Stehen Sie vor der Herausforderung, Ihr SAP R/3-System auf S/4HANA zu migrieren? Sind Sie von Service-Vertragskündigungen durch SAP betroffen? Dann wissen Sie bereits: Es handelt sich nicht um ein einfaches Update, sondern um eine tiefgreifende Transformation. Prozesse, Datenbanken und Anpassungen müssen überdacht, getestet und optimiert werden – und das unter Zeitdruck, denn das Wartungsende für R/3 rückt näher.
In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es ankommt, und ob es sogar Alternativen gibt – damit Ihre SAP-Conversion nicht nur ein technisches Pflichtprogramm bleibt, sondern ein strategischer Vorteil für Ihr Business wird.
Der Umstieg von R/3 auf S/4 ist kein reguläres Update oder Upgrade, es ist vielmehr eine Neuinstallation unter Beibehaltung aller Daten und Prozesse. Wichtig ist zu wissen, dass die Datenbank unter R/3 noch im vorgegebenen Rahmen gewählt werden konnte, während bei S/4 zwingend die HANA-Datenbank erforderlich ist.
Eine technische SAP-Conversion besteht also zunächst aus zwei Schritten:
Während die Datenbank-Migration noch relativ einfach vonstatten geht - neue Datenbank installieren, Inhalt von alt nach neu übernehmen - ist die Migration der Programme aufwändiger. Fast kein SAP-System hat keine eigenen Programmerweiterungen oder sogar Programm-Änderungen (in der SAP-Sprache “Modifikationen” genannt), weshalb nicht so einfach nur ein Update durchgeführt werden kann.
Ein etablierter Standard ist, zuerst das Entwicklungssystem zu clonen, und dort den Software Update Manager laufen zu lassen. Bei der vorgeschalteten Prüfung fallen inkompatible Programme auf, ebenso nicht migrierbare Objekte. Diese müssen allesamt bearbeitet werden, bevor die Migration erfolgen kann. Die erste Migration wird einige Fehler aufweisen, deren Lösung im “Kochbuch” dokumentiert wird. Wenn das Entwicklungssystem erfolgreich migriert wurde, dann wendet man das Rezept aus dem Kochbuch für das Test-System an und migriert dieses. Erst zum Schluss wird das Produktivsystem migriert. Typische Dauern für solche Projekte sind wenige Monate, je nach Komplexität.
Technisch ist die Conversion ein großer Schritt in der Software-Architektur. “HANA” steht für High-performance Analytic Appliance, und dieser Name sagt deutlich, was das Ziel der neuen Architektur ist: Analysen und generell Informationen sehr schnell bereitzustellen. Das SAP-System S/4 hat eine in-memory Datenbank, das gesamte System ist also in den Arbeitsspeicher geladen. Dies hat nicht nur zur Folge, dass Prozesse und Auswertungen schnell ablaufen, sondern auch das im Vergleich zur “alten R/3-Welt” große Mengen an Arbeitsspeicher und eine sehr performante Anbindung des Storage an die CPUs erforderlich sind. Kleine S/4-Umgebungen haben mindestens 512 GB RAM pro Host, die Anbindung der Computerleistung an das Storage wird von SAP mit mindestens 10 GBit/s gefordert, was ältere lokale Netzwerke manchmal vor Probleme stellen kann.
Da in S/4 umfangreiche neue Funktionalitäten vorhanden sind, erfolgt eine Conversion als Gesamtprojekt wieder in zwei Stufen:
Der erste Schritt, also die technische Conversion, erzeugt überwiegend Arbeit und Kosten, der zunächst einzige Gewinn ist ein schnelleres System und eine neue Benutzeroberfläche, nämlich FIORI. FIORI ist browserbasiert und hat eine deutlich modernere Anmutung als die frühere GUI-Oberfläche. Alle Neuentwicklungen der SAP kommen nur noch in FIORI, so dass der Umstieg mit SAP auf den Browser nicht nur sinnvoll, sondern für die zweite Stufe sogar erforderlich ist.
Die Hebung des Nutzens ist für viele Unternehmen nicht einfach, da Prozessänderungen im Unternehmen vorgenommen werden müssen. Dieser Teil des Conversion-Projektes dauert meist deutlich länger als die technische Conversion und beschäftigt die Consultants in nicht unerheblichem Umfang.
