Erfolgsfaktoren Home Office – Tipps für ein produktives Arbeiten von zu Hause

Im Rahmen der Restriktionen während der Corona Krise entschieden sich mehr und mehr Unternehmen und Mitarbeiter dafür, die Möglichkeit des Home Office anzubieten und zu nutzen. Immer mehr Arbeitnehmer nehmen dieses Angebot an. Das ist auch nicht verwunderlich, scheint das Home Office doch die Möglichkeit zu bieten, Geschäftsprozesse am Laufen zu halten, Arbeit zu organisieren und als Nebeneffekt eine bessere Work Life Balance zu erschaffen, die es auch erlaubt mehr Zeit für die eigenen Kinder zu haben. Der Weg zur Arbeit entfällt. Die persönlichen sozialen Kontakte zur Kollegin und zum Kollegen entfallen. Dem Arbeitnehmer bietet das Home Office die Möglichkeit, notwendige Arbeiten durchführen zu können.

Inhaltsverzeichnis

1. Wie Sie Ihren Home Office Arbeitsplatz richtig einrichten
2. Wie Sie sich im Home Office selbst organisieren und effektiv arbeiten
3. Warum es im Home Office wichtig ist soziale Kontakte zu pflegen ?
4. Welche Regelungen gilt es bei der Arbeit im Home Office zu beachten?
5. Wie Sie die IT-Sicherheit sicherstellen
6. Welche Tools helfen Ihnen bei der Arbeit im Home Office?

Unterschied Home Office vs. mobiles Arbeiten

Neben dem Arbeiten aus dem Home Office, hat sich auch das mobile Arbeiten als Alternative zum Büro entwickelt. Mobiles Arbeiten beschreibt dabei ein ortsunabhängiges Arbeiten, welches sich als ein relativ freies Modell zu einer beliebten Alternative für die Büro- und/oder Home Office etabliert hat. Kommuniziert wird meist über Online Meetings und Team Chats. So tragen Online Meetings dazu bei, dass Mitarbeiter leicht den sozialen Kontakt zu anderen Kollegen pflegen können und sich im Home Office nicht isolieren.

Mobiles Arbeiten erfordert keinen festen Arbeitsplatz im Gegensatz zum Home Office, wo der Arbeitsort mit "zu Hause" fest definiert ist. Auch wenn mobil gearbeitet wird, sollte der Arbeitgeber das notwendige Arbeitsmaterial, wie zum Beispiel einen Laptop zur Verfügung stellen, um ein produktives Arbeiten zu gewährleisten. 

Mobiles Arbeiten als eine Arbeitsform besitzt noch keine klaren gesetzlichen Regelungen. Es gelten aber auch hier das Arbeitsschutzgesetz, sowie das Arbeitszeitgesetz. Es gibt seitens des Arbeitnehmers auch kein Recht auf mobiles Arbeiten. Viele Unternehmen sehen mobiles Arbeiten heute als ein Benefit, um die Arbeitgeberattraktivität zu steigern und den Arbeitnehmern eine bessere Work Life Balance zu ermöglichen. 

Wie Sie Ihren Arbeitsplatz richtig einrichten

Was wird für die Arbeit im Home Office benötigt?

Wichtig für die Arbeit im Home Office ist ein PC oder Laptop mit einer Webcam, Lautsprecher und Mikrofon. Webcam, Lautsprecher und Mikrofon benötigen Sie für den Austausch mit Arbeitskollegen in einem Online Meeting. Achten Sie darauf, dass Sie eher ein mittelmässiges Bild tolerieren als einen schlechten Ton. Wenn immer möglich, versuchen Sie bei einem kleinen Laptopbildschirm, dass Sie einen zweiten, größeren Bildschirm anschliessen können. 

Zudem sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine ausreichend schnelle Internetverbindung im Home Office haben, um bspw. an Webkonferenzen teilnehmen zu können. Die Bandbreite Ihrer Internetverbindung können Sie über einen DSL Speedtest überprüfen.

Wie soll der Bildschirm platziert werden?

