ERP Berater – Was sind Aufgaben eines unabhängigen ERP Beraters?

ERP-Berater – ein notwendiges Übel oder eine wirkliche Hilfe? Übersicht und Klarheit in einem undurchsichtigen Markt. Welche Rollen spielen ERP-Berater aus einem Softwarehaus oder welche Hilfe kann ein unabhängiger ERP-Berater leisten?

Management Zusammenfassung:

Ein unabhängiger ERP-Berater bietet objektive Beratung und Fachwissen, um Unternehmen bei der erfolgreichen Implementierung, Anpassung und Optimierung ihrer ERP-Systeme zu unterstützen. Mit dem Schwerpunkt auf Bewertung und Auswahl, Implementierung, Anpassung und Optimierung kann ein unabhängiger ERP-Berater Unternehmen dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen und ihre Leistung zu verbessern.
Wir möchten Sie dabei auch auf eine sorgfältige Beraterauswahl sensibilisieren. Lassen Sie sich durch (junge) gut gestylte Webseiten nicht täuschen. Es geht nichts über Erfahrung. 
Ein erfolgreiches ERP-Projekt entscheidet sich in der Umsetzung. Der Nutzen unabhängiger, erfahrener ERP-Berater ist "Gold Wert" oder sogar "unbezahlbar wertvoll".

Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) sind wichtige Instrumente, mit denen Unternehmen ihre Kerngeschäftsprozesse wie Buchhaltung, Beschaffung, Bestandsverwaltung und vieles mehr verwalten. Die Implementierung und Anpassung eines ERP-Systems kann ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess sein, und Unternehmen benötigen oft das Fachwissen eines unabhängigen ERP-Beraters, der ihnen hilft, den Prozess zu steuern und ihre Ziele zu erreichen.

Inhaltsverzeichnis

1. ERP-Berater:  Einsatz, Grenzen und Nutzen von ERP-Beratern
2. Wie muss man sich heute ein ERP-System vorstellen?
3. Welche Rollen der ERP-Berater gibt es?
4. Qualifikationen und Aufgaben eines ERP-Beraters
5. Fazit – Hinweise zum Einsatz verschiedener Typen von ERP-Berater bei ERP-Projekten

ERP-Berater:  Einsatz, Grenzen und Nutzen von ERP-Beratern

Im Rahmen von Initiativen zur Digitalisierung und bei vielen Projekten zu Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit, konzentrieren sich Unternehmen relativ schnell auf die Verbindung von Digitalisierung zu einer notwendigen Unterstützung durch ein ERP-System. 

Damit soll sich ein Unternehmen durch effektive Planung und Steuerung, durch effiziente Workflows und durch Integration aller Daten innerhalb eines ERP-Systems Wettbewerbsvorteile verschaffen.

Spätestens ab dem Zeitpunkt zu dem sich ein Unternehmen für eine Anschaffung eines neuen ERP-Systems entschieden hat, tauchen Fragen auf,  die so ähnlich lauten können:

• Wie umfangreich soll unsere ERP-Auswahl werden?
• Welche Elemente (Module) wollen wir bei einer ERP-Auswahl berücksichtigen?
• Wie finden wir den besten ERP-System-Anbieter für uns?
• Welches ERP-System sollen wir als Unternehmen einführen?
• Wer wird in unserem Unternehmen ERP-Projektleiter?
• Sollen wir uns externe Hilfe durch einen ERP-Berater holen?
• Wie sicher können wir sein, dass der ERP-Berater unabhängig ist?
• Welchen Einfluss wollen wir einem ERP-Berater einräumen?

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Was macht ein ERP-Berater?

Welche Rolle kann ein ERP Berater einnehmen?

• Bewertung und Auswahl: Unabhängige ERP-Berater bieten objektive Beratung und Anleitung, um Unternehmen bei der Auswahl des besten ERP-Systems für ihre spezifischen Anforderungen zu unterstützen. Dies kann die Durchführung einer gründlichen Bewertung der aktuellen Prozesse und Anforderungen des Unternehmens, die Evaluierung potenzieller ERP-Lösungen und die Abgabe von Empfehlungen umfassen.
• Implementierung: Ein unabhängiger ERP-Berater kann Unternehmen bei der Planung und Durchführung der Implementierung ihres ERP-Systems unterstützen und sicherstellen, dass das System richtig konfiguriert und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist. Dies kann die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen bei der Entwicklung eines Projektplans, die Leitung des Implementierungsteams und die Gewährleistung der vollständigen Integration des Systems mit anderen Systemen und Prozessen umfassen.
• Anpassung: Ein unabhängiger ERP-Berater kann Unternehmen dabei helfen, ihr ERP-System an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und dessen Leistung zu optimieren. Dies kann die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen beinhalten, um Bereiche zu identifizieren, in denen das System verbessert werden kann, die Entwicklung und das Testen von Anpassungen sowie die Schulung der Benutzer.
• Optimierung: Ein unabhängiger ERP-Berater kann Unternehmen dabei helfen, ihr ERP-System zu optimieren, um sicherzustellen, dass es effizient und effektiv läuft. Dies kann die Überprüfung der Unternehmensprozesse und die Ausarbeitung von Verbesserungsvorschlägen, die Identifizierung und Lösung von Leistungsproblemen sowie die Bereitstellung von laufendem Support und Wartung umfassen.

