Es gibt eine Reihe von Gründen, die dazu führen können, dass es Probleme bei der ERP Software Einführung geben kann. Diese sollen in diesem Artikel nicht nochmals dargestellt werden, sondern die Auseinandersetzung mit der Frage: Das Projekt steht vor dem Scheitern, was nun?
Die ersten Fragen, die meist auftauchen, sind Fragen nach der Schuld für den derzeitigen Projektstand. Normalerweise ist es in Unternehmen nicht wirklich einfach, den Schuldigen zu identifizieren, da sehr viele in einem ERP Software Einführungs-Projekt beteiligt sind. Vom Projektleiter bis zum ERP-Anbieter ist die Zahl der Beteiligten groß. Falls jetzt ein Schuldiger oder mehrere Identifiziert wurden, ist eine Lösung für die Wiederherstellung einer fehlgeschlagenen ERP Software Einführung immer noch nicht gefunden.
Die bessere Frage für einen Lösungsansatz lautet: „Was waren die Hauptursachen für Fehler in der Projektabwicklung?“
Aus Projekten, in denen wir zu Hilfen gerufen wurden haben wir folgende Lehren gezogen: wir haben festgestellt, dass Unternehmen, die ERP Software Einführungen erfolgreich durchgeführt haben, ihre ERP-Implementierungen als Geschäftsprozesse und nicht als Technologieprojekte verstanden haben. Diese Unternehmen sind sich darüber im Klaren und wissen, dass ein neues ERP System das gesamte Unternehmen verändert und aus dem Business und nicht aus der IT vorangetrieben werden muss. Die Auswirkungen auf Mitarbeiter und den damit verbundenen Change Managementprozess, die Geschäftsprozesse und die Gesamtstrategie der Unternehmung sind in der Auswirkung gravierender als die Implementierung einer Softwareschnittstelle oder die Durchführung eines Upgrades eines Standardbetriebssystems. Viele ERP Einführungen und ERP Berater sind jedoch mehr auf die Technologie als auf die Prozesse und die beteiligten Menschen fokussiert.
Unsere Erfahrung in vielen ERP Auswahlprozessen und der sich anschließenden ERP Einführungen zeigen deutlich, dass die Softwarefunktionalität heute eines der weniger wichtigen Kriterien für den Erfolg einer ERP Einführung ist. Die heutigen ERP Systeme sind inzwischen so mit Funktionen und Features ausgestattet, dass nach einer systematischen, qualitativ hochwertigen ERP Anbieterselektion der Fokus auf das Einführungsmodell gelegt werden muss, um einen Erfolg der ERP Einführung sicherzustellen.
Vorgehensmodelle mit Excel Listen oder primitiven Web Auswahltools für eine Software- oder Anbieterauswahl zu nutzen ist daher extrem kritisch zu bewerten. Die Beteiligten Menschen und die Prozesse entscheiden letztendlich über den Erfolg einer ERP Software Einführungsprojekt. Dies gilt selbstverständlich auch für alle anderen IT Projekte wie zum Beispiel Stammdaten, Master Data-, Dokumentenmanagement-, oder CRM Projekte.
Der Einstieg in eine ERP-Implementierung mit unrealistischen Erwartungen ist oft der Beginn von ERP-Implementierungsfehlern. Nicht selten werden von den Software Anbietern die Kosten und die Dauer des Projektes niedrig dargestellt, um den Auftrag zu erhalten. Während eines Projektes wird es für das Unternehmen schwierig, Nachforderungen zu verweigern oder unerwartete Kosten nicht zu tragen. Ein qualitativ hochwertiges Lastenheft mit Prozessanforderungen hilft vom Start weg, diese Risiken zu reduzieren und die Kosten zu begrenzen. Projektpläne und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter sollten nicht zu aggressiv dargestellt werden und realistisch sein.
Wie können Sie feststellen, ob Ihr Plan realistisch ist? Beginnen Sie ein Risikokataster zu erstellen und bestimmen Sie damit die Erfolgsfaktoren eines ERP Projektes. Im Rahmen einer ERP Beratung ist es immer wieder deutlich geworden, dass die Auseinandersetzung mit Fragen wie:
Wenn Sie damit beginnen, werden Sie feststellen, dass das Änderungsmanagement und die Neugestaltung von Geschäftsprozessen entscheidende Erfolgsfaktoren sind, die ERP Anbieter gerne „übersehen“ weil deren Fokus nicht auf der Verbesserung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit liegen muss.
Der jüngste SAP-Ausfall bei Lidl zeigt die Wichtigkeit realistischer Erwartungen. Das Unternehmen definierte strategische Ziele zu Beginn des Projekts, berücksichtigte jedoch nicht die Erfolgsfaktoren, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich waren. Nach mehreren Projektjahren und ca. 400 Millionen Euro später wurde klar, dass das Budget für eine erfolgreiche Implementierung mehr war, als sich das Unternehmen leisten konnte oder wollte. Das Projekt wurde eingestellt.