Die Conversion auf S/4 bietet für Unternehmen mit einer nicht mehr passenden Lizenzverteilung auch große kaufmännische Chancen. Der Abschied von R/3 wird durch die SAP in drei möglichen Szenarien dargestellt:
SAP bietet mit dem Programm RISE (auch bei GROW, das jedoch bei Conversions meist nicht infrage kommt) die Möglichkeit Lizenzwerte neu aufzuteilen. Wenn z.B. ein teures GTS-Modul gekauft wurde, jedoch nicht genutzt wird, dann kann der Lizenzwert dieses Moduls in andere Lizenzen umgerechnet werden, z.B. in zusätzliche Benutzer. Das Umrechnungsverfahren bei Lizenzwerten ist nicht trivial, der SAP Partner wird bei der Orientierung behilflich sein.
SAP-Kunden, die noch ein R/3-System betreiben, sind von der Abkündigung der Wartung durch SAP betroffen. Damit stellt sich die Frage, wie es mit der ERP-Software im eigenen Unternehmen weitergehen soll: Ist es automatisch der Weg von SAP R/3 zu S/4, oder gibt es Alternativen zur sogenannten “Conversion”? Immer mehr mittelständische Unternehmen die bisher SAP R/3 nutzen stellen sich die Frage nach Alternativen. Doch um eine sinnvolle Entscheidung treffen zu können muss man wissen, was eine solche Entscheidung bedeutet.
Der Hersteller sieht für den Abschied von der alten Software drei Wege vor:
Die Zukunft von SAP liegt in der public cloud, und SAP macht aus dieser Strategie auch keinen Hehl. Es soll die gesamte Wertschöpfung direkt bei SAP liegen, vom Angebot der Software über das Hosting, den Betrieb und bis zur Wartung, was aus strategischer Sicht von SAP viel Sinn ergibt. Der Platz der einstmals starken SAP-Partner muss in diesem Szenario neu definiert werden, denn bisher haben die Partner auch ganz gerne Hosting oder Basisbetrieb angeboten und ihren Kunden verkauft.
Das public cloud Szenario hat jedoch auch viel Charme, denn der Kunde kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren und muss sich nicht mehr um den Betrieb der Software kümmern. Zudem werden alle Neuerungen der SAP, und davon gibt es viele, praktisch im Automatik-Modus für den Kunden verfügbar, denn alle Updates werden von SAP direkt installiert. Das public cloud Szenario der SAP stellt also insbesondere für Kunden ohne Anpassungswünsche eine ideales Szenario dar, wie eine ERP-Software sehr einfach mit einem umfangreichen Standard eingeführt und betrieben werden kann.
Der Umstieg von R/3 auf S/4 - egal in welchem Szenario - ist für Kunden immer ein größeres Projekt. Vor diesem Hintergrund, wenn ohnehin ein größeres Projekt gemacht werden muss, stellt sich für einige Unternehmen die Frage, ob es denn wieder SAP sein muss, oder ob nicht eine andere Software geeignet wäre, die dann eventuell mit geringeren Kosten betrieben werden kann. Denn eines ist klar, wirklich billig ist SAP nicht, und die meisten Unternehmen haben zwar nach einer SAP Einführung deutlich bessere Möglichkeiten durch die Software, jedoch auch mehr Aufwand, sowohl personell als auch finanziell.
Die Möglichkeit, Personalkapazität durch ein ERP-Projekt einzusparen hängt an der erzielten Prozessoptimierung, nicht am Software-Hersteller. Viele Noch-R/3-Kunden überlegen deshalb richtigerweise, ob sie ihr ERP-Projekt nicht sinnvoll nutzen können, ihre Prozesse besser abzubilden, und machen diese Optimierung von der SAP-Software unabhängig. Ein Neustart praktisch, der mit einer neuen Software oftmals besser gelingt, als wenn die bisherige Software "fortgeführt" wird. Durch die qualifizierte Analyse der Anforderungen und ein professionelles Auswahlprojekt kann herausgefunden werden, was ein solches Projekt kostet und welche Anbieter geeignete Partner wären. Auf dieser Basis kann entschieden werden, welchen Weg ein Kunde sinnvoll gehen kann: SAP Conversion oder ein neues ERP-Projekt.
