Herausforderungen

ERP-Beratung, Anforderungsmanagement und ERP-Auswahl für eine Forschungseinrichtung mit mehreren Standorten

Die Gesellschaft ist ein gemeinnütziger Verein, der im Bereich Mikrosystemtechnik forscht und entwickelt. Mit derzeit sechs Institutsleitern an vier Standorten ist Hahn-Schickard fachlich im Bereich Mikrosystemtechnik breit aufgestellt. Im Institut in Villingen-Schwenningen ist Prof. Dr.-Ing. Alfons Dehé Spezialist für siliziumbasierte Mikrosystemtechnik.

Für das Institut in Freiburg bringt Prof. Dr.-Ing. Roland Zengerle seine Expertise in der Mikrofluidik, bei Lab-on-a-Chip-Systemen und in der Mobilen Diagnostik ein; Dr. Felix von Stetten, der außerplanmäßiger Professor an der Uni Freiburg ist, arbeitet an der Vision sogenannter molekular integrierter Testsysteme.

Prof. Boris Mizaikoff bringt am Standort Ulm seine Expertise auf den Gebieten der Photonik in Flüssigkeiten und Gasen sowie der biomimetischen Rezeptoren in das Hahn-Schickard-Portfolio ein. Prof. Dr.-Ing. André Zimmermann ist auf Aufbau- und Verbindungstechnik mikrotechnischer Baugruppen sowie deren Zuverlässigkeit spezialisiert.

Die Gesamtleitung hat Geschäftsführer Clemens Pecha.

Die Forschungseinrichtung Hahn-Schickard benötigte für die zunehmend komplexeren Anforderungen und Abläufe ein integriertes ERP-System. Damit sollte erreicht werden, dass die Datenhaltung nur an einer Stelle erfolgt. Doppeleingaben sollten vermieden werden. Die Prozessabläufe sollten transparent gemacht werden. Ebenso war die Anforderung, dass, wo immer möglich Prozessoptimierungen realisiert werden sollten.

Lösung

In gemeinsamen, intensiven Workshops wurden die Anforderungen der einzelnen Teilbereiche und Institute aufgenommen.
Die Anforderungen künftiger Hahn-Schickard Dienstleistungen und Kundenkommunikationen wurden gemeinsam diskutiert, optimiert und als wichtige Parameter im ERP-Lastenheft definiert.
Die modellierung und Dokumentation erfolgte zum Teil mit der klassischen Business Notation BPMN2 als auch in Textform um Prozesse verbal zu beschreiben und den Softwareanbietern die zum Teil komplexen, aber klar strukturierten Anforderungen zu vermitteln.

Risikomanagement Techniken haben wir im Rahmen der ERP-Beratung eingesetzt, um herauszustellen, wo die Grenzen der Optimierungsmöglichkeiten, als auch der zu erwartenden Softwarelösungen sein könnten. Damit sollte sichergestellt werden, dass die Auswahl der Softwarelösung erfolgreich durchgeführt werden kann.
Nach Qualifzierung des Lastenheftes durch die verschiedenen Institutsleiter wurde die Ausschreibungsunterlage an potentielle Lieferanten verschickt. Die Rückmeldungen und die Bewertung der Anforderungen führten zu einer klassischen Short List von potentiellen ERP-Software-Anbietern.

In Workshops konnten die Anbieter ihren Umsetzungsgrad darstellen. Dieses Auswahlverfahren und die darauf aufbauenden Bewertungen der einzelnen Prozesse und deren Umsetzung führte schließlich zur ERP-Softwarelösung.

Key Points

Die Anforderungen von Hahn Schickard waren umfangreich und komplex. Dies vor allem dadurch begründet, dass jede Forschungseinrichtung eigene Schwerpunkte in den Kundenprozessen abbilden musste.
Interne, kundenspezifische Prozesse ließen sich nicht selbstverständlich standardisieren und vereinheitlichen. Das Forschungintitut in Freiburg hatte zum Beispiel komplett andere, gesetzlich geregelte Anforderungen an Dokumentation und Validierungen als die anderen Standorte.
Dennoch ist es gelungen, eine soweit es irgend möglich war, eine einheitliche Struktur, zentrale Datenhaltung und ein effizientes Projektmanagement zu designen und die durch eine ERP-Software zu unterstützen.

Der Vorteil der unabhängigen ERP-Beratung war gerade in dieser Aufgabenstellung deutlich zu spüren, da die Anforderungen und Spezifikationen im Lastenheft nur auf die Business-Prozesse ausgerichtet waren und nicht auf Möglichkeiten bestehender Softwaresysteme. Dies ermöglichte eine herstellerneutrale Auswahl.

Die Beratung bei der Ausgestaltung der Software- und Dienstleistungsverträge war für Hahn-Schickard wertvoll, da ein effizientes Projekt-Einführungsmodell und ein ökonomisch attraktives Angebot ausgearbeitet wurde. Damit konnte ein höchst attraktiver Vertrag ausgearbeitet realisiert werden. Das Budget wurde eingehalten und der ROI für die Beratung wurde alleine durch die Mitwirkung an der Vertragsgestaltung erreicht.