Eine ERP Einführung ist immer ein Risiko für ein Unternehmen. Es ist Aufgabe der Geschäftsleitung und des Projektmanagers, Risiken im Rahmen einer ERP Einführung zu erkennen und darzustellen. Geeignete Maßnahmen zur Reduzierung oder zur Vermeidung dieser Risiken sind Aufgabe des Projektleiters und Programmmanagers sowie aller Beteiligten. Vor allem in Bezug auf einer ERP Einführung und Schatten IT Erstellung und Nutzung dieser Lösungen in den Fachabteilungen
Welche Risiken gibt es bei einer ERP Einführung und wie sind sie zu erkennen?
In diesem Beitrag möchte ich mich auf die Risiken der sogenannten Schatten IT konzentrieren. Selbstverständlich gibt es noch viele andere Risiken die zu berücksichtigen sind, die aber an anderer Stelle besprochen werden.
Was ist Schatten IT?
Als Schatten IT wird in der Regel Software bezeichnet, die von Fachabteilungen oder einzelnen Mitarbeitern im Unternehmen auf eigene Faust und / oder ohne Wissen und Betreuung durch das offizielle IT Management eingesetzt wird. Dies hat in der Regel zur Folge, dass die offiziellen Anforderungen und Standards (Compliance und Datenschutz) des Unternehmens und des Gesetzgebers nicht beaufsichtigt werden. Auch im Rahmen der Wartung, der Dokumentation und der IT Sicherheit ist nicht gewährleistet, dass die Schatten IT geforderte Standards einhält. Vor allem müssen Sie die Umfänge der eingesetzten, nicht zentral erfassten und der IT-Administration nicht bekannten Softwarelösungen kennen und berücksichtigen, wenn Sie eine ERP Auswahl, ein ERP Lastenheft und ein ERP Projekt initiieren wollen. Dabei ist es zu diesem Zeitpunkt noch nicht notwendig zu wissen, ob sie eine on premise oder eine ERP Cloud Lösung einsetzen werden.
Weshalb ist bei der ERP Einführung die Schatten IT ein Problem?
Es ist sinnvoll, dass vor einer ERP Auswahl eine Inventarisierung der bestehenden Prozesse vorgenommen wird. Wir haben für unsere Kunden dort den größten ROI erzielt, wenn die zukünftigen Prozesse ebenfalls designet wurden. Schnittstellen und Programme die an ein ERP-System Daten liefern oder vom ERP-System Daten erhalten, sind aufzunehmen und deren Funktion, Datenaustauschformate und Verhalten zu dokumentierten.
Dies ist wichtig, um notwendige Prozesse auch im künftigen ERP-System abzubilden. Und nun kommt die große Unbekannte, die Schatten IT ins Spiel.
Welche Programme gibt es im Unternehmen zusätzlich, die in irgend einer Art und Weise Daten erzeugen, Berechnungen durchführen und Informationen austauschen? Es ist immer eine große Herausforderung diese Programme zu entdecken. Dabei spielen vor allem Tabellenkalkulationen und kleine Datenbanken in den Fachabteilungen eine große Rolle. Zunehmend sind auch Cloud Lösungen im Einsatz, bei denen in Unternehmen die kostenlosen Grundfunktionen der Cloud Anbieter gerne genutzt werden. Kritisch wird es dann, wenn solche IT Lösungen wichtig für den Betrieb von ERP-Systemen werden eine entscheidende Rolle für kritische Anwendungen bekommen.
Dies war im Rahmen einer cyberLAGO (www.cyberlago.net) Veranstaltung am 3.5.2017 ein Schwerpunkt eines Vortrages von Dr. Stephan Zimmermann, der im Rahmen seiner Promotion zu diesem Thema geforscht hat.
In der anschließenden Podiumsdiskussion zusammen mit dem Dekan der HTWG Konstanz Herrn Prof. Dr. Jürgen Neuschwander, Jens Müller GF von mdbw GmbH und Dr. Harald Dreher von Dreher Consulting wurde in der Podiumsdiskussion auf die Problematik dieser Schatten IT eingegangen.
Fazit der Diskussion
Innovative Lösungen in den Fachabteilungen können zu Prozessverbesserungen führen uns sind nicht per se negativ. Es ist entscheidend, dass diese Lösungen Inventarisiert werden, damit ein Überblick über den Einsatz von IT im Unternehmen möglich ist.
Die Probleme der Schatten IT sind nicht zu vernachlässigen, vor allem unter den Gesichtspunkten der IT Sicherheit, der Dokumentation der Lösungen, der Bündelung von know how auf den Programmersteller sowie die Pflege und Wartung dieser Lösungen.
Wie kann Schatten IT reduziert werden?
Je stärker die Regularien sind und je schwieriger es für die Fachabteilungen wird, Lösungen von der IT selbst zu bekommen, desto eher wird Schatten IT aufblühen. Das heißt, die Hürde für die Fachabteilung zum Leistungsbezug aus der IT Abteilung muss so klein wie möglich sein.
Was bedeutet dies für die ERP Einführung und Schatten IT?
Die IT Abteilungen müssen aus der Situation des Enablers ausbrechen und proaktiv den Fachabteilungen als Partner zur Verfügung stehen. Gemeinsame Fokussierung auf Unterstützung der Wertschöpfungsprozesse zum Kunden sind der Schlüssel zum Erfolg. Damit reduziert sich die Anzahl der eingesetzten Schatten IT Lösungen und bei der Inventarisierung gibt es keinen Grund das Ein-oder Andere, in den Fachabteilungen entwickelte Programme, nicht zu veröffentlichen und der IT Strategie und der Compliance einzugliedern und zu monitoren.