Arbeitsmediziner weisen darauf hin, dass der Arbeitsplatz im Home Office nicht direkt vor einem Fenster platziert werden sollte, also wenn sich das Fenster direkt hinter dem Monitor befindet, ist die Differenz der Helligkeit zwischen Display-Helligkeit und Tageslicht enorm hoch. Damit ermüden die Augen extrem schnell. Das Fenster im Rücken bedeutet, dass es bei den modernen, großen Bildschirmen zu Spiegelungen auf dem Monitor kommen kann. Die ideale Positionierung ist seitlich des Fensters. Also in einem 90 Grad Winkel zum Fenster, welches idealerweise die Möglichkeit hat, durch Vorhänge oder Jalousien den Lichteinfall zu regeln. Deckenbeleuchtung: Blendfrei, ausreichend Hell, das Beste wäre Dimmbar und eine Beleuchtungsstärke zwischen 400 und 600 Lux, welches bei modernen, nach oben strahlenden LED Standleuchten eingestellt werden kann.

Wie sollte der Bürostuhl und der Schreibtisch gestaltet sein?

Bei gelegentlichen Arbeiten im Home Office kann ein normaler Tisch mit einem normalen Stuhl ausreichend sein. Wenn wir nun aber unterstellen, dass diese gelegentliche Arbeit zu einer länger andauernden Home Office-Zeit mutiert, dann ist ein Schreibtisch und ein Bürostuhl Pflicht. Idealer Schreibtisch: Wenn Sie schon einen neuen Schreibtisch anschaffen müssen, wäre ein höhenverstellbarer Schreibtisch zwischen 68 und 76 cm Höhe ideal. Noch besser sind natürlich Schreibtische, die auch als Stehpult genutzt werden können. Idealer Bürostuhl: Verstellbare Höhe zwischen 38 und 55 cm, verbunden mit einer hohen Stand- und Kippsicherheit. Verstellbare Rücken und Armlehnen sind selbstverständlich. Gesundheitstipp: Faustregel für Ihre Körperhaltung: alles im 90 Grad Winkel ist gut. Wenn also Ihre Füße auf dem Boden stehen, sollte der Winkel zwischen Waden und Oberschenkel genau so groß sein, wie zwischen den auf den Armlehnen liegenden Unterarmen und den Schultern, die an die Rückenlehne angelehnt sind. Wer kann, sollte auch hin und wieder im Stehen arbeiten, aber dies gilt nicht nur für das Home Office sondern allgemein für Arbeiten am Computer.

Eine korrekte Körperhaltung ist auch beim Arbeiten im Home Office wichtig

Wie sollte der Monitor und die Tastatur ausgerichtet werden?

Idealerweise kann der Monitor in alle Richtungen ausgerichtet und verstellt werden. In der Höhe, als auch in der Neigung. Der Abstand der Augen zum Monitor sollte sich zwischen 50 und 80 cm bewegen. Der obere Abstand des Monitors sollte etwas unterhalb der Augen des Betrachters liegen und der Nutzer direkt in 90 Grad vor dem Monitor sein. Dies ist bei Laptops, die nur den eingebauten Bildschirm zur Verfügung stellen, leider nicht realisierbar. Daher sollten Sie darauf achten, einen zweiten Monitor zu nutzen, der diese Anforderungen erfüllt. Die Maus und die Tastatur sind immer noch die gängigen Eingabegeräte und sollten ergonomisch gestaltet sein. Auch hier gilt, eine extra Tastatur über Kabel oder Bluetooth mit dem Laptop verbunden ist eine sinnvolle und keine teure Investition für das Arbeiten im Home Office. Dies gilt auch für eine externe Maus.

