Die erste Phase einer ERP Beratung ist die Erarbeitung der Anforderungen als Vorbereitung für den eigentlichen ERP Auswahlprozess. Dies ist eine wichtige Phase, bei der eventuelle Fehler oder Mängel in der Durchführung zu Kostenerhöhung im Projekt führen können.
Dies ist vermeidbar, wenn einige, wenige Regeln beachtet werden.
Der ERP Auswahlprozess – Chance und Risiko gleichermassen
Die Entwicklung einer Sollkonzeption mit den Anforderungen für das eigene Unternehmen kann vereinfacht als 3 Punkte Vorgehensmodell betrachtet werden.
- Die Ist-Aufnahme des im Augenblick installierten Softwaresystems im Unternehmen und die damit verbundenen Prozessunterstützungen sowie die Verbindungen zu Drittsystemen oder Schnittstellen, die auch in Zukunft bedient werden müssen.
- Die Entwicklung einer künftigen Sollkonzeption für das Organisationsmodell, die Prozesslandschaft und die Kundenanforderungen, die erfüllt werden sollen. Hierbei sind insbesondere strategische Überlegungen der Unternehmensstrategie, die massgeblichen Einfluss auf die abgeleitete IT Strategie die entscheidenden Impulsgeber. Kundenanforderungen, die heute noch nicht erfüllt werden können, oder Kundenanforderungen die nur durch hohen manuellen Aufwand erfüllt werden, sind ebenso Teil der Überlegungen für das Design einer neuen ERP Software oder sogar einer neuen IT Strategie.
- Das Erarbeiten der Anforderungen der verschiedenen Geschäftsbereiche, der Finanzbuchhaltung, Controlling, verschiedenen Abteilungen, Nutzer zu einem gesamtheitlichten Dokument, dem Lastenheft ist ein wichtiger Meilenstein in einem ERP Projekt.
Gerne wird im IT Management der Punkt 2 gering geschätzt oder vernachlässigt, weil die Rufe der Nutzer eines ERP Systems zu sehr auf die Beseitigung von Mängeln in der heutigen Nutzung fokussiert sind. Hierzu zählen unter anderem natürlich die Systembrüche in den Prozessabläufen – Übertragung von IT Informationen auf Papier und wieder zurück in die IT, doppelte Eingaben von Daten weil Programme nicht miteinander kommunizieren, der Einsatz von Tabellenkalulationsprogrammen zur Darstellung von Abläufen und Inhalten.
Woran liegt das?
Die Auseinandersetzung mit den eigenen Geschäftsprozessen und deren Optimierung hat erstmals nichts mit einer ERP Auswahl zu tun. Eine ERP Software löst keine Prozess-Probleme, sie deckt sie in einer ERP Einführungsphase nur gnadenlos auf. Gerade auch in Zeiten von vollen Auftragsbüchern ist der Fokus nicht immer auf das Projektmanagement zur Optimierung von Prozessen gerichtet.
Ein Überarbeiten der Geschäftsprozesse ist natürlich eine permanente Aufgabe und wird in vielen Unternehmen auch im Rahmen von KVP Initiativen durchgeführt. Im Rahmen einer geplanten ERP Einführung ist es aber dringend notwendig, diese Prozessoptimierung vor eine ERP Einführung zu diskutieren und dort wo es möglich ist, auch umzusetzen.
Dies gilt auch für Arbeiten im Rahmen von Stammdatenqualifizierungen. Wenn Stammdaten erst parallel zu einer ERP Einführung bereinigt und qualifiziert werden, ist die Chance groß, dass die Zeitplanung durcheinander gerät, weil die Einführung länger dauert und/oder nicht qualifizierte Daten ins neue ERP System eingekippt werden.
Ein strukturiertes Vorgehen für eine Softwareauswahl ist Grundvoraussetzung für die Reduzierung von Risiken in der Phase der Softwareeinführung. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein CRM, ERP, DMS oder LVS System handelt.
Zu Punkt 1, der Ist Aufnahme ist zu beachten, dass es heute schon Analysetools gibt, die mit den im Unternehmen vorhandenen Daten eine Prozessdarstellung ermöglichen und so die IST Aufnahme radikal verkürzen. Alles was in der Vergangenheit mühsam durch Interviews, Fragerunden und Workshops erfragt werden musste, kann heute durch Datenanalyse erfolgen. Die Technik dazu steht heute unter dem Stichwort Process Mining oder Datenanalyse zur Verfügung. Durch den Einsatz dieser Tools schaffen wir heute eine Reduzierung der IST Aufnahmen um mehr als 50% der bisherigen Zeit. Damit kann ein ERP Projekt schneller umgesetzt werden und schneller seinen ROI realisieren. Abgesehen davon ist die Auswertequalität höher, da der Analyst auf Daten und nicht auf Gespräche aufbauen kann.
