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Laut einer aktuellen Studie zum Thema Prozessmanagement-Software und deren Einsatz in Unternehmen (BearingPoint und BPM&O, 2024) ist Prozessmanagement in den Unternehmen angekommen. Die Studie zeigt, dass 80 Prozent der befragten Experten Prozessmanagement als wichtigen Erfolgsfaktor ansehen. Für viele Unternehmen, die sich im Rahmen der Digitalisierung und des Prozessmanagements mit der Prozessoptimierung auseinandersetzen, stellt sich daher früher oder später die Frage, welches Prozessmanagement-Tool am besten geeignet ist.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Prozessmanagement-Software?
- Vielfältige Einsatzbereiche von Prozessmanagement-Software
- Komponenten einer Prozessmanagement-Software
- Process Discovery Modeling
- Prozessportal - wichtigster Enabler
- Prozessautomatisierung
- Prozess-Dashboard
- Welche Anbieter von Prozessmanagement-Software gibt es? (BPM-Tools)
- Es ist eine Herausforderung, eine passende Prozessmanagement-Software zu finden
Dabei ist nicht nur der Funktionsumfang der Software relevant, sondern auch die Höhe und Struktur der anfallenden Kosten. Einmalige Kosten für die Anschaffung der Software und die anschließende Wartung müssen ebenso betrachtet und verglichen werden wie eventuell anfallende laufende Kosten, beispielsweise durch die Nutzung von Cloud-Software. Da der Einsatz von Prozessmanagement-Software Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat, lohnt es sich, verschiedene Optionen und Lösungen genau zu vergleichen.
In diesem Artikel stellen wir die Top 6 der Prozessmanagement-Software und deren Anbieter vor. Natürlich erheben wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit, dazu ist der Markt zu heterogen. Sie erhalten aber einen Überblick über die Merkmale der am häufigsten eingesetzten Anbieter. Außerdem geben wir einen Überblick über weitere Prozessmanagement Software, die wir empfehlen können. Zunächst wollen wir jedoch auf die Vorteile, Einsatzbereiche und Komponenten von Prozessmanagement-Software eingehen.
Was ist eine Prozessmanagement-Software?
Prozessmanagement-Software sind Tools, die Teams bei der Durchführung eines systematischen Prozessmanagements unterstützen sollen. Der Leistungsumfang reicht von einfachen Zeichenprogrammen zur Darstellung von Prozessen bis hin zu umfangreichen Programmen, die gleichzeitig eine Analyse der Prozessabläufe durchführen können. Letztere sind auch in der Lage, Prozesssimulationen und Prozessmodellierungen durchzuführen. Der Aufwand sollte jedoch nicht unterschätzt werden. Je umfangreicher das Programm, desto höher sind die Kosten und der Personalaufwand für Anschaffung und Betrieb.
Der Einsatz von Prozessmanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile:
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Effizienzsteigerung: Die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen führt zu schnellerer Bearbeitung und geringerem Aufwand.
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Fehlerreduktion: Durch klare Prozessdefinitionen und automatische Überwachung werden Fehler minimiert.
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Transparenz: Prozesse werden besser nachvollziehbar und können leichter überwacht und analysiert werden.
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Flexibilität: Anpassungen und Optimierungen lassen sich schneller und einfacher umsetzen.
Prozessmanagement ist aber weitaus mehr, als nur die Nutzung von Software zur Abbildung von Prozessen. Wenn Sie mehr über die Realisierung von Wettbewerbsvorteilen durch die Nutzung von Prozessmanagement wissen wollen, sollten Sie diesen Artikel lesen.
Vielfältige Einsatzbereiche von Prozessmanagement-Software
Zu den Einsatzgebieten von Prozessmanagement-Software gehören Workflows, End-to-End-Prozesse, strategisches Prozessmanagement und vieles mehr. Meist werden diese Werkzeuge von internen Projektteams, der eigenen IT-Abteilung oder Inhouse-Beratern eingesetzt. Darüber hinaus finden sie Anwendung in verschiedenen Branchen wie Produktion, Logistik, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und öffentliche Verwaltung.
Konkrete Einsatzfelder sind die Optimierung von Lieferketten, die Automatisierung von Genehmigungsprozessen, die Einhaltung regulatorischer Anforderungen, das Qualitätsmanagement sowie das Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Durch die Integration von Prozessmanagement-Software in bestehende ERP- und CRM-Systeme sowie in das Compliance-Management können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und die Transparenz und Nachvollziehbarkeit ihrer Prozesse verbessern.