Dreher Consulting unterstützt seine Kunden bei diesem Weg, seit über 30 Jahren alljährlich in vielen Projekten, unabhängig und absolut herstellerneutral.
Folgendes Beispiel aus der Praxis zeigt, welche Chancen sich in einer ergebnisoffenen Prüfung eines ERP-Projekts auftun. Ein kleineres Krankenhaus zur Lokalversorgung hat sich entschieden, ein ERP-Projekt zu starten. Die naheliegende Lösung, aus einem Klinikverbund das bestehende SAP-System zu übernehmen, hat ein erschreckendes Szenario aufgezeigt. Die Conversion der bestehenden SAP R/3 Lösung auf ein S/4 System und die notwendigen Ausgliederungsmaßnahmen hätten nach einer ersten Schätzung einen mittleren einstelligen Millionenbetrag kosten sollen - unbezahlbar für eine kleine Klinik, und auch nicht sinnvoll.
Dreher Consulting wurde für die Erstellung eines Lastenhefts eingebunden. In einer ersten Analyse konnten signifikante Optimierungspotenziale aufgezeigt werden, die auch mit der Einführung einer kleineren ERP-Lösung im Standard realisiert werden könnten. “Jetzt sitzt das Komma eine Stelle anders”, so einer der involvierten Consultants. Das Beispiel zeigt, dass es sehr sinnvoll sein kann, Alternativen zum oftmals vorgezeichneten und auch naheliegend erscheinenden Weg einer SAP-Conversion zu suchen.
Beispiele wie dieses lassen die ERP-Welt in einem neuen Licht erscheinen. Die Ausrichtung der SAP mit der public cloud Lösung ein “rapid deployment”, also die schnelle Bereitstellung eines leistungsfähigen ERP-Systems, zu ermöglichen, kann für viele Kunden eine gute Lösung sein, bringt jedoch bei kritischer Hinterfragung im bestehenden SAP Kundenumfeld neue ERP-Auswahl Projekte hervor. Es kann sinnvoll sein, anstatt einer R/3 to S/4 Conversion eine neue Software zu suchen, sowohl aus finanzieller als auch aus organisatorischer Sicht.
Insgesamt ist im deutschen Mittelstand eine deutliche Tendenz zu erkennen, und zwar weg von der bedingungslosen Hersteller-Orientierung hin zum prozessorientierten ERP-Projekt. Während früher die Devise galt "Mit SAP bist Du immer bestens gerüstet” wird heute weniger nach der Software und mehr nach den Prozessen gefragt. Letztlich muss eine ERP-Software die Geschäftsstrategie eines Unternehmens bestmöglich unterstützen, und das ist weniger eine Frage des Produktes, sondern eher eine Frage der Implementierung. Der Aufwand einer solchen Untersuchung, nämlich welcher Weg für ein Unternehmen der beste ist, ist im Gegensatz zum Aufwand und den Kosten einer Conversion so gering, dass es für viele Unternehmen höchst sinnvoll ist, die Frage nach einer Alternative zum SAP-Projekt zu stellen.
Die Wartung für R/3 durch SAP wird enden, weshalb sich alle heutigen Nutzer von R/3 mit dem Szenario einer Conversion auf S/4 auseinandersetzen müssen. Eine SAP Conversion ist ein umfangreiches Projekt, das gut geplant werden sollte. Neuentwicklungen der SAP finden bereits jetzt nur noch in der S/4 Umgebung statt. Kunden, die heute noch R/3 einsetzen, müssen also eine ERP-Strategie entwickeln, wie sie mit dem alternden System umgehen.
Und Alternativen zur SAP Conversion? Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass die Frage nach einer Alternative zur SAP Conversion in vielen Fällen nicht nur sehr sinnvoll ist, sondern meist auch neue Perspektiven aufzeigt. Die zunehmende Orientierung der Unternehmen, den Fokus auf Prozesse zu legen und sich nicht an einer Softwarelösung festzuhalten, sorgt für frischen Wind im ERP-Markt. Um sich in diesem Prozess sicher orientieren und bewegen zu können, ist es sinnvoll, einen erfahrenen und vor allem unabhängigen Berater zu involvieren.
Dreher Consulting hat sich mit solchen Projekten einen Namen gemacht und steht als unabhängiger Berater seit über 30 Jahren mit seiner Expertise zur Verfügung.
