Bald ist es verpflichtend: die elektronische Rechnung. Ab dem 27. November 2020 müssen Auftragnehmer strukturierte elektronische Rechnungen stellen, wenn sie mit Behörden arbeiten und Aufträge erhalten wollen.
Elektronische Rechnung und Auswirkungen auf ERP Software
Hintergrund:
Auf Vorschlag der Europäischen Kommission hat das europäische Parlament 2014 beschlossen, die elektronische Rechnung bzw. Rechnungen im elektronischen Format einzuführen. Davon versprechen sich die Initiatoren Einsparungen von ca. 6 Milliarden Euro.
Dänemark hat 2005 die elektronische Rechnung an Behörden eingeführt und spricht von Einsparungen in Höhe von 100 Millionen Euro. Dies hat der europäischen Kommission keine Ruhe gelassen und sie hat die Initiative zur Einführung der elektronischen Rechnung nach vorne getrieben. 2008 führt Schweden, 2010 Finnland sowie 2014 verabschiedeten Italien und Österreich Gesetz zur elektronischen Rechnung.
Status der elektronischen Rechnung in Deutschland
Seit 1977 gibt es die elektronische Rechnung in einem etablierten Format ais Electronic Data Interchange (EDI) Format. Dieses Format beruht auf Abmachungen und Verträgen zwischen Lieferanten und Rechnungsempfängern. Der Abstimmungsaufwand zwischen den Partnern ist recht hoch und lohnt daher erst ab einer hohen Zahl von Rechnungen.
Lange Zeit war es für Unternehmen mit geringerem Rechnungsaufkommen schwierig, Rechnungen elektronisch zu versenden, da die Anerkennung der MwSt. bzw. Vorsteuer nicht sichergestellt war.
Erst mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 konnten Unternehmen dies ohne Signatur nutzen. Der Versand von Rechnungen – meist im Anhang von e-Mails – im Format PDF konnte ohne weitere Vereinbarung beginnen.
Ein wirklicher Fortschritt ist dies aber keinesfalls, da der Empfänger normalerweise nicht in der Lage ist, die IBAN, das Zahlungsziel oder andere notwendige Informationen automatisch fehlerfrei auszulesen. Damit muss die Rechnung, obwohl elektronisch versendet, wieder manuell in ein Zahlungsprogramm oder die Finanzbuchhaltungssoftware eingegeben werden.
Format ZUGFeRD
Seit 2014 existiert das ZUGFeRD-Format. Dieses Format ermöglicht das maschinelle Lesen der Rechnungsdetails und der Steuerbeträge. Dabei sind 2 „Sichten“ möglich. Das PDF Format ermöglicht dem Menschen das Lesen der Rechnung und das in das PDF eingebettete XML Format enthält Daten, die durch Maschinen gelesen werden können. Das Format wird durch den UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) Standard definiert.
Leider ist es so, dass es innerhalb der EU Länder Abweichungen dieses Standards gibt, wie zum Beispiel die Nutzung des Universal Business Language Formats (UBL). Dies veranlasste die Kommission, dass das europäische Komitee für Normierung (CEN) Comite Europeen de Normalisation eine Liste von Formatfamilien erarbeiten soll. Darin enthalten sind Attribute, die nur einige Staaten benötigen. Deutschland beispielsweise benötigt die Postanschrift des Empfängers, die Skontovereinbarung oder anderes. Diese Informationen stehen in den nationalen Erweiterungen. Gleichzeitig liefern Formate eine Zuordnung, welche Felder in welche Attribute umgesetzt werden. Man spricht bei diesem Vorgang von „Mapping“. Inzwischen ist auch der zugehörige Standard EN 16931 veröffentlicht.
Wie ist der Stand in Deutschland und den einzelnen Bundesländern zum Status der elektronischen Rechnung?
Die Unterscheidung auf der