Diese 10 Regeln für ERP Projekte und ERP Projektmanager sind aus vielen Projekten über mehrere Jahre zusammengetragen. Diese Regeln geben einen kleinen, aber wichtigen Erfahrungsschatz aus 30 Jahren Erfahrung im Rahmen von ERP Projekten, ERP Softwareauswahl und ERP Einführungen wieder.
Unsere 10 Regeln werden Ihnen helfen, eine ERP Softwareeinführung erfolgreich zu realisieren.
Inhaltsverzeichnis
- Regel 1: In Kontakt bleiben
- Regel 2: Mitarbeiter unterstützen
- Regel 3: Zeit nehmen für Qualitätssicherung
- Regel 4: Das Ziel nicht aus den Augen verlieren
- Regel 5: Mit Störenfrieden angemessen umgehen
- Regel 6: Ehrlich sein und zuhören
- Regel 7: Hindernisse früh erkennen und eliminieren
- Regel 8: Kommunikation ist Key
- Regel 9: Frühwarnsystem
- Regel 10: Know-How aneignen
- Fazit
Regel 1: In Kontakt bleiben
Ein ERP-Projektleiter (Projektmanager) sollte mit jedem, der an seinem Projekt mitarbeitet einmal in der Woche Kontakt haben. Er sollte alle Teilprojektleiter (sofern das ERP-Projekt groß genug ist, um Teilprojektleiter zu haben) natürlich persönlich kennen und sich mit Ihnen austauschen. In Organisationen, die lokal tätig sind, ist dies leichter zu realisieren als in internationalen, über mehrere Zeitzonen hinweg verteilten Projekten mit internationalen Teilprojektleitern.
Regel 2: Mitarbeiter unterstützen
Es gilt für den Projektleiter nach wie vor, die richtigen Mitarbeiter für sein Team zu finden, zu gewinnen und sie dann bei ihrer Arbeit nicht zu behindern.
In Matrixorganisationen ist es wichtig, zum direkten Vorgesetzten der Projektmitarbeiter direkten Kontakt zu halten, denn Sie werden seine Zustimmung benötigen, wenn Sie die Arbeitszeit ihres Projektmitglieds wirklich abrufen und im angestammten Aufgabenfeld ihre Teammitglieds Ressourcen-Engpässe entstehen.
Regel 3: Zeit nehmen für Qualitätssicherung
Schnell zu sein, ersetzt weder strategisches Denken noch ein funktionierendes Qualitätswesen. Als Projektleiter müssen Sie daher das Problem erkennen, bevor sie es lösen. Deshalb ist es wichtig und entscheidend, dass sie sich die Zeit nehmen, um über die Konsequenzen des Handelns oder ihrer Anweisungen nachzudenken.
Regel 4: Das Ziel nicht aus den Augen verlieren
Vorgesetzte und Projektauftraggeber (Projektsponsoren eines ERP Projektes) müssen den Lösungsweg nicht kennen, aber Sie als Projektleiter müssen genau wissen, welche Lösung das Management erwartet. Ein Projektleiter, der das Ziel (oder den genauen Projektauftrag) aus den Augen verliert, wird sehr schnell selbst zum Problem in einem ERP Projekt.
Regel 5: Mit Störenfrieden angemessen umgehen
Ein guter Projektleiter wird niemals demjenigen, der sich unangemessen verhält, eine Retourkutsche verpassen. Das ist kein Verhalten eines guten ERP Projektleiters und würde im schlimmsten Fall das gesamte Projektergebnis gefährden.
Regel 6: Ehrlich sein und zuhören
Werden sie keinesfalls so selbstherrlich und überheblich, dass Sie Ihre Meinung nicht mehr ändern können. Dies trifft vor allem dann zu, wenn ihnen ihre Teilprojektleiter oder ihre Projekt-Teammitglieder Sachverhalte darstellen oder Konsequenzen aufzeigen, bei denen Sie falsch liegen. Sorgen Sie vielmehr dafür, dass die Zusammenarbeit in Ihrem ERP-Projekt dadurch gekennzeichnet ist, dass jede Meinung zählt, Sachverhalte klar angesprochen und Hinweise von allen Teammitgliedern wichtig und erwünscht sind. Damit können Ihre Teammitglieder einen wertvollen Beitrag leisten, jederzeit falsche Entscheidungen schnell zu erkennen und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden können. Damit kann das ERP-Projekt insgesamt ein besseres Endergebnis erzielen.
Regel 7: Hindernisse früh erkennen und eliminieren
Hindernisse und Erschwernisse, die später zu echten Problemen werden, sollten möglichst frühzeitig aus dem Weg geräumt werden. Die Projektplanung ist der wichtigste Teil der Projektarbeit. Die Qualitätssicherung und das Review vieler gescheiterter Projekte hat gezeigt, dass daß meist die grundlegenden Fehler schon in der Planungsphase gemacht wurden.
Regel 8: Kommunikation ist Key
Eine der wesentlichen Erfolgsfaktoren für ein ERP-Projekt und für den ERP-Projektleiter ist die Kommunikation mit den Projektmitarbeitern und dem ERP-Projekt-Team. Ein ERP-Projektleiter muss sein ERP-Team immer über den aktuellen Projektstand auf dem Laufenden halten. Die Informationen über Änderungen im Ablauf, Änderungen in den Teilprojekten oder der Planung sollten zuerst die ERP Projekt-Teammitglieder vom ERP Projektleiter erfahren. Nur damit kann einer Gerüchteküche und Falschmeldungen den Boden entzogen werden. Der ERP Projektleiter, der sein Team im Dunkeln tappen lässt, wird vom ERP Team ebenso behandelt und im schlimmsten Fall als nicht glaubwürdig eingestuft.
Regel 9: Frühwarnsystem
Einrichtung eines Frühwarnsystems durch ausreichende und umfassende Kommunikation mit dem ERP Projekt Team. Damit kann der ERP-Projektleiter sicherstellen, dass er Informationen und Sachverhalte frühzeitig bewerten, eventuell Maßnahmen einleiten und das ERP-Projekt damit auf Zielkurs halten kann.
Regel 10: Know-How aneignen
In einem ERP-Projekt muss der ERP-Projektleiter die Fachsprache des Bereiches und der Abteilungen für den er Verantwortung trägt, beherrschen. Dies gilt auch für die Bereiche, die als Schnittmengen oder im Rahmen eines Schnittstellenmanagements in irgendeiner Weise in Berührung mit dem ERP-Projekt kommen. Der ERP-Projektmanager muss über das notwendige Know-How verfügen um wirksam zu sein. Wer seine Mitarbeiter und die Themen nicht versteht, kann sie auch nicht führen.
Fazit
Die Auseinandersetzung mit diesen 10 grundsätzlichen Regeln kann in einem ERP Projekt der ERP Projektleiter die Grundlage schaffen, ein ERP Projekt erfolgreich zu beenden. Es gibt noch weitere Punkte und Zusammenhänge, die zu beachten sind, aber diese 10 Regeln sind die Grundlage für einen guten Start. Machen Sie sich diese Punkte zu eigen und Sie sind auf dem richtigen Weg zum erfolgreichen ERP Projektmanager.