Die fortschreitende Digitalisierung und der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen in modernen BPM-Tools ermöglichen zudem eine proaktive Prozessoptimierung und die Identifikation von Verbesserungspotenzialen in Echtzeit.
Komponenten einer Prozessmanagement-Software
Die Komponenten Process Discovery Modeling, Process Portal Enabler, Process Automation und Process Dashboard sind eng miteinander verknüpft und bilden gemeinsam den Kern eines ganzheitlichen Business Process Management (BPM) Systems. Eine umfassende BPM-Lösung wie die BIC Platform bietet standardisierte Funktionen zum Import bestehender Modelle, Process Mining Technologie zur Analyse von ERP-Systemen und ermöglicht eine End-to-End Transformation von Geschäftsprozessen.
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Prozesserfassung und -modellierung (Process Discovery Modeling): Ausgangspunkt für die Erstellung detaillierter Prozessmodelle.
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Zentraler Einstiegspunkt (Process Portal Enabler): Plattform, die den Zugriff auf Prozessmodelle, Automatisierungswerkzeuge und Dashboards ermöglicht.
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Automatisierung (Process Automation): Nutzt die erstellten Prozessmodelle, um Aufgaben und Workflows zu automatisieren.
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Überwachung und Analyse (Process Dashboard): Ermöglicht die Überwachung und Analyse von Prozessen in Echtzeit, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
Process Discovery Modeling identifiziert und modelliert die Prozesse, die zentral im Process Portal Enabler zur Verfügung gestellt werden. Diese Modelle werden dann durch die Prozessautomatisierung automatisiert. Schließlich bietet das Process Dashboard Echtzeiteinblicke und -analysen, die eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse ermöglichen. Jede dieser Komponenten spielt eine entscheidende Rolle und stellt sicher, dass BPM-Initiativen effektiv umgesetzt und optimiert werden können.
Diese Komponenten sind wesentliche Bestandteile von BPM-Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Geschäftsprozesse zu modellieren, zu automatisieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern.
1. Process Discovery Modeling
Process Discovery Modeling ist eine wesentliche Komponente von BPM, die sich auf die Identifikation, Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen konzentriert. Dabei geht es darum, die tatsächlichen Abläufe in einem Unternehmen zu entdecken und zu dokumentieren, um ein besseres Verständnis und eine Grundlage für die Optimierung dieser Prozesse zu schaffen.
Ziele:
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Transparenz über bestehende Geschäftsprozesse gewinnen.
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Identifizierung von Ineffizienzen und Engpässen.
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Grundlage für Automatisierung und Optimierung schaffen.
Methoden:
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Datenerhebung durch Interviews, Beobachtungen und IT-Systeme.
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Analyse von Transaktions- und Logdaten.
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Erstellung von Prozessmodellen mittels BPMN (Business Process Model and Notation).
Tools: Abbyy, Celonis, Apromore, Lana, Aris Process Mining.
2. Prozessportal - wichtigster Enabler
Ein Process Portal ist die wichtigste Komponente innerhalb einer BPM-Suite und bietet Anwendern eine zentrale Plattform, um Geschäftsprozesse “End-to-End” zu managen, zu überwachen, zu verwalten und zu optimieren.
Funktionen:
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Zentraler Zugriff auf Prozessinformationen und -werkzeuge.
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(eine einzige Informationsquelle)
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Echtzeit-Überwachung und Prozessausführung.
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Training
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Verwaltung von Benutzerrollen und -rechten.
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Benachrichtigung und Alarmierung bei Prozessereignissen.
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Berichts- und Analysewerkzeuge.
Vorteile
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Verbesserte Transparenz und Kontrolle der Geschäftsprozesse.
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Effizienzsteigerung durch zentrale Administration.
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Schnelle Problemerkennung und -lösung.
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Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.
Tools: Signavio, Aris, Bic, Adonis
3. Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung bezieht sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Technologie, um manuelle Aufgaben zu reduzieren oder zu eliminieren. Ziel ist es, die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit von Prozessen zu verbessern.
Ziele
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Reduzierung von manuellen Eingriffen und Fehlern.
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Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit.
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Kostenreduktion und Effizienzsteigerung.
Methoden
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Einsatz von BPM-Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen.
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Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung repetitiver Aufgaben.
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Integration von KI und maschinellem Lernen zur intelligenten Prozesssteuerung.
Tools: Bizagi, Process Maker, Red Head, Camunda.