Beispiel für einen Arbeitsplatz im Home Office bei Dreher Consulting

Wie Sie sich im Home Office selbst organisieren und effektiv arbeiten

Selbstdisziplin und Aufgabenmanagement im Home Office

Im Home Office fehlt manchmal der Input der Kollegen und Vorgesetzten, man muss sehr viel mehr Eigeninitiative aufbringen. Das kostet Kraft und braucht Übung. Sie müssen sich eigene Ziele setzen, sich Ihre Arbeit selbst strukturieren, und entscheiden, welche Themen priorisiert werden müssen. Man hat zudem vielleicht keine Kollegen mehr, welche Sie im Büro mit kurzen Fragen über den Schreibtisch hinweg aus der Konzentration reißen. Dafür muss man im Home Office an ganz anderen Fronten gegen die Ablenkung kämpfen. Zum Beispiel gegen den Postboten, der im Mehrfamilienhaus sehr schnell merkt, dass er immer bei Ihnen klingeln kann, um die Pakete der Nachbarn abzugeben. Oder die Wäscheberge und den Staubsauger, die Ihre Konzentration mit ihrem stummen Vorwurf erheblich stören können. Gerade bei unangenehmen Aufgaben ist die Versuchung groß, stattdessen die Fenster zu putzen. Um dennoch produktiv zu sein, sollten Sie sich Tagesziele setzen. Machen Sie zu Beginn des Tages eine Liste mit Pflichtzielen (die unangenehmen Aufgaben zuerst!). Haken Sie Ziele bewusst von der Liste ab. Dadurch visualisieren Sie Erfolge und Fortschritte, nehmen sich selbst in die Pflicht, aber können den Tag auch mit ruhigem Gewissen beenden, wenn die Liste abgehakt wurde. Arbeiten Sie bei besonders unangenehmen oder schwierigen Tätigkeiten mit einem Belohnungssystem: z.B. Kaffee, einer kleinen Schokolade, einen Gang auf den Balkon oder eine kleine Gymnastikeinheit wenn Aufgabe X erledigt wurde. Hier sind Sie mit Ihrer Kreativität gefragt, nutzen Sie diese.

Halten Sie Ihre Arbeitszeiten im Home Office ein

Im Büro sind die Arbeitszeiten nicht nur durch die Uhr geregelt. Auch die Kollegen tragen dazu bei, den Tag durch ihr Verhalten zu strukturieren. Bewusst oder unbewusst passen wir uns an, kommen in etwa zur gleichen Zeit wie die Kollegen, stellen überrascht fest, dass es schon Zeit für die Kantine ist, wenn der Kollege den Kopf durch die Türe steckt, machen etwa zur gleichen Zeit Feierabend wie die Kollegen. Das alles entfällt im Home Office, Sie müssen sich den Tag selbst strukturieren. Daher kann es hilfreich sein, feste Zeiten mit sich selbst zu vereinbaren, zu denen man am Schreibtisch sitzen will, und regelmäßige Pausen einzulegen. Aber es ist mitunter nicht nur schwer, den Schweinehund zu überwinden und sich an den Schreibtisch zu setzen. Auch ein Ende zu finden und die Arbeit bewusst hinter sich zu lassen – also auch innerlich „nach Hause“ zu gehen – muss gelernt werden. Sonst verschwimmen Arbeit und Privat zu sehr und keiner der beiden Bereiche läuft zufriedenstellend.

Weshalb es im Home Office wichtig ist, soziale Kontakte zu pflegen 

Wissenschaftler der Universität Stanford haben in einer Studie herausgefunden, dass die Produktivität der Mitarbeiter im Home Office um 13% steigt. Dies liege vor allem daran, dass Arbeitnehmer durch weniger Unterbrechungen konzentrierter arbeiten können, als in einem Büro mit mehreren Kollegen. Genau dieser Umstand, ohne soziale Kontakte im Home Office zu arbeiten, kann aber auf Dauer auch dazu führen, dass sich Arbeitnehmer einsam fühlen. Auch die Teamzugehörigkeit, das “Wir-Gefühl” muss im Home Office stärker unterstützt und aufrecht gehalten werden. Eine “Vereinsamung” der Mitarbeiter und Kollegen zuhause darf zu keinem Zeitpunkt entstehen. Deswegen ist es wichtig, soziale Kontakte im Home Office aufrechtzuerhalten. Durch regelmäßige Telefonate oder ein Online Meeting können sich die Mitarbeiter untereinander austauschen und kommunizieren. Setzen Sie die Telefon- oder Videokonferenzen bewusst an und halten diese auch regelmäßig ab. Ansonsten besteht die Gefahr, dass dieser soziale Kontakt schleifen gelassen wird. In diesen Besprechungen können Themen wie Aufgabenverteilung, Status-Updates zu Projekten, Beantwortung von Fragen, etc. diskutiert werden. Aber auch den Small Talk an der Kaffeemaschine kann ein solches Meeting ersetzen.

Virtuelle Meetings halten die sozialen Kontakte aufrecht, auch wenn man im Home Office arbeitet. Welche Tools eignen sich für den schnellen Austausch? Unten im Artikel finden Sie hierzu hilfreiche Tools.

Welche Regelungen gilt es bei der Arbeit im Home Office zu beachten?