Die Geschäftsführung hat zwar das Projektbudget genehmigt, aber seine Arbeit ist damit noch lange nicht abgeschlossen. Sie müssen einen Lenkungsausschuss bilden, um Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung, den Zeitplan, das Budget und die Umsetzung der Leistungen und begleitende Maßnahmen im Rahmen eines Change Managements für die Mitarbeiter zu treffen. Durch die Einbindung der Führungskräfte (und des Projektsponsors) wird sichergestellt, dass die ERP-Implementierung nicht zu einem Technologieprojekt wird, sondern in die Gesamtstrategie des Unternehmens passt. Organisationen, die ERP-Software verwenden, um eine langfristige digitale Strategie zu ermöglichen, erzielen eher nachhaltige Wettbewerbsvorteile.
Wenn es eines gibt, das den ERP-Ausfall sicher verhindern kann, ist es das Änderungsmanagement des Unternehmens. In jedem der problematischen oder gescheiterten ERP Projekte, zu denen wir um Unterstützung gebeten wurden, trugen Änderungsmanagementprobleme zum Scheitern des Projekts bei. Diese Unternehmen bauten kein Change Management-Team oder Help Desk auf oder betrachteten Change Management lediglich als Schulung für Endbenutzer. Sie hätten in Organisationsbewertungen, Mitarbeiterkommunikation und maßgeschneiderte Schulungen investieren sollen, wodurch sichergestellt worden wäre, dass ihre Mitarbeiter die neue ERP-Software effektiv nutzen und neue Prozesse und Verfahren befolgen. Sie können ihre Mitarbeiter nicht dazu zwingen, Veränderungen anzunehmen. es ist ihre Wahl und sie können sich dagegen wehren. Normalerweise ist dies subtil und nicht schädlich, kann jedoch Ihre ERP-Implementierung stark beeinträchtigen oder zum Scheitern bringen.
Das Risiko des Scheiterns einer ERP Software Einführung nimmt mit zunehmenden Anforderungen an Individualisierung der Software zu. Unsere Erfahrung zeigt, kaum ein Projekt oder ein Unternehmen wird eine ERP Einführung ohne kleine Anpassungen der Software umsetzen. Dies ist eigentlich kein Problem, solange nicht an Funktionalitäten Anpassungen vorgenommen werden, die eigentlich standardisiert werden sollten. Viele Back Office Prozesse oder Workflows haben keine wettbewerbsrelevanten Unterscheidungsmerkmale, daher ist eine Standard-Softwarefunktionalität in der Regel ausreichend und sinnvoll. Entscheidend an diesem Punkt ist aber, wurde schon während der Erstellung des Lastenheftes erkannt, ob dieser oder jener Prozess wettbewerbsrelevant ist oder nicht. Der ERP Berater des Softwarehauses während der Einführung und der ERP Consultant als Experte für die Definitionen der Anforderungen im Lastenheft müssen aus verschiedenen ERP Software Einführungsprojekten ihre Erfahrung einbringen. Wenn Ihre Mitarbeiter beginnen, sich dafür einzusetzen, dass die Software angepasst werden soll, weil ihr Prozess seit Jahren so funktioniert und sie Ihre Flexibilität benötigen, um bis kurz vor Auslieferung der Waren oder Dienstleistungen Anpassungen vornehmen zu können, sollten die Verantwortlichen aufmerksam werden. Prozessanpassungen an die Software sind ein Hinweis auf Widerstand gegen Veränderungen. Um dann entscheiden zu können, welche Maßnahmen oder welche Prozessbeschreibung die Richtige für die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit ist, benötigt es erfahrene ERP Berater. Er oder Sie stellt dann auch sicher, dass auf Best Practice und auf Fachwissen zurückgegriffen werden kann.
Sie können Fehler in einem ERP Projekt drastisch reduzieren oder verhindern, indem Sie nach Warnsignalen suchen. Diese müssen Sie aber erkennen. Erfahrene ERP Berater sind in der Regel auf diese Warnsignale sensibilisiert. Bedenken Sie auch immer, dass die Interessenslage des ERP Softwarehauses eine andere sein kann als Ihre. Unabhängige ERP Berater können Sie in ihrer Projektarbeit unterstützen und helfen, ERP Projekte in Schieflage wieder auf Kurs zu bringen. Wenn Ihnen eines der oben genannten Warnsignale oder Probleme aus Ihren Projekten bekannt vorkommt, ist es nicht zu spät den Kurs oder das Projektmanagement neu festzulegen. Wenn Sie noch nicht mit einem ERP Projekt begonnen haben, können Sie die oben genannten Fehler vermeiden, indem Sie einen strategischen und realistischen Implementierungsplan entwickeln und mit Leben erfüllen.