4. Prozess-Dashboard
Ein Process Dashboard ist ein Visualisierungswerkzeug innerhalb einer BPM-Suite, das Echtzeiteinblicke in die Leistung und den Status von Geschäftsprozessen bietet. Dashboards helfen dabei, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Funktionen:
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Datenvisualisierung und -überwachung in Echtzeit
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Anzeige von KPIs und Metriken.
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Benutzerdefinierte Dashboards für verschiedene Benutzerrollen.
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Drill-Down-Funktionalität für detaillierte Analysen.
Vorteile
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Schneller Überblick über die Prozessperformance.
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Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen.
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Unterstützung der Entscheidungsfindung durch datenbasierte Einblicke.
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Verbesserte Prozesskontrolle und -optimierung.
Tools: Celonis, Apromore, Aris, Trisotech
Im Folgenden wird ein Überblick über die bekanntesten Anbieter und den Funktionsumfang von Prozessmanagement-Software gegeben. Zunächst die reinen Mapping-Tools, dann Workflow Engines bis hin zu Process Mining Systemen.
Falls Sie Fragen zu Prozessmanagement Software in Ihrem Unternehmen haben: Wir sind gerne für Sie da!
Welche Anbieter von Prozessmanagement-Software gibt es? (BPM-Tools)
Microsoft Visio
Eines der bekanntesten Werkzeuge zur Darstellung von Prozessen und Workflows ist Microsoft Visio von Microsoft. Mit diesem Tool können Flussdiagramme einfach und schnell abgebildet werden. Von der Visualisierung von Abläufen einfacher Strukturen bis hin zu Vorlagen für Methoden der BPMN ist alles möglich. Microsoft Visio ist in die Microsoft 365 Welt eingebunden. Dadurch ist die Software auch in Microsoft Teams nutzbar und kann somit auch in einem Team mit Integration in die Microsoft 365 Welt eingesetzt werden. Die Nutzung innerhalb einer Cloud-Lösung auf mobilen Geräten ist ebenso möglich wie die Installation auf Desktop-Geräten.
iGrafx
Die Software iGrafx ist seit vielen Jahren mit IT-Lösungen zur Abbildung von Geschäftsprozessen und zum Prozessmanagement erfolgreich am Markt. iGrafx verfolgt den Ansatz, dass in Unternehmen der Prozess im Mittelpunkt steht und damit eine hohe Bedeutung für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens hat. Die Prozessmanagement-Software iGrafx versteht sich als Business Suite, die im Rahmen von BPM-Initiativen den Beteiligten eine ganzheitliche Sicht auf die Prozesslandschaft ermöglicht. Ziel ist es, ein Werkzeug zur Verfügung zu stellen, das hilft, versteckte und ineffiziente Prozesse aufzudecken und in effiziente Prozesse umzuwandeln.
Camunda
Die Software Camunda geht einen Schritt weiter als die beiden bisher vorgestellten. Camunda ist ein Werkzeug, mit dem Prozesse dokumentiert, aber auch Workflows aktiv umgesetzt werden können. Camunda konzentriert sich stärker auf die Orchestrierung und Realisierung von Workflows innerhalb einer bestehenden Umgebung. Als Entwicklungswerkzeug ist es sehr schlank aufgebaut und nutzt zunehmend populäre APIs für die Schnittstellen. Die Automatisierung manueller Prozesse ist einer der Schwerpunkte von Camunda.
AristaFlow
Die Software von AristaFlow ermöglicht die grafische Darstellung, Modellierung und Digitalisierung von Prozessen. Workflows können gestaltet und im Rahmen von Process Engines auch gesteuert werden. Diese Prozessmanagement-Software ist stark in die Microsoft-Landschaft integriert und ermöglicht im Rahmen der angebotenen Suite die Integration in bestehende ERP-Systeme. Geschäftsprozesse können so mit Hilfe der Suite gestaltet, verifiziert und aktiviert werden.
Lana
Die Managementsoftware Lana gehört zur Klasse der Process Mining Tools. Dabei geht es nicht darum, Prozesse manuell abzubilden. Vielmehr zielt Process Mining darauf ab, Daten aus bestehenden ERP-Prozessen auszuwerten, darzustellen und damit Potenziale aufzuzeigen. Auf Basis der Auswertungen können Entscheidungen getroffen werden, die bis zum Redesign von Prozessabläufen führen können. Lana selbst spricht vom Einsatz von Machine Learning Tools, die helfen, Prozessabweichungen zu identifizieren. Aus der Prozessanalyse werden automatisch Kennzahlen generiert. Lana selbst ist überzeugt, dass die Kombination aus Machine Learning und Prozessmanagement ihre Software zu einer der stärksten und intelligentesten Analysetechnologien macht.
