Ein ERP-System ist ausserhalb der IT-Branche und der Produktion oftmals unbekannt. Wir beraten unsere Kunden und Interessenten täglich zu Themen, die mit ERP-Systemen zu tun haben und immer wieder bekommen wir Fragen gestellt wie "Was ist ein ERP-System und was kann es?"
Um ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen, habe ich diesen Artikel geschrieben, der für Nicht-Informatiker als auch für Nicht-Techniker eine kleine Hilfestellung sein soll.
Als ERP Berater ist es eine Selbstverständlichkeit mit IT- oder ERP Anforderungen umzugehen, technische Fragen zu beantworten oder Zusammenhänge in Programmabläufen darzustellen. Damit fällt es leicht, die Idee und das Konzept zu erklären, was ein ERP-System ist und was es kann. Um es für Nicht-Informatiker verständlich darzustellen, versuche ich – so weit es geht -, technische Fachbegriffe zu vermeiden, Sie werden mit Begriffen wie Integrationstools, Datenbanken und deren Eigenschaften, maschinelles lernen oder KI Anforderungen nur auf allgemein verständlicher Weise konfrontiert. Die IT-Spezialisten unter den Lesern mögen mir dies für diesen Fall nachsehen.
Es ist nicht einfach, ERP-Systeme für für Nicht-Informatiker allgemeinverständlich zu beschreiben. Mir ist dies beim Schreiben dieses Artikels aufgefallen, daß es viel leichter ist, sich mit Projektteams, Führungskräften oder unter ERP Beratern sich über Anforderungen, Systeme und Funktionen austauschen. Die Begrifflichkeit ist allen geläufig. Die Beschreibung oder die Diskussion welchen Nutzen ERP-Systeme, ERP-Architekturen, große zu verarbeitende Datenmengen, Workflows und Schnittstellenmanagement bringen, möchte ich mit dieser Publikation unterstützen und Mitarbeitern und Führungskräften ausserhalb der IT- eine kleine Hilfestellung und Überblick zu geben, wie ein ERP-System funktioniert.
Je mehr Verständnis und je mehr Information in einem Unternehmen schon bei der Definition der Anforderungen (ERP Lastenheft) über die Möglichkeiten, die eine ERP-Software bieten kann, vorhanden ist, desto besser kann definiert werden, wie Teams später Wertschöpfung für den Kunden designen wollen. Es ist auch hilfreich, wenn eine klare Vision für die Transformation zur Digitalisierung mit Hilfe eines modernen ERP-Systems erarbeitet werden muss.
Kurz gesagt, ERP-Software und ein ERP-System sind in der Lage eine Vielzahl operativer Prozesse (und die meisten) Funktionen in einem Unternehmen zu automatisieren. Sie digitalisiert und systematisiert Dinge wie Auftragserfassung, Bestandsverwaltung, Verkaufsstellen, Lagerverwaltung und andere kritische Geschäftsfunktionen und Geschäftsprozesse. Die Absicht besteht darin, Geschäftsprozesse und Daten in einem zentralen System (Datenbank, Datenquelle) zu konsolidieren. Dies kann über ein einziges ERP-System im gesamten Unternehmen oder über eine Reihe von verschiedenen integrierten Systemen erfolgen. Es ist auch möglich, dies über verschiedene Standorte eines Unternehmens zu realisieren.
Dies umzusetzen ist aber viel schwieriger als es im ersten Augenblick klingt. Selbst, wenn Sie eines der führenden ERP-Systeme oder eine der führenden ERP Software einsetzen wollen ist es eine große Business-Herausforderung (finanziell als auch organisatorisch). In verschiedenen Publikationen können Sie auf unserer Webseite nachlesen, welche Voraussetzungen zu berücksichtigen sind, wenn ein ERP Projekt erfolgreich umgesetzt werden soll.
Gehen Sie mit mir einfach in Ihrer Fantasie in ein Einzelhandelsgeschäft wie es sie in vielen Städten zuhauf gibt. Wenn Sie mit den Augen eines Verantwortlichen für Prozesse durch einen Shop gehen, werden Sie feststellen, dass beginnend von der Marketingautomatisierung, Nachfrageprognosen (also das Fullfillment, damit Ware wieder ins Regal oder an den Haken kommt) über Planungsprogramme zur Steuerung der Finanzen und der Abwicklung der Buchhaltung, die Anbindung der Verkaufskasse an das ERP-System, alles miteinander verbunden ist. Alles ist irgendwie miteinander vernetzt, baut auf Informationen auf und gibt Informationen weiter. Eine gute ERP Software berührt jeden wirklich Winkel eines Unternehmens. Vorausgesetzt, Sie haben es so geplant und dann auch so umgesetzt (konfiguriert).
Dies gilt insbesondere für eine komplexe und globale Lieferkette (Supply Chain). Bestellungen, Lagerbestände, Geld, Lieferanten, Kunden können aus der ganzen Welt kommen. Daher ist das Verständnis und der Blick auf die gesamte Liefer- und Wertschöpfungskette eines Unternehmens der Schlüssel dafür, dass ERP-Systeme für Ihr Unternehmen wertschöpfende eingesetzt werden können und dann auch funktionieren.