Wie muss man sich heute ein ERP-System vorstellen?

Die Unterstützung der Anforderung der Supply Chain (Lieferkettenmanagement), Entwicklung, Konstruktion, Beschaffung, Auslieferungslogistik, Service und Kundendienst sind je nach Unternehmen Kernprozesse, die durch ein ERP-System unterstützt werden müssen. Kernprozesse können je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich aussehen. Manche Unternehmen nennen Finanzprozesse, HR-Anforderungen oder die Bereitstellungen von Daten für e-commerce Systeme als Bestandteil ihrer ERP-Kernprozesse.Gemeinsam ist in allen Unternehmen, dass das Management mit Hilfe des ERP-Systems erzeugte Daten aufbereitet, bereitgestellt und für Management Entscheidungen zur Verfügung stehen müssen.Die Anforderungen gehen dabei von langfristigen Zeiträumen (monatliche, jährlich) bis hin zu Echtzeitinformationen über den Zustand einer Maschine, eines Fertigungsauftrages oder des Lagerbestands. Dabei ist entscheidend, dass ein ERP-System auf einer gemeinsamen Datenbasis auf alle Daten zugreifen können muss. Dieses Design ist bei den meisten Unternehmen unterschiedlich, ebenso die Darstellung der erfassten und aufbereiteten ERP-Daten.

Heutige ERP-Systeme werden meist auf 3 Installationsarten genutzt: 

1. Betrieb auf unternehmenseigenen Servern (on premise). 
2. Betrieb in einer Cloud als Softwareservice (SaaS) sowie
3. Betrieb in einer Mischung aus beiden Betriebsarten (hybride-ERP-Systeme und Installationen)

Wie unterscheiden sich ERP-Berater?

Zuerst ist es wichtig, die Begriffe, und Berufsbezeichnungen von ERP-Beratern darzustellen. Wir unterscheiden drei Kategorien von ERP Beratern:

1. ERP Berater der Softwarebranche – (Softwarehaus ist Arbeitgeber)
2. ERP Berater aus dem Consulting-und Beratungsbereich (Beratungsunternehmen ist Arbeitgeber)
3. ERP Berater im Kundenunternehmen zur Beratung der Anwender (Unternehmen und Nutzer ist Arbeitgeber)

Vor mehreren Jahren waren die autodidaktisch ausgebildeten ERP-Berater noch zahlreicher als heute. Meist waren dies erfahrene Mitarbeiter, die in einem Unternehmen die Vermittlerrolle zwischen IT und Business eingenommen haben.

Der Weg vom (Anwender-) Unternehmen zum ERP-Berater ins Softwarehaus

Zum Teil kamen diese auch aus den Fachbereichen und haben den Sprung auf einen Job in ein SAP, Microsoft Dynamics oder ERP-Systemhaus gemacht um dort als ERP Berater für mittelständischen Unternehmen im Pre- oder After- Sales Verkauf oder in der Implementierung Unterstützung zu leisten. Beim Sprung vom Anwender zum Softwarehaus wurde in der Regel das Fachwissen über die Prozesse und das Wissen um die reale Anwendung monetär belohnt. Dies konnte für ein Unternehmen welches Software installieren wollte, hilfreich sein, weil ein „Praktiker“ wusste, worum es in der Praxis ging. Inzwischen sind die Anforderungen an die Ausbildung für ERP-Berater gestiegen. Dadurch hat der Akademisierungsgrad insgesamt und speziell auch für die Einführung von ERP-Systemen und ERP-Lösungen zugenommen, so dass mehr und mehr auch theoretisch umfassend ausgebildete ERP-Consultants anzutreffen sind.

