Für Unternehmen ist eine Investition in eine ERP Software eine grosse organisatorische Herausforderung und eine in der Regel auch eine grosse Investition. Deshalb wird die Frage nach den Kosten einer Auswahl immer wieder an uns ERP Berater gestellt. Um einen Überblick zu geben, haben wir die Erfahrungen aus vielen ERP-Auswahl und Anforderungsanalysen zusammengefasst. Es ist selbstverständlich, dass eine grosse Varianz möglich ist. Unternehmen, die auf standardisierten Prozessen aufbauen können, sind im Vorteil. Sie werden im Rahmen der Kosten einer ERP Auswahl geringere Summen bereitstellen müssen.
Kosten einer ERP Auswahl und wie setzen sie sich zusammen?
Neben Angaben zu reinen Softwarekosten, ersichtlich in Angeboten von ERP-Software-Anbietern gibt es eine Reihe von Kosten, die den Budgetrahmen eines ERP-Projekts sprengen können. Damit die Erstellung einer Kostenschätzung für ein ERP Projekt der Realität entspricht, sollten die nachstehenden Punkte beachten, um das mit einem ERP-Projekt verbundene finanzielle Risiko möglichst gering zu halten.
Die Gesamtkosten eines ERP Projektes setzen sich vor allem aus Kosten für Dienstleistungen, die reinen Kosten für die Beschaffung oder Lizensierung der Software (on-premise), oder die Aufwendungen für die Nutzung der Software in einer Cloud zusammen. Die Kosten für die eigenen Mitarbeiter als auch die gerne unterschätzten Kosten für die Modernisierung der eigenen Infrastruktur (Bildschirme, Verkabelung, neue Rechner oder Laptops, grösserer oder mehr Bildschirmarbeitsplätze) beeinflussen eine Projektbudget merklich. Die in der Vergangenheit gerne genutzte Möglichkeit der unterschiedlichen Softwarelizenzen (Named User oder Concurrent User oder Nutzer mit reinen Leserechten) wird derzeit mehr und mehr von den ERP-Anbietern eingeschränkt und nicht mehr angeboten. Damit entfällt für das Unternehmen eine weitere Steuergröße die Investionssumme als auch die Kosten im Betrieb zu beeinflussen. Daher sind meist die Lizenzkosten schon zu Beginn eines Projektes nicht zu vernachlässigen.
Anlagencontrolling vs. Projektcontrolling
Meist zu Beginn der Einführung einer ERP-Lösung entsteht in vielen ERP-Projekten die größte monetäre Belastung für das investierende Unternehmen. In der Regel werden nach Installation der Software und der Programme Auszahlungen oder Abschlagszahlungen fällig, obwohl das Produkt (die Software) noch gar nicht genutzt werden kann. Die zu diesem Zeitpunkt entstehenden Auszahlungen haben verschiedene Ursachen oder Quellen, wie bspw. Anschaffungskosten für Lizenzen, Hardware, weitere Software-Bestandteile aus der Umgebung (bspw. Office-Lizenzen). Diese Zahlungen bzw. Kosten sind im Anlagencontrolling als Sachanlagen abgebildet. Im Rahmen eines ERP-Projekts ist diese Betrachtung jedoch nicht ausreichend – sie stellt nur einen Teilbereich der Kosten des ERP-Projektes dar.
Um die gesamten Kosten einer ERP Auswahl inclusive des Ressourcenverbrauchs der Zeit von Mitarbeitern im Projekt zu betrachten, müssen alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Projekt erfasst und bewertet werden. Nur dann kann das Projektcontrolling seine Aufgabe erfüllen.
Welche Kostenarten und -Bereiche sind bei einer ERP-Einführung sinnvoll?
Gerne wird der Kauf- oder Mietpreis der Software-Lizenzen und der Hardware als Grundlage für die Kostenbetrachtung einer ERP-Einführung herangezogen – dies ist richtig, jedoch nicht ausreichend. Die Kosten der Dienstleistungen der Software- und Implementierungspartner sind in der Regel nicht unerheblich und übersteigen in den meisten Fällen die Aufwendungen für die reine Software. Externe Dienstleistungen (Vertragsanwälte, eventuell neue Verkabelungen, Installation neuer, nicht vorgesehener Hardware etc.) sind Ausgaben, die gerne übersehen werden. Dennoch sind diese Kosten dem ERP Projekt zuzuordnen und vom Unternehmen zu tragen.
Total Cost of Ownership – Kosten beim Betrieb einer ERP Lösung
Nicht zu unterschätzen sind die Kosten des ERP Betriebs. Dies sind einerseits die Kosten des Rechenzentrums oder der Eigenbetrieb und andererseits die Kosten für Wartung und Service der Software. Gerne wird übersehen, dass die Wartungskosten sich in der Regel auf den Softwarelizenzbetrag (Standardpreisliste) bezieht und nicht auf durch Rabattierung oder Einkaufsrabatte tatsächlich angefallene Auszahlungen. Diese Kosten fallen in der Regel monatlich an. In bestimmten Fällen kann es auch eine zusätzliche eine Rabattierung geben, wenn der Wartungsbetrag als Ganzes einmal pro Jahr bezahlt wird.