Wenn im Unternehmen über das Thema Home Office diskutiert wird oder Mitarbeiter im Home Office arbeiten, stellt sich früher oder später die Frage nach den geltenden Regelungen bezüglich der Arbeitsgesetze im Home Office. Grundsätzlich gelten im Home Office die gleichen Regeln zur Arbeitszeit, welche auch bei der Arbeit im Betrieb gelten. Das bedeutet, es gelten sowohl die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit als auch die gesetzlichen Regelungen des Arbeitsgesetzes. So muss bspw. nach sechs Stunden Arbeit eine Pause gemacht werden. Auch die Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach Beendigung der Arbeitszeit gelten für das Home Office.

Wurde mit dem Mitarbeiter eine wöchentliche Arbeitszeit im Home Office vereinbart (Telearbeit), so gelten bezüglich der Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz die Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes.

Achten Sie also als Arbeitgeber darauf, dass Ihre Mitarbeiter diese Regeln einhalten.

Wer haftet bei einem Unfall im Home Office? Die Frage, ob es sich bei Unfällen im Home Office um einen Arbeitsunfall handelt oder nicht, ist immer individuell und anhand der Sachlage zu klären. Geschieht ein Unfall im Home Office bspw. auf dem Weg zum Drucker, handelt es sich um einen dienstlichen Vorgang und somit um einen Arbeitsunfall, welcher dem Versicherungsschutz unterliegt. Geschieht dieser allerdings auf dem Weg in die Küche, um etwas zu trinken zu holen, handelt es sich um einen privaten Vorgang, welcher nicht dem Versicherungsschutz unterliegt und somit auch nicht um einen Arbeitsunfall.

Die Tätigkeit, die ein Arbeitnehmer im Home Office für den Arbeitgeber erbringt, erfolgt zwar immer im dienstlichen Interesse, jedoch muss geklärt werden, ob der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Unfalls im unmittelbaren Betriebsinteresse tätig gewesen ist. Der Unfallversicherungsschutz hängt also immer davon ab, ob man im Betriebsinteresse tätig war oder nicht. Da es allerdings schwer ist, dienstliche und private Tätigkeiten bei einem Unfall im Home Office klar abzugrenzen, ist eine individuelle Betrachtung des Unfalls zwingend notwendig um zu entscheiden, ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt oder nicht.

Wie Sie die IT-Sicherheit sicherstellen

Eine nicht zu unterschätzende Gefahr, wenn Rechner, Tablets oder Smartphones aus dem Home Office auf das Firmennetzwerk und Firmendaten zugreifen. Deswegen sollte die Daten- und IT-Sicherheit oberste Priorität beim Arbeiten aus dem Home Office haben. Sollten Sie Unterstützung bei der Erstellung einer IT- Strategie brauchen, schauen Sie sich gerne unsere Dienstleistung dazu an: IT Strategie Beratung

Verschlüsselte Verbindung mithilfe eine VPN-Tunnels

Möchten Sie von Ihrem Home Office auf das Firmennetzwerk zugreifen, sollten Sie hierzu eine VPN-Verbindung nutzen. VPN steht für virtuelles privates Netzwerk und baut über das Internet einen verschlüsselten Tunnel zu Ihrem Firmennetzwerk her. Somit können Sie auch aus dem Home Office oder von unterwegs sicher auf die Daten in der Firma zugreifen. Damit die VPN-Verbindung aufgebaut werden kann, muss diese einmalig an den Geräten eingerichtet werden. Lassen Sie sich dies von Ihrer IT-Abteilung einrichten. Für die Nutzung einer VPN-Verbindung muss eine schnelle Internetverbindung sichergestellt werden, da für den VPN-Tunnel zusätzlich Bandbreite anfällt.

Sicherheit im Home Office durch Zwei-Faktor-Authentifzierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung beschreibt eine zusätzliche Sicherheitsabfrage nach dem Login in ein System. Mit dieser Technik können Sie verhindern, dass Hacker Zugriff zu Ihrem Rechner oder Ihren Dateien erhalten. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung wird meist in Form einer zusätzlichen Abfrage nach dem regulären Login mit Benutzername und Passwort geprüft. Hierzu wird in vielen Fällen ein Bestätigungscode an das Smartphone per SMS oder App gesendet. Dieser Code muss anschließend zur Bestätigung für den Login eingegeben werden. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung können Sie in den Einstellungen der meisten Programme aktivieren. Weitere Informationen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung finden Sie auch hier: Tipps zu mehr Passwortsicherheit.

Weitere Informationen zur IT-Sicherheit im Home Office finden Sie beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

Wie Führungskräfte und Vorgesetzte im Home Office die Mitarbeiter führen können?