Der Weg vom ERP-Berater des Softwarehauses zum Anwender

Der Sprung vom Softwarehaus zum Anwender wurde und wird auch gelegentlich durchgeführt, scheitert aber oftmals an der monetären Ausgestaltung in einem Produktionsunternehmen, da beim Softwarehaus die ständigen wechselnden Arbeitsplätze und Einsatzorte, das permanente Reisen und längere Arbeitszeiten vor Ort beim Kunden eingepreist sind. Das Angebotsspektrum für permanente Weiterbildung, gerade auf Microsoft Dynamic, SAP und Oracle ERP Systemen ist bei den ERP-Softwareanbietern in der Regel größer als bei einem mittelständischen Unternehmen.

Qualifikationen und Aufgaben eines ERP-Beraters

Kategorie 1: ERP-Berater der ERP-Softwarehersteller oder ERP-Systemanbieter

Heute sind in der Regel akademisch ausgebildete Mitarbeiter, die aus den Bereichen Betriebswirtschaft, Logistik, Wirtschaftsingenieurwesen, anderen Fakultäten oder gelernten Verkäufern mit IT Affinität stammen, im Einsatz. Die allererste Aufgabe ist normalerweise die Verkaufsunterstützung bei Präsentationen bei Interessenten oder Kunden, die neue Module anschaffen wollen. Durch eine intensive Ausbildung am Softwareprodukt (am Softwarepaket als ganzes, oder als Modulspezialist z.B. für das Modul Einkauf oder Materialwirtschaft etc…) ist es möglich umfangreiches Wissen über die Softwarelösung zu erlangen.  Diese intensive Auseinandersetzung und durch permanente Schulungen zur Leistungsfähigkeit des eigenen Produktes macht den ERP Berater aus dem Softwarehaus zu einem prädestinierten Ansprechpartner für den Kunden des Softwarehauses. Falls auch die soziale Komponente Präsentations- und Argumentationstechnik ausgeprägt ist, wird ein ERP Berater dann auch gerne als Präsentator beim potentiellen Kunden eingesetzt.

Wo ist der ERP-Berater des Softwarehauses wertvoll und wirkungsvoll?

• wenn es um die Darstellung der Fähigkeiten der Software geht.
• wenn es um spezielle Anforderungen an eine Softwarelösung geht.
• wenn es um Anwendung von Best Practice Wissen geht, (wie könnte mit der Software dieses oder jenes Problem oder der Geschäftsprozess gelöst werden?)
• In der Pre- Sales oder Implementierungsphase ist der ERP Berater des Softwarehauses oftmals der Ansprechpartner bei der realen Installation der Software und der Prozessparameter.

Wo sind die Grenzen, oder wo wird es für einen ERP-Softwareberater aus dem Softwarehaus kritisch?

• Je größer die Softwarepakete sind, desto eher wird sich der Berater auf ein Paket oder Modul beschränken. Dies kann dazu führen, dass bei Prozess-oder Schnittstellenfragen keine Auskunft über das andere Modul gegeben werden kann, weil es einfach nicht gewusst wird und auf den Kollegen, der das andere Modul betreut verwiesen werden muss.
• Bei Anpassungen der Software an die Gegebenheiten des Kunden kann es vorkommen, dass der ERP Berater die funktionale Lösung seiner Software implementiert, obwohl es eventuell notwendig gewesen wäre, den Gesamtprozess im Unternehmen in Frage zu stellen. Dies gerne auch deshalb, weil die Installation zum Abschluss kommen muss.

Nicht zu Vergessen:daß der ERP-Berater eines ERP-Anbieters (Softwarehaus) sein Produkt in den Vordergrund stellen muss. Dies bedeutet für den potentiellen Kunden, dass eine neutrale ERP-Beratung oder eine neutrale ERP-Auswahl bei der Suche nach der besten ERP-Lösung für seine Aufgabenstellung nicht sichergestellt ist.

Kategorie 2: ERP-Berater aus dem unabhängigen ERP-Consulting und der unabhängigen ERP-Beratung

Auch hier gilt der hohe anzutreffende Akademisierungsgrad. Die Consultants kommen aus allen Fachrichtungen der Wissenschaft und Fakultäten.

Wo ist ein ERP-Berater aus einem ERP-Consulting Unternehmen wertvoll und wirkungsvoll?