Celonis
Das Unternehmen Celonis hat eine Business Suite entwickelt, die es nach eigenen Angaben zum Marktführer im Bereich Process Mining macht. Die entwickelte Softwaretechnologie rund um ein Execution Management System bildet den Kern der Lösung zur Analyse von Geschäftsprozessen. Die Celonis-Lösung basiert auch auf der Auswertung von Daten und Transaktionen aus bestehenden Systemen. Meist sind dies unter anderem ERP-Systeme, die Informationen als Datenbasis bereitstellen. Die Auswertung ermöglicht eine Darstellung bis hin zum Task Management sowie die Analyse einzelner Prozesse.
Weitere Software-Anbieter
Apromore bietet eine Open-Source-Plattform für das Management und die Optimierung von Geschäftsprozessen. Die Software zeichnet sich durch fortschrittliche Process Mining Funktionalitäten aus, die tiefe Einblicke in die Prozessleistung und -effizienz ermöglichen.
Aris ist eine weit verbreitete BPM-Software, die sich durch umfangreiche Modellierungsfunktionen auszeichnet. Mit Aris können Unternehmen detaillierte Prozesslandschaften erstellen und diese zur Optimierung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse nutzen. Die Software unterstützt zahlreiche BPMN-Standards und ist für ihre Flexibilität und Anpassbarkeit bekannt.
Bic bietet eine umfassende BPM-Suite, die Unternehmen bei der Modellierung, Analyse und Optimierung ihrer Prozesse unterstützt. Die Plattform ist besonders stark bei der Integration von Compliance- und Risikomanagement-Funktionen, was sie für regulierte Industrien attraktiv macht.
Adonis ist eine leistungsstarke BPM-Plattform, die sich auf die Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen konzentriert. Die Software bietet intuitive Werkzeuge zur Visualisierung und Verbesserung von Prozessen und unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von BPM-Initiativen.
Bizagi bietet eine BPM-Suite, die sowohl die Modellierung als auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Die Plattform ist bekannt für ihre Benutzerfreundlichkeit und ihre Fähigkeit, Prozesse schnell und effizient zu implementieren.
ProcessMaker ist eine Open-Source-BPM-Software, die auf die Automatisierung von Workflows und Geschäftsprozessen spezialisiert ist. Die Plattform ist flexibel und skalierbar, was sie zu einer beliebten Wahl für Unternehmen jeder Größe macht.
Red Hat bietet mit seiner BPM-Suite eine robuste Lösung für die Modellierung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Die Software ist in die Open-Source-Umgebung von Red Hat integriert und unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Prozesslandschaften.
Trisotech bietet eine BPM-Suite, die auf die Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen spezialisiert ist. Die Plattform nutzt fortschrittliche Technologien wie Process Mining und KI, um Unternehmen tiefe Einblicke in ihre Prozesse zu ermöglichen und diese kontinuierlich zu verbessern.
Es ist eine Herausforderung, eine passende Prozessmanagement-Software zu finden
Die große Auswahl an Prozessmanagement-Software ist für viele Projektleiter, IT-Verantwortliche und Geschäftsführer, die sich im Entscheidungsprozess befinden, zunächst abschreckend. Eine geeignete Prozessmanagement-Software als Werkzeug zur Prozessabbildung ist jedoch ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Es empfiehlt sich festzulegen, ob man nur dokumentieren, einen Workflow generieren oder sogar Process Mining einsetzen möchte. Daher ist es wichtig, genügend Zeit zu investieren, zu vergleichen und erst dann eine Entscheidung zu treffen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Return on Investment (ROI), da die Messung und Prognose des ROI oft schwierig ist und die interne Akzeptanz erschwert.
Da es auch einige Softwarelösungen gibt, die nur in der Cloud angeboten werden, könnte eine Publikation: 4 Vor- und Nachteile von ERP-Cloud Computing für Sie interessant sein. Hier gelten die gleichen Kriterien wie bei Cloud-Lösungen für andere Software.
Welche Prozessmanagementmethoden eingesetzt werden können, damit die Software ihre Aufgabe erfüllen kann, wird in der Übersicht Prozessmanagement beschrieben.