Nicht nur die eigene Organisation aus dem Home Office heraus zu leiten ist für viele eine Herausforderung. Auch das Führen anderer aus dem Home Office heraus stellt ganz eigene Herausforderungen.

Vertrauen Sie-  Es handelt sich hier aber um ein Thema, mit welchem Führungskräfte, die mit Home Office arbeiten nicht so vertraut sind, gerade am Anfang noch große Schwierigkeiten haben. Es ist auch nicht einfach. Ist man nicht vor Ort, hat man keinen Blick darauf, ob die Mitarbeiter wirklich konzentriert und diszipliniert arbeiten. Auf diese neue Situation reagieren viele Führungskräfte mit strengeren Kontrollen. Das ist der falsche Ansatz. Nehmen Sie ihren Mitarbeitern das letzte bisschen Autonomie, weil Sie alles versuchen zu kontrollieren, nehmen Sie Ihnen leider auch die Motivation und erreichen das Gegenteil von dem, was Sie erreichen wollten. Formulieren Sie Ihre Erwartungen an Ihre Mitarbeiter deutlich, aber verlassen Sie sich auch darauf, dass Ihre Mitarbeiter sich engagieren.

Schaffen Sie klare Regeln-  Auch wenn es banal klingt: Definieren Sie die Rahmenbedingungen für das Home Office mit Ihren Mitarbeitern. Klären Sie Fragen wie:

• Muss ich mich an- und abmelden?
• Wie genau müssen Pausen dokumentiert werden?
• Wie flexibel dürfen die Arbeitszeiten gestaltet werden?

Das Home Office bietet sich ja förmlich an, die Arbeitszeiten den tatsächlichen Bedürfnissen anzupassen. Gerade in der Corona-Krise standen zum Beispiel Eltern vor der Herausforderung, ihre Kinder zuhause zu betreuen, während sie gleichzeitig Home Office machten. Damit hier bei allen Beteiligten keine Unsicherheit entsteht, formulieren Sie deutlich, was machbar ist:

• Kann auch abends gearbeitet werden?
• Welche festen „Anwesenheitszeiten“ vor dem Rechner gelten, um z.B. Team-Meetings abzuhalten?
• Wie flexibel dürfen die Arbeitszeiten gestaltet werden?

Aber nicht nur die Regelungen eines einzelnen Mitarbeiters müssen kommuniziert werden. Durch klare Strukturen und Verfahren muss sichergestellt werden, dass Teams weiterhin zusammenarbeiten können. Beziehen Sie hier Ihre Mitarbeiter ein: Wie können wir es schaffen, dass nichts vergessen wird, aber auch keine Doppelarbeiten gemacht werden?

Bleiben Sie dran – fachlich und persönlich Führungskräfte im Home Office sollten die Mitarbeiterführung als Ihre Hauptaufgabe sehen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig, wie es läuft, und wobei sie Unterstützung brauchen. Und da der Small Talk und damit eine wichtige Funktion der sozialen Interaktion in der Teeküche wegfällt, fragen Sie auch ganz bewusst einmal danach, wie es dem Mitarbeiter gerade geht. Zeigen Sie auch über digitale Kanäle Präsenz und Unterstützung für Ihre Mitarbeiter. 

Delegieren Sie Aufgaben im Gespräch Denken Sie daran, dass eine E-Mail oder eine kurze Nachricht nicht immer ein Gespräch ersetzen kann. Wenn Sie Aufgaben delegieren, formulieren Sie diese aus Ihrer eigenen Sichtweise. Oft lassen sich kurze Sätze auf verschiedene Weise auslegen, Missverständnisse entstehen. Stünde Ihnen der Mitarbeiter gegenüber, würde er sicherlich ein oder zwei Fragen dazu stellen. Gewöhnen Sie sich an, die Aufgaben in einem persönlichen Gespräch zu verteilen, in dem Ihr Gegenüber auch die Möglichkeit hat, Input zu geben. Oft haben Mitarbeiter auch eigenen Ideen, die sie einbringen können und das Ergebnis umso besser machen. Schreibt man nur zwei Sätze in eine E-Mail, nimmt man sich die Chance auf einen produktiven Austausch. Hierfür eignen sich Telefonate oder besonders auch Videotelefonate. Chats sind hierbei zweites Mittel der Wahl.