Sonderkosten und Sondereinflüsse
Jedes Projekt beinhaltet bei der Einführung auch Kosten und Aufwendungen für Schulungen von Nutzer und Mitarbeitern des Unternehmens. Die Differenzierung für den Schulungsumfang und den Schulungsaufwand wird meist anhand des Rechtemanagements des Users festgelegt. Ein Administrator oder ein Vollnutzer benötigt umfangreichere Schulung als ein reiner Leser, der nur zu Informationszwecken den Zugang zum System benötigt. Dabei wird oft ein optimistischer (geringer) Aufwand für Schulung und Einweisung angesetzt. Nicht selten erleben wir, dass Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen nachgeschult werden müssen. Diese Kosten sind meist nicht berücksichtigt, oder nicht im allgemeinen Budget für das Projektrisiko berücksichtigt.
Es gibt jedoch eine weitere Kostenart, die selten Berücksichtigung in einer Investitionskostenplanung findet. Die Kosten des internem Ressourcenverbrauchs, der Aufwand der eigenen Mitarbeiter wird oft nicht berücksichtigt. Es entsteht Aufwand, aber vermeintlich keine Auszahlung, weil die Zeit der internen Mitarbeiter nicht auf ein Projektbudget gebucht wird.
Um unter Umständen entstehende Zusatzkosten in der Planung zu berücksichtigen, empfehlen wir hierfür generell einen Kostenpuffer einzukalkulieren.
Abbildung: Kostenverteilung einer ERP Investition
Die Abbildung zeigt die Rolle der einzelnen Kostenarten im ERP-Projekt. Es wird deutlich, dass die Investitionskosten aus der Anschaffung der Software (Software-Lizenzen, Hardware) nur einen kleinen Teil der Gesamtkosten darstellen. Der größere Teil der Projektkosten entsteht meist durch Dienstleistungen. Diese Kostenverteilung bezieht sich allerdings lediglich auf Kosten, die direkt mit der Investition und der Implementierung der ERP-Software einhergehen (inkl. der ersten jährlichen Kosten für Support und Wartung). Die weiteren jährlich anfallenden Folgekosten sind nicht berücksichtigt.
3 Phasen, die ein ERP-Projekt bis zu einem positiven Return on Investment durchläuft
Während sich die Kosten eines ERP-Systems über die Nutzungsdauer hinweg eher nach unten entwickeln, steht hierbei der sich positiv entwickelnde Nutzen entgegen. Die Differenz zwischen Nutzen und Kosten stellt den Return on Investment (ROI) dar. Mit zunehmender Nutzungsdauer steigt der ROI (siehe Abbildung 2).
Nach Start der ERP-Einführung, werden verschiedene Phasen der System-Nutzung durchlaufen. Diese können in drei Phasen unterteilt werden (Abbildung 2):
- „Standards nutzen“ Hier werden erste Erfahrungen mit dem System gemacht – Die im Unternehmen bestehenden Prozesse werden mit den Standards der ERP-Software gelöst.
- „Prozesse automatisieren“ Eine Steigerung des Nutzens wird durch die Automatisierung diverser Abläufe durch das ERP-System herbeigeführt.
- „Prozesse beschleunigen (KVP)“ Nach der Automatisierung verschiedener Prozessabläufe oder Teilprozesse findet eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse statt (KVP).
Abbildung: Kosten Nutzen Analyse einer ERP Investition
Fazit und Zusammenfassung zu den Kosten einer ERP-Auswahl
Im Zuge der Bewertung eines ERP-Projekts sollten externe und interne Dienstleistungen bei der Betrachtung: „Kosten einer ERP Auswahl“ berücksichtigt werden. Die Anschaffungskosten für Software und Hardware sind anteilsmäßig eher niedrig im Verhältnis zu den Gesamtkosten eines IT Softwareprojekts. Dies muss auch im Rahmen von Überlegungen ob überhaupt eine neue ERP-Software notwendig ist, ausgearbeitet und gegenübergestellt werden. Investition versus Optimierung des bestehenden Systems ist eine Frage die Sie klären sollten. Was sie wissen müssen, bevor Sie eine neue Software auswählen ist in diesem Artikel beschrieben, den Sie mit diesem Link aufrufen können. Laufende Kosten sollten innerhalb der Investitionskostenrechnung eingeplant werden.
Jedoch kann bei einer Einführung einer neuen ERP-Software auch mit deutlichen Verbesserungen im Prozess- und Organisationsbereich gerechnet werden. Generell führt dies mit zunehmender Nutzungsdauer zu einem steigenden positiven ROI der ERP-Investition.
Hinweis: Die dargestellte Kostendiffernzierung ist natürlich nur ein Hinweis wie sich die Kosten zusammensetzen können und erhebt keinen Anspruch auf Gültigkeit in jedem Projekt. Sie weicht in jedem Projekt auch ein wenig ab und wird durch die Projektgröße, die ERP Fähigkeit (ERP Maturity) des Unternehmens und die Umsetzungs- und Einführungsgeschwindigkeit beeinflusst.
