmals werden auch für eine spätere ERP-Einführung die notwendigen Definitionen zum Stammdaten- und eventuell zu Master Data Management Systemen erarbeitet.Das ERP-Lasterhaft ist eine der wichtigen Grundlagen und als Dokument für die Auswahl eines potentiellen ERP-Systems unentbehrlich.
Die notwendigen Auswahlkriterien, welches sind Kernprozesse, welches Unterstützungsprozess und bei welchen Prozessen können sie mit Ihrem Unternehmen Wettbewerbsvorteile erzielen sind werden ebenfalls in dieser ERP-Auswahl-Phase festgelegt.
Wir sind in der Lage dieses ERP-Lastenheft komplett zu erstellen oder im Rahmen einer Arbeitsteilung - diese Aufgaben zwischen den Kapazitäten unserer Kunden und unseren ERP-Beratern aufzuteilen.
Durch dies flexibel, auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Arbeitsweise können Sie Kosten sparen und Ressourcen effizient einsetzen.
Nach Festlegung von Prozessen, die einem potentiellen ERP-System als Kernprozesse abgebildet werden sollen, kann die Vor-Auswahl von Softwareanbietern erfolgen.
Es beginnt die Phase der Identifikation potentieller Enterprise Resource Lösungsanbieter.
Mit Hilfe unserer Datenbank, in die im Laufe der Jahre fast alle am Markt befindlichen ERP-Systeme eingetragen sind, können wir eine erste Selektion vornehmen. Wer kommt auf Basis der Anforderungen im ERP-Lastenheft in eine erste Auswahl?
Dabei werden auch wichtige, grundsätzlich Parameter berücksichtig. Welche Technologie, bzw. welche Softwarebasis kann zum Einsatz kommen. Sind Lösungen in der Cloud oder on Premise oder hybride Lösungen denkbar? Hier beraten wie unsere Kunden ausführlich über Vor- und Nachteile. Dabei können wir auf Erfahrungen aus der Praxis zurückgreifen, als auch auf Auswertungen unserer permanenten Datenanalyse. Kosten - Nutzen Faktoren sind ebenso Inhalt unserer ERP-Auswahl-Beratung in dieser Stufe.
Wir definieren danach einen Fokus Kriterienkatalog, der an potentielle Anbieter versandt wird. Die Auswertung dieses Fokus-Kriterienkatalogs bestätigt in der Regel unsere Vorauswahl aus unserer ERP Datenbank.
Die Auswahl eines passenden ERP-Anbieters ist eine wichtige Vorstufe zur Qualifizierung einer möglichen ERP-Lösung. Ein mehrstufiges Qualifizierungsverfahren reduziert das Risiko eine falsche - nicht passende - ERP Software auszuwählen. Wir haben ausgefeilte und erprobte Beurteilungstechniken, Fragebogen und Checklisten aus der Praxis im Einsatz. Diese basieren auf Datenanalysen, Statistiken, und Wahrscheinlichkeitsrechungen um die Risiken einer falschen Entscheidung zu reduzieren.
Parallel und im Anschluss an die auf der Basis von Datenauswertung getroffenen Selektion starten Präsentationen. Ein Verfahren welches wir als Proof of Concepts (PoC) bezeichnen, ermöglicht ein individualisiertes Testing und Scoring. Unter Nutzung Ihrer Stammdaten und Prozessabläufe können wir die Ausprägung und Organisationsunterstützung bis auf einen Einzelprozess downsizen, testen und bewerten. Diese ERP-Auswahl ist jederzeit nachvollziehbar, jeder Entscheidungsschritt dokumentiert und die Auswahl dokumentiert.
Damit haben wir in der ERP-Auswahl ein Verfahren im Einsatz, bei denen die potentiellen ERP Systeme auf Basis Ihrer Daten und Geschäftsmodelle deren Einsatzfähigkeit nachweisen müssen.
Die Phase der Vertragsgestaltung ist eine wesentliche Stufe in der langfristige Vereinbarungen fixiert werden.
Dazu gehören Fragen, die mit der Lizenzstruktur, der Anzahl von Lizenzen und Fragen des Nachkaufs möglicher Lizenzen oder Lizenzblocks beantwortet werden müssen.
Die Kosten für den Betrieb des ERP Systems werden ebenfalls in dieser Phase festgelegt, gerne wird dabei von Wartungsgebühren gesprochen. Dabei gibt es vielfältige Möglichkeiten, laufende Kosten während des Betriebs der ERP Software zu definieren und damit den ROI der Investition in ein ERP System zu beeinflussen.
Auf Basis unser ERP Auswahl, ERP Beratungs- und ERP Projektleitungsprojekten haben wir eine riesige Datenbank an Informationen über Stärken und Schwächen der einzelnen ERP Softwarehäuser, der Preis- und Angebotsgestaltung bei ERP Projekten. Zusätzlich haben wir Expertenwissen worauf Sie im Vertragsmanagement achten müssen, um die Risiken beherrschbar zu halten. Dieses Erfahrungswissen stellen wir in unseren Projekten immer zur Verfügung. Im Rahmen der ERP Einführung können wir als Ihr Projektleiter sie bei der Einführung der ERP-Software bis zur Abnahme und beim Testmanagement voll umfänglich unterstützen.
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