Achten Sie umso mehr auf Ihre Sprache und den Stil Ihrer Kommunikation Auch aus dem Home Office heraus erwarten die Mitarbeiter Feedback von Ihrer Führungskraft. Dieses kann positiv oder negativ ausfallen. Wenn Sie sich jedoch nicht mehr persönlich gegenübersitzen, gehen Teile der Kommunikation verloren. Ihr Gegenüber kann Ihre Körpersprache nicht lesen, bei Telefongesprächen auch Ihre Mimik nicht. Diese beiden Aspekte sind jedoch zentrale Elemente unserer gewohnten non-verbalen Kommunikation. Mit einem ermutigendem Nicken oder einem Lächeln lassen sich negative Feedbacks abschwächen und werden vom Gegenüber damit anders wahrgenommen. Versuchen Sie sich bewusst zu machen, dass es nun vielmehr auf Ihre Wortwahl und in Telefonaten auch auf Ihre Stimmlage ankommt. Versuchen Sie schwierige Themen oder Kritikpunkte über Online Meetings mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen. Seien Sie sich zudem darüber bewusst, dass digitale Kommunikation anders ankommt als mündliche. Wiederholen Sie besonders Wichtige Mitteilungen an Ihr Team, womöglich über mehrere Kanäle (Chat, Wiki, E-Mail). Lesen Sie hier mehr zu dem Thema: Digitale Transformation und Mitarbeiterkommunikation

Welche Tools helfen Ihnen bei der Arbeit im Home Office?

Nachfolgend stellen wir Ihnen Tools vor, die Ihnen die Arbeiten im Home Office erleichtern. Diese umfassen folgende Bereiche:

• Tools zur Online Kommunikation
• Tools für Videokonferenzen
• Tools zur Datenspeicherung
• Tools für die Zeiterfassung
• Tools zur Aufgabenverwaltung/Projektmanagement
• Tools zur Internettelefonie
• Tools zur Steigerung der Produktivität

Tools zur Online Kommunikation

Beispiel Tools für Kommunikation: Slack und Microsoft Teams

Mit Messenger-Tools wie z.B. Slack oder Microsoft Teams, können Sie schnell und effizient Nachrichten mit Ihren Arbeitskollegen austauschen. Auf förmliche Anreden, wie bei der E-Mail wird verzichtet. In diesen Tools haben Sie auch die Möglichkeit themenspezifische Kanäle zu erstellen, zu denen nur ein bestimmter Kreis an Mitarbeitern Zugang hat (bspw. Austausch-Kanal für Abteilungen). Vergleich von Business-Messenger-Tools: Zum trusted-Vergleich

Tools für Videokonferenzen

Beispiel Tools für Videokonferenz: GoToMeeting und Zoom

Der Austausch unter Kollegen und noch wichtiger, zum Kunden ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit im Home Office. Was das kurze Gespräch oder Zuruf über den Schreibtisch oder der schnelle Besuch im Büro nebenan in der analogen Welt möglich macht, ist digital der Videochat oder die Videokonferenz. Vergleich von Videokonferenz-Lösungen: Zum trusted-Vergleich

Tools zur Datenspeicherung

Beispiel Tools für Datenspeicherung: ownCloud, Google Drive und Dropbox

Datenspeicherung in der Cloud ist eine Möglichkeit der gemeinsamen Datenhaltung. Dabei sind natürlich die IT-Sicherheitsrichtlinien die Maßgabe für den Einsatz. Vergleich von Cloudpseicher-Lösungen: Zum trusted-Vergleich

Tools für die Zeiterfassung

Beispiel Tools für Zeiterfassung: Harvest und clockodo

Mit Cloud Zeiterfassungstools ist es möglich, seine Arbeitszeit im Home Office einfach mit dem Smartphone beim Start einer Arbeit aufzuzeichnen und beim Beenden wieder zu stoppen. Bei richtiger Einstellung ist es möglich, die verbrauchte Zeit einfach auf verschiedene Projekte und Zeitkonten zu verteilen und auszuwerten. Die Eingaben können dabei über einen PC oder über das Smartphone erfolgen. Zudem decken die Zeiterfassungstools Optimierungspotenzial in Form von grafischen Auswertungen auf. Vergleich von Tools zur Zeiterfassung: Zum trusted-Vergleich

