Was Sie zu Stammdaten und ERP Einführung unbedingt beachten sollten

Stammdaten und ERP Einführung:  Das Management von Stammdaten spielt heute bei ERP Einführungen unternehmensweit eine immer größere und wichtigere Rolle. Sie sind oftmals Grundlage um überhaupt auf geschäftliche Anforderungen reagieren zu können.

Inhaltsverzeichnis

1. Stammdaten und Stammdatenqualität – Weshalb ist sie so wichtig?
2. Welche Datenarten sind Stammdaten im engeren und weiteren Sinn?
3. Datenqualitätsmanagement der Stammdaten und ERP Einführungen
4. Case Study: Sammdatenoptimierung bei Fa. HAGOS EG

Stammdaten und Stammdatenqualität – Weshalb ist sie so wichtig?

Regulatorische Beschränkungen durch Verpflichtungen im Rahmen von Datenschutzanforderungen oder die Anforderungen von Geschäftsprozessen, die damit verbundene Übergabe oder Weitergabe von Stammdateninformationen an weiterführende Systeme, die weltweit gelten müssen sind wichtige Aspekte die Sie berücksichtigen müssen. Allein diese 2 Punkte zeigen auf, wie wichtig eine solide, hohe Qualität der Stammdaten sein muss, um unternehmens- und weltweit agieren zu können.

Der Beschaffung und der Qualifizierung von Stammdaten muss ein stabiler Prozess hinterlegt werden, damit die Grundvoraussetzung für reibungslose Zusammenarbeit im Unternehmen – eine hohe Stammdatenqualität – sichergestellt werden kann.

Zur Erfassung und Qualifizierung der Stammdaten im Rahmen einer ERP Einführung wird ein zusätzlicher Artikel erscheinen, der unsere Erfahrung bei der unabhängigen ERP Beratung für Sie als best practice zur Verfügung stellen wird.

Welche Datenarten sind Stammdaten im engeren und weiteren Sinn?

In der betrieblichen Praxis werden gerne die beiden Begriffe Stammdaten und Informationen vermischt. Aus unserer Erfahrung in der ERP Beratung ist es wichtig, dass zwischen Daten und Information strikt getrennt wird. Auch die Wissenschaft geht beschreibt eine strikte Trennung der beiden Konzepte Daten und Information (Tuomi 1999 „Data is more than knowledge“).

Einfach ausgedrückt, sind Informationen eine kontextbezogene Interpretation von Daten und sind subjektive Wahrnehmungen. Daten sind objektive Fakten und als solche zu beschreiben.

Informationen sind Basis für unternehmerisch Entscheidungen und damit zweckgebunden. Sie werden auch im Rahmen von Geschäftsprozessmanagement genutzt um Unternehmens-oder Business-Ziele zu erreichen.

Abbildung: Die Treiber bei Stammdatenqualität und ERP Einführungen

Datenbeschreibung für ein ERP Stammdatenmanagement:

Dabei gibt es fünf zentrale Begriffe um Daten auf Instanz- und Typenebene zu beschreiben:

• Datenobjekt
• Datenelement
• Datenobjekttyp
• Datenobjektattribut
• Datenobjektattributtyp

Was sind Konzerndaten? (Konzerndatenklasse)

• Konzerndaten einer Konzerndatenklasse sind z.B.:
• Kundendaten
• Produktdaten Mitarbeiterdaten

Artikeldaten

sind alle Datenobjekte, die Geschäftsobjekte z.B.:

• Kunden
• Produkte
• Mitarbeiter
• Artikel und betriebliche Vorgänge wie z.B.

• Kontodatenänderungen
• Bestellungen
• Stornierungen
• Reklamationen etc. im Unternehmen darstellen. Damit sind sie durch Datenobjekttypen definiert und spezifiziert.

Diese, auf hohem Aggregationsniveau definierten Konzernstammdaten lassen sich auf Basis ihrer Eigenschaften und der Änderungshäufigkeit, sowie der existenziellen Unabhängigkeit und deren Volumenkonstanz in wiederum in vier Kategorien definieren:

1. Änderungsdaten
2. Bestandsdaten
3. Bewegungsdaten und
4. Stammdaten

Stammdaten und ERP Systeme

Sie sind charakterisiert durch gleichbleibende Volumen sowie einer geringen Änderungshäufigkeit. Sie repräsentieren Geschäftsobjekte eines Unternehmens und beschreiben Sachverhalte wie zum Beispiel die Größe oder das Gewicht oder die Farbe eines Artikels. Ebenso gilt dies für Mitarbeiterdaten und deren Kontoverbindung oder IBAN Nummern im Kundenmanagement.

Bewegungsdaten im ERP System

Es sind Daten, die auf der Grundlage von Stammdaten die Geschäftsprozesse und deren Vorgänge darstellen. Zum Beispiel nutzt ein Auftrag die Stammdaten des Kunden als Bewegungsdatum für weitere Prozessabläufe wie Bereitstellung der Ware oder den Versand des Auftrages. An diesem Beispiel wird klar, dass Bewegungsdaten eher in die Kategorie der kurzlebigen Daten gehörten als Stammdaten. Wichtig beim Design einer ERP Einführung ist daher die Berechnung des zukünftigen Datenvolumens zu Speicherung und Archivierung. Dieser Bewegungsdatenbestand wir permanent mit jedem Auftrag wachsen.

Bestandsdaten im ERP System

Es sind die Daten, die eine Mengen- und Wertestruktur abbilden. Dazu gehören:

• Lagerbestände von Materialien,
• Fertigwaren,
• Hilfs-und Betriebsstoffen,
• Halbfertigprodukte, etc.

Änderungsdaten im ERP System

Da es hin und wieder vorkommen kann, dass Stammdaten sich verändern, wie zum Beispiel die Kontonummer bei einem Mitarbeiter oder die Adresse eines Kunden, müssen Änderungsdaten die Veränderung dokumentieren.

Datenqualitätsmanagement der Stammdaten und ERP Einführungen

Die Aufgaben des Datenqualitätsmanagements im Rahmen einer ERP Einführung sind umfassen die Festlegung der organisatorischen Verantwortung und die Bereitstellung der Daten in der richtigen und geforderten Qualität für den jeweiligen Nutzer. Auch hier ist im Rahmen einer ERP Beratung wichtig, dass eine Prozessbeschreibung und ein Nutzungsrollenkonzept erstellt wird.

Case Study: Sammdatenoptimierung bei einem Großhandel - Fa. HAGOS EG

Die Stammdaten der Hagos e.G. waren in verschiedenen Systemen teils redundant gespeichert und die aktuellen Pflegeprozesse waren zeitaufwändig. Sowohl neue Stammdaten als auch Änderungen/Aktualisierungen bei bestehenden Artikel- oder Kundenstammdaten wurden in Listen per Mail-Anhang an den nächsten Bearbeiter weitergereicht...

Case Study lesen