Es ist immer wieder erstaunlich, wie schnell sich dieses Unternehmen weiterentwickelt. Wie schnell haben sich Kunden im Zuge der Covid 19 Problematik an das einfache Bestellen und das mühelose Liefern gewöhnt. Lassen Sie einfach einmal Gespräche in Ihrem Bekanntenkreis Revue passieren, oder starten Sie eins zum Thema Internetshopping. Eventuell werden Sie feststellen, welches Nutzenversprechen zum Kauf bei Amazon animiert. Sie werden vermutlich auch feststellen, dass selbst Konsumenten ohne formelle betriebswirtschaftliche Ausbildung ein Gespür entwickeln, wie störend Amazon auf den den Einzelhandel in den Städten wirkt. Hier ist deutlich zu spüren, was der digitale Wandel für den Verbraucher an Vorteilen bringen kann. Sie stimmen mit den Füssen ab und verlagern Ihre Einkäufe einfach in das Internet. Bequem von zuhause aus. Dies funktioniert bei Amazon nur, weil ein ausgefeiltes ERP-System im Hintergrund die Warenwirtschaft und die Logistik managt. Zugegebenermaßen sind es bei diesem speziellen Fall noch andere Systeme und zum Teil auch Elemente aus der KI und eine enorme Fähigkeit Daten auszuwerten (auch wieder Elemente aus der künstlichen Intelligenz und der Statistik) die für diesen Servicegrad sorgen. Anbieter, die sich zu wenig oder gar nicht um die Digitalisierung der Kundenleistungen kümmern, werden diesem Anbieterdruck irgendwann nicht mehr standhalten können. Hinter all diesen Kundenprozessen steckt ein ausgeklügeltes ERP-System.
Wir arbeiten mit einer Reihe von Produktions- Dienstleistungs- und Vertriebsunternehmen zusammen, die sich damit herumschlagen, das gleiche Maß an Reaktionsfähigkeit und Datenanalysefähigkeit wie Amazon zu bieten, vor allem, weil es genau so ist, wie sich die Welt jetzt entwickelt – nicht unbedingt, weil Amazon ein direkter Konkurrent ist.
In Gesprächen mit unsere Kunden hören wir immer wieder, das sie überrascht waren, wie es möglich ist, Unternehmen besser und profitabler zu machen, und wie interessant es ist, zu erfahren, alle Prozesse auf den Kunden auszurichten. Auch das ist eine Fähigkeit, die ein ERP-System zur Unterstützung der Business-Prozesse leisten kann und wir meinen sogar muss. Aber es geht dabei um Geschäfts-Prozesse nicht um Softwarefeatures oder Funktionen eines Programmes. Diese haben die meisten der führenden ERP-Systeme zur Genüge im Standard eingebaut. Es geht um die intelligente Verknüpfung von Prozessabläufen, die für die Kunden einen Mehrwert darstellen und sie deswegen Kunden sind. Dies ist auch eine Herausforderung für ERP Berater im Rahmen eines Anforderungsmanagements, die besten Kundenprozesse zu designen und diese durch ERP Software effizient unterstützen zu lassen. Technologie ist dabei meist ein Teil der Lösung. Aber: Sie ist nicht immer eine Voraussetzung zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit. Wir haben Beispiele, bei denen Prozessverbesserungen, neue Aufgabenverteilung oder Schulungen von Mitarbeitern und die bessere Ausnutzung vorhandener Tools und Software schon zum Ziel führen.
Wenn ich Kunden ERP Software oder ERP-Systeme beschreiben soll, klingt dies nicht viel anders als es vor 10 oder fast 20 Jahren klang. Natürlich hat sich einiges in der Technologie, der Softwarearchitektur oder durch Lösungen aus und in der Cloud technologisch einiges verändert. Software wird heute mit künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen, mit Internet of This IoT ausgestattet. Diese Technologien gab es damals nicht.
Aber der Hauptzweck einer ERP Software hat sich kaum geändert. Es geht immer noch darum. dass Sie mit Hilfe einer ERP Software Ihr Unternehmen effizienter und effektiver machen können.
Wenn Sie sich mit der Auswahl oder der Nutzung einer ERP-Cloud Computing oder der Beschaffung von ERP Software auseinandersetzen, könnte es interessant sein, den ein oder anderen Artikel zum Thema: Was sollten Sie bei einer ERP Auswahl beachten oder „ERP-Berater- was ist ihr Mehrwert“ zu lesen.
Zusammenfassend und hoch aggregiert möchte ich die Antwort so formulieren: Es ist ein Softwaresystem welches alle Bereiche eines Unternehmens umfassen kann, mit dem Anspruch einer zentralen Datenhaltung und mit der Fähigkeit Kundenprozesse und die komplette Wertschöpfungskette zu unterstützen. Sie kann im eigenen Unternehmens installiert, als auch in Cloud Systemen genutzt werden. Ein ERP-System ist in der Lage über Schnittstellen andere Programme anzubinden und Daten auszutauschen.
Zögern Sie nicht, mit mir einen kostenlosen Termin zu vereinbaren falls Sie Fragen haben. Unser Mehrwert ist auf jeden Fall, dass wir durch Projekt der letzten 25 Jahre einiges an Erfahrung haben, worauf es bei einem ERP Projekt ankommt oder welche Aufgaben ein unabhängiger ERP Berater erfüllen muss um ein ERP Projekt erfolgreich abzuschliessen.
Und glauben Sie mir, die ganz großen Herausforderungen beginnen nach dem Kauf eines ERP-Systems. Vor allem dann, wenn das ERP Lastenheft Mängel hat. Diese Risiken können aber klein gehalten werden, wenn Erfahrung und Systematik bei der Projektarbeit eingesetzt werden.