Tools zur Aufgabenverwaltung/Projektmanagement

Beispiel Tools für Projektmanagement: monday, Basecamp, Wrike und asana

Asana, Wrike, Monday oder Basecamp all dies sind Tools zum Aufgaben- und Projektmanagement Im Unterschied zu den Tools für den schnellen Informationsaustausch liegt der Schwerpunkt dieser Tools in der Planung und Steuerung von Arbeitspaketen und Projekten mit gemeinsamer Vergleich von Projektmanagement-Lösungen: Zum trusted-Vergleich

Tools zur Internettelefonie

Beispiel Tools für Internettelefonie: sipgate und Skype

Für Gespräche im Home Office bieten sich auf den ersten Blick die betrieblichen Mobiltelefone an. Allerdings bietet diese Lösung nicht die gleichen Funktionalitäten wie eine Telefonanlage, wie sie die meisten Unternehmen betreiben. Weiterleitung von Anrufen, Zusammenschaltung und Makeln von Anrufen sind über Mobiltelefone schwieriger, vor allem wenn die Anrufe der Kunden über die Festnetznummern erst auf das Mobiltelefon weitergeleitet werden und von da aus dann verwaltet werden sollen. Da sich nach der Pandemie viele Angestellten nach wie vor komplett oder zeitweise im Home im Home Office befinden, ist es sehr wichtig, dass diese Weiterleitung und Steuerung funktionieren. Abhilfe schaffen hier Cloud-Telefonanlagen. Für die schnelle und unkomplizierte Freischaltung und Nutzung dieser Cloud-Telefonanlagen und neuer Nummern im Netz für neue Mitarbeiter im Homeoffice benötigen Sie keine neue Hardware. Sie können hier auf bestehende Geräte zurückgreifen: Handys oder Laptops. Handys müssen über eine eSIM verfügen. Eine eSIM („embedded SIM) ist ein kleiner Chip, der fest in Ihrem eSIM-fähigen Handy verbaut ist. Hierauf können dann verschiedene eSIM-Profile geladen werden. Damit können die Mobilfunkgeräte mehrere Rufnummern nutzen und die SIM-Karten müssen nicht erst per Post verschickt werden, sondern können innerhalb weniger Augenblicke sofort auf das Handy geladen werden. Bisher ist dies nur mit den neuesten Handys möglich.

Eine Alternative bietet hier die VoIP-Telefonie. Hierzu nutzen Sie einfach Ihren Rechner oder Laptop zuhause, indem Sie ein sogenanntes Softphone darauf installieren: Ein Computerprogramm, welches alle Funktionen eines Telefons übernimmt. Sie können dann entweder das Mikrofon und den Lautsprecher Ihres Computers nutzen, oder ein Headset aufsetzen, wenn Sie nicht alleine im Raum sitzen und andere nicht stören wollen.

Mithilfe dieser modernen Technologie können Sie alle gewohnten Vorteile einer Telefonanlage auch im Homeoffice nutzen, und sogar die Telefonanlage von zuhause aus administrieren. Dies bedeutet nicht nur für Sie Komfort, sondern auch für die Kunden, welche Sie anrufen. Diese werden nicht merken, dass Sie im Homeoffice sitzen. Sie können weiterhin Makeln, Anrufe heranholen, Durchstellen und Konferenzen durchführen. Vergleich von Internettelefonie-Lösungen: Zum trusted-Vergleich

Tool zur Steigerung der Produktivität

Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagement Methodik, welches dem allein im Home Office arbeitenden eine Unterstützung sein kann, seine Arbeitszeit zu strukturieren. Es basiert auf dem Ansatz in Intervallen zu arbeiten. Die Methodik kann in 5 einfache Schritte heruntergebrochen werden (Beispiel einer Zeiteinteilung):

1. Aufgabe formulieren
2. Timer auf 25 Minuten stellen
3. Aufgabe bearbeiten bis der Timer klingelt
4. 5 Minuten Pause einlegen
5. nach 4 Intervallen eine längere Pause machen (ca. 20 Minuten)

Für die Pomodoro-Technik gibt es verschiedene Apps die Sie hierbei unterstützen können sowohl im Web als auch auf iOS oder Android.

Disclaimer/Hinweis:

Wir sind Spezialisten für Geschäftsprozessmanagement und IT-Strategie. Wir verkaufen keine Soft-oder Hardware und haben keine Verbindungen mit den im Text besprochenen Lösungen, – ausser dass wir die ein-oder andere Software selbst einsetzen. Die Logos und Markennahmen gehören den jeweiligen Markeninhabern.

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