Die Rolle des Projektleiters bei einem ERP Auswahlprozess
An den Projektleiter werden im Rahmen einer Softwareauswahl vielfältige Anforderungen gestellt. Er oder Sie muss genügend soziale Kompetenz ausweisen um ein Team zu führen und mit diesem Team Ergebnisse zu erarbeiten. Der Projektleiter muss das Unternehmen kennen und die notwendigen Befugnisse bekommen, um ein Projekt leiten zu können. Dies bedeutet, dass er über Arbeitszeit von Mitarbeitern entscheiden können muss, die nicht in seiner orginären Verantwortung sind, sondern temporär einer Projektgruppe zugeordnet worden sind. Gerade in diesem Punkt treten im Rahmen von ERP Projekten gerne Probleme auf, weil die Zeit für die Projektarbeit meist nicht unbegrenzt zur Verfügung steht und die klassische Arbeit erledigt werden muss.
Daher ist es wichtig, dass der Projektleiter das Vertrauen der Projektsponsoren und des Teams hat, um den ERP Auswahlprozess so effizient wie nur irgendmöglich zu gestalten.
Die Rolle der Mitarbeiter in einem ERP-Auswahlprozess
Zur Durchführung eines ERP Auswahlprojektes muss natürlich ein kompetentes, qualifiziertes Team zur Verfügung stehen. Dies ist in der Praxis nicht immer einfach. Einmal sollten alle Fachabteilungen in einem Projektteam vertreten sein, zum Anderen sollten die Teammitglieder die notwendigen Qualifikationen mitbringen in einem Team an Lösungen zu arbeiten. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sie:
- Zeit haben müssen
- Sie müssen akzeptiert sein, um ihre Abteilung zu vertreten
- Sie müssen die Abläufe und Prozesse in ihrem Geschäftsbereich kennen und verstehen
- Sie müssen kommunizieren und Anforderungen formulieren können
- Sie müssen teamfähig sein
- Sie müssen eine gewisse ERP Affinität bzw. ein Verständnis über Fähigkeiten einer modernen ERP Software haben
Dies ist nicht immer einfach. Dennoch lohnt es sich, ein solches Team für die ERP Auswahl zusammenzustellen, Dieses Team ist in der Regel auch in der gleichen Besetzung bei der Einführung der ausgewählten Software in der Umsetzung maßgeblich beteiligt.
Quelle: Statista 2017 und IT Mittelstand
Wo liegen die Risiken?
Ein entscheidender Faktor ist die Zusammensetzung des Teams für die Suche einer neuen Software im ERP Auswahlprozess. Mit der falschen Besetzung besteht die Gefahr, dass die Fachbereiche unzureichend vertreten werden und damit sich im Lastenheft kaum wiederfinden.
Ein weiterer Risikofaktor ist, dass im Rahmen der IST Aufnahme zu detailliert oder zu großzügig mit den Anforderungen an ein neues ERP System umgegangen wird. Die Beschreibung des kleinsten Vorgangs mit enormer Detaillierung kann dazu führen, dass ein neues ERP System dies alles nur durch Anpassungsprogrammierung realisieren kann. Eine zu großzügige Prozessbeschreibung kann dazu führen, dass wichtige Anforderungen keine Berücksichtigung im Lastenheft finden.
Dies wird in der Regel während der Einführung sichtbar und wird dann zu einem veränderten Projekt führen. Dies führt gerne dazu, dass Projekte die geplante Zeit oder das geplante Budget nicht einhalten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, kann Ihnen an dieser Stelle auch externe ERP Beratung Unterstützung bieten.
Bei Berücksichtigung der drei Punkte im Vorgehen und bei der Analyse der vorhandenen Daten und Prozesse durch ein Team, welches engagiert und kompetent ist, werden die Risiken eines ERP Auswahlprozesses und der darauf folgenden ERP Einführung transparent und beherrschbar. Mit diesem Vorgehen kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen.
Zusammenfassung
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Grundlage für eine erfolgreiche ERP Einführung ist ein erfolgreicher ERP Auswahlprozess
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Dazu ist notwendig, ein strukturiertes Vorgehen mit einem einfachen 3 Punkte Plan.
Die Besetzung des ERP Projektteams mit qualifizierten, engagierten Mitarbeitern aus den Funktionsbereichen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor
