ERP Einführung in einer Genossenschaft

ERP-Einführung – häufig verbindet man unter diesem Zusammenhang die Implementierung einer ERP-Software in großen Industrieunternehmen. Das mag daran liegen, dass diese Unternehmen Vorreiterrollen im Rahmen von Digitalisierung, Transformation von analog auf digitale Abläufe übernehmen. Diese Vorreiterrolle ist auf verschiedene Umstände zurückzuführen, unter anderem auf starken nationalen und internationalernWettbewerb, Innovationsdruck und viele mehr. Im Gegenzug sind Genossenschaften eher national ausgerichtet und in weniger industriell geprägten Branchen tätig, wo eine geringere Innovationsgeschwindigkeit anzutreffen ist.

Welche Geschäftsmodelle der Genossenschaften sind die Business Treiber von morgen?

Heute ist ein Trend erkennbar von oftmals in der Handelsbranche tätigen Genossenschaften, die ihre veralteten Warenwirtschaftssysteme aufgeben und ihre Supply Chain im Rahmen einer ERP-Einführung optimieren wollen. Allerdings bringt diese Rechtsform eine ganze Reihe an Spezialanforderungen mit sich, an denen Einführungen von standardisierten Handelssoftwares oftmals scheitern.

Was können spezielle Anforderungen einer Handels-Genossenschaft an ein ERP-System sein?

Was sind die deutlichen Unterschiede zu klassischen Industrieunternehmen?

Die Mitgliederverwaltung und deren Stammdaten spielen eine zentrale Rolle im Alltag einer Genossenschaft und sind mit vielen unterschiedlichen Vorgängen und Prozessen im Austausch von Daten.

In diesem Zusammenhang sind Dividendenzahlungen oder Warenrückvergütungszahlungen aber auch gewöhnliche Lieferantenabrechnungen an diese Daten gebunden. Hier sind die Besonderheiten der Prozesslandschaft der Genossenschaften mit Ihren eigenen Geschäftsmodellen in einem ERP Anfoderungskonzept und danach in einem ERP Pflichtenheft unbedingt darzustellen. Nach unserer Erfahrung reicht es nicht, den Geschäftsprozess kurz als Funktion zu Beschreiben, sondern es ist notwendig, den Prozessablauf in einer Notation (zum Beispiel in BPMN2-Standard) und in einer Textbeschreibung zu dokumentieren. Dies erleichtert allen Beteiligten die Zusammenarbeit und ermöglicht jedem Anwender die Chance den Gesamtprozess zu verstehen.

Abschließend noch ein Beispiel aus dem Genossenschaftshandel mit Schwerpunkt Agrar:  im Lebensmittelbereich (Gemüse, Obst etc.) wird oft eine von Tagespreisen abhängige, retrograde Auszahlung an den Lieferanten, also an das Genossenschaftsmitglied, berechnet und ist Grundlage für dessen Vergütung und Auszahlung.

Eine weiter Spezialität des Genossenschaftshandels aus steuerlicher Sicht

Umfasst eine Genossenschaft aus der Handelsbranche Geschäftsbereiche, die nicht ausschließlich von Genossenschaftsmitgliedern als Lieferanten bedient werden, muss das Unternehmen aus steuerrechtlicher Sicht zwei Firmierungen nach außen führen.

Jedoch müssen nicht nur aus steuerrechtlicher Sicht zwei (rechtlich) getrennte Firmen nach außen in Erscheinung treten. Ein Beispiel dazu wäre eine Genossenschaft, die Lebensmittel aus landwirtschaftlicher Produktion vertreibt. Um in den Genuss staatlicher Fördergelder zu kommen, muss auch hier eine klare Abgrenzung von rein genossenschaftlicher Vermarktung und Vermarktung von diversen anderen Lieferanten. So kann die Anforderung einer Abbildung mehrerer Mandanten bspw. durch eine Intercompany-Lösung gelöst werden.

Die Anforderungen an Leistungsverrechnungen, Güterverrechnungen, Lagerbewegungen ohne physische Lagerbewegung (Umbuchungen etc.) sind für alle Anwendungsfälle zu definieren und im Rahmen der ERP Einführung und ERP Qualitätssicherung permanent zu prüfen.

Erfahrungen der Softwareanbieter für solche Spezialfälle oft gering

Viele ERP-Anbieter haben in diesen Bereichen selbst nur wenig Erfahrung. Verkaufsveranstaltungen mit verschönter Darstellung der Systeme verfälschen oftmals den Blick auf wesentliche Anforderungen der Genossenschaften. Das erschwert Genossenschaften bereits die Auswahl geeigneter ERP-Anbieter. Oftmals werden dadurch Entscheidungen für ERP-Systeme getroffen, die fernab jeglichen Standards einige Zusatzprogrammierungen enthalten. Häufig werden daraus verheerend kostenintensive Investitionsprojekte. Budgets können nicht eingehalten werden, die TCO (Total Cost of Ownership) des ERP-Systems sind deutlich zu hoch und somit der notwendige ROI (Return on Investment) auch zu niedrig. Jedoch hat eine Fehlentscheidung mit Abweichungen vom Standard nicht nur Auswirkungen auf die Investitionskosten. Auch die Updatefähigkeit des Systems ist ein nicht zu vernachlässigender Punkt. Um das Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu halten, ist eine updatefähige Software essentiell, bereitet aber allen Beteiligten mehr und mehr Kopfzerbrechen, wenn die implementierten Prozesse so einmalig sind, dass sie in Standardlösungen nicht abgebildet werden oder sollen weil es wirkliche Einzelfälle in der Prozesslandschaft und im Unternehmen sind.

Change Management ist notwendig bei einer ERP Einführung in einer Genossenschaft

Dies erfordert dann eine intensive Auseinandersetzung mit den Geschäftsprozessen und eventuell auch den Abschied von alten Vorgängen und Abläufen. Diese Veränderung ist für viele Mitarbeiter nicht immer einfach zu bewerkstelligen. Die Gründe dafür sind oft vielfältig und nachvollziehbar. Deshalb ist es entscheidend, die Umsetzungsplanung zusammen in einem erfahrenen Team zu realisieren. Change Management und die Nutzung der Werkzeuge um diese Veränderung dauerhaft im Unternehmen zu verankern sind die big points bei einer ERP Einführung in einer Genossenschaft – vor allem einer Handelsgenossenschaft im Agrarumfeld.