• Unabhängige Berater werden in der Regel bei den strategischen Aufgabenstellungen zur IT Strategie, der Konzeption von Organisationslösungen und der Definition von Anforderungen an ein ERP System oder an eine Unternehmenssoftware eingesetzt. Der Gedanke dabei beruht auf der Idee des Zukaufes von Wissen und Best Practice, weniger auf dem Zukauf von Kapazität.
• Durch den Einsatz in vielen Unternehmen ist davon auszugehen, dass die Berater viele Fragestellungen kennen, bei denen Sie Lösungen oder Best Practice in die Konzeption einfließen lassen können. Dies vor allem, wenn es Berater sind, die sich mit den Anforderungen der Branche auseinandergesetzt haben und wissen wie die Effizienzkennzahlen und KPI´s des Branchenmarkt für den Kunden gewinnbringend einsetzbar sind. In der Regel werden Berater von Consultingunternehmen auch in Rahmen ihrer Ausbildung auf das Lösen von Business Cases vorbereitet, auf analytisch und methodisch sauberes, nachvollziehbares Vorgehen und auf die Nutzung von Präsentationstechniken. Normalerweise sind die ERP Consultants auf Branchen und Branchenpakete geschult.
• Die eigentliche Stärke der Consultants ist aber deren Unabhängigkeit bei der Erstellung von Konzepten, Anforderungskatalogen ERP-Lastenheften und die Expertise bei der Auswahl von Softwarepartnern zu Einführung von zum Beispiel ERP-Systemen. Die Begleitung von ERP-Projekten bei Unternehmen ist eine der Kernelemente einer unabhängigen ERP-Beratung
• ERP-Berater aus Consulting Unternehmen sind in der Lage, Testszenarien zu definieren, die Ergebnisse zu qualifizieren und damit dem Kunden die Sicherheit zu geben, dass die installierte oder in der Cloud genutzte ERP-Software den Anforderungen aus dem Vertragsmanagement entspricht.
• Unabhängige ERP-Berater unterstützen bei der Vertragsausgestaltung und können Hinweise geben, welche Punkte im Vertragsmanagement besondere Beachtung finden sollen.
• Sie sind nur Ihrem Auftraggeber verpflichtet und müssen keine ERP-Lösung verkaufen, sondern suchen die beste Lösung für ihren Kunden.

Wo sind die Grenzen, oder wo wird es für einen ERP Consultant kritisch?

• Wenn der ERP-Berater zu wenig Berufserfahrung hat ist er für die Gestaltung und Umsetzung von Prozessen in der Regel nicht wirklich geeignet. Im Rahmen einer Projektarbeit für die Definition von Organisationsmodellen oder die Erstellung von Anforderungskonzepten sind diese ERP-Consultants unter der Leitung von erfahrenen ERP-Projektleitern aber gut geeignet.
• Hier ist die Kombination aus einem erfahrenen Projektleiter und einen jungen, kritischen, inspirierenden Team der Schlüssel für einen Erfolg und für exzellentes Business Design und deren Umsetzung.

Kategorie 3: ERP-Berater im bzw. aus dem Kundenunternehmen

Der Akademisierungsgrad kann relativ hoch sein, in der Regel liegt er aber unter dem aus dem Consulting Bereich oder aus der Softwarebranche. Weshalb ist dies so? Der Grund liegt in der Regel im Alter der inhouse ERP-Berater begründet, und auch an der Struktur der internen Organisation. Es hängt auch sehr stark davon ab, an welche Organisationseinheit der inhouse ERP-Berater berichtet. Ist der Mitglied der IT-Familie oder ist er Mitglied innerhalb des Business Bereiches um bei einer ERP-Auswahl und bei einer ERP-Einführung Prozesslösungen und Prozessoptimierungen aktiv einbringen zu können? Welche Kompetenzen hat er und was ist sein Aufgabengebiet?

Wo sind die Grenzen, oder ab wann wird es für einen ERP-Berater eines ERP-Systemanbieters kritisch im Hinblick auf die Interessenlage als Verkäufer von Software und Programmiertagen?

Überall dort, wo die Nutzer der Softwarelösung einen direkten Zugang zum inhouse ERP-Berater haben. Dort können Anforderungen artikuliert, Verbesserungspotentiale besprochen und Schulungskonzepte erarbeitet werden. Je größer ein Unternehmen ist, desto eher sind die inhouse ERP-Berater auch auf Pakete oder Module geschult. Wichtig ist auch die Unterscheidung zwischen Systemberatern für die Infrastruktur (meist Administratoren) und den Prozessberatern, die sich um die Optimierung der IT Business Prozesse und um die Zusammenarbeit verschiedener Softwarepakete kümmern und verdient machen. Je kleiner ein Unternehmen ist, desto eher ist vieles in Personalunion anzutreffen. Nicht unbedingt die Systembetreuung, aber vielmehr die Verantwortung für mehrere Softwarepakete der Anwender im eigenen Haus.

• Die inhouse ERP-Berater sind dort wertvoll, wo sie direkt einwirken können, Fehler sofort beseitigen, Testszenarien aufbauen, die Software auf neue Versionen migrieren und die Anforderungen der Nutzer an das System aufnehmen, clustern und für eine Umsetzung priorisieren. Daraus können dann Investitionsanforderungen resultieren und die Kommunikation mit dem Softwarelieferant auf hohem technischen Niveau stattfinden. Die internen ERP-Berater können somit das Sprachrohr der Anwender zum Lieferant sein.

Wo sind die Grenzen für inhouse ERP-Consultants, oder wo wird es für einen inhouse ERP-Berater schwierig?

• Die Grenzen liegen eindeutig in der Frage der Weiterbildung und der Möglichkeit sich in die Tiefen der gekauften Software einzuarbeiten. Es geht nicht immer darum, auf Programmierebene arbeiten zu können, sondern es geht hauptsächlich um die Fähigkeit die gekaufte Software zu Administrieren und zu Customizen, das heisst an das Business anzupassen.
• Ein weiterer kritischer Punkt ist, ob der inhouse ERP-Berater die Anwender-Geschäftsprozesse wirklich kennt. Nur dann kann er dem Anwender auch Optimierungslösungen vorschlagen, die mit der eingesetzten Software eventuell möglich sind. Für beides, der Weiterbildung und Schulung, sowie der Auseinandersetzung mit den Geschäftsprozessen der Anwender fehlt oft die Zeit. Dies bedeutet leider, dass eine optimale Ressourcennutzung des inhouse ERP-Beraters nicht immer sichergestellt ist. Gerade im Rahmen der ERP-Einführung und der Suche nach den besten Prozess-Lösungen ist es entscheidend, genügend Zeit für die Auseinandersetzung mit der ERP-Softwarelösung zu haben

Schlussfolgerung:

Ein unabhängiger ERP-Berater spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Unternehmen bei der erfolgreichen Implementierung und Optimierung ihrer ERP-Systeme zu unterstützen. Mit objektiver Beratung, Fachwissen und einem tiefen Verständnis des ERP-Marktes können unabhängige ERP-Berater Unternehmen helfen, ihre Ziele zu erreichen, ihre Prozesse zu rationalisieren und ihre Gesamtleistung zu verbessern.

Fazit – Hinweise zum Einsatz verschiedener Typen von ERP-Berater bei ERP-Projekten

Die verschiedenen Aufgaben der ERP Berater erfordern eine gute und sehr gute Ausbildung um den Anforderungen der Anwender gerecht werden zu können. Die Aufgabenstellungen des ERP Beraters erfordert hohe soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit des Menschen. Die Freude am Vermitteln von Wissen und Best Practice muss allen ERP Beratern gegeben sein. Software und inzwischen vor allem die Geschäftsmodelle ändern sich so schnell, dass es unabdingbar ist, sich wirklich permanent weiterzubilden und gerade im Rahmen der Business Prozesse auch interdisziplinär zu denken. Es ist deutlich, dass ERP Berater, unabhängig von ihrem Arbeitgeber, eine wichtige Aufgabe erfüllen, um dem Kunden und dem eigenen Unternehmen zu helfen, Wettbewerbsvorteile zu realisieren und zu sichern. Unabhängige ERP-Berater können, richtig eingesetzt, eine wertvolle Unterstützung für alle Entscheider und für die künftigen Nutzer von ERP-Softwareprogrammen sein. Dies ist unabhängig davon, ob eine Lösung von Microsoft Dynamics 365, eine SAP S4 Hana, Oracle oder eine andere, branchenspezifische ERP-Lösung eingesetzt werden soll. Ein guter, unabhängiger ERP-Berater - ERP-Consultant wird sie auch in Fragen von ERP in der Cloud unabhängig beraten und Ihnen die Vor-und Nachteile einer on premise Lösung darstellen.

Dieser Beitrag kann natürlich nicht alle Aspekte der Aufgabenstellung abbilden, es würde den Rahmen des zur Verfügung stehenden Platzes sprengen, aber er soll exemplarisch wichtige Aufgabenstellungen der ERP Berater aufzeigen.

Nachfolgend eine Infografik, die die unterschiedlichen ERP-Berater-Rollen nochmals zusammenfasst:

Anmerkung: im Sinne eines flüssigen Lesestils wurde auf die feminine Form „Beraterin“ verzichtet und nur die Bezeichnung Berater gewählt, aber für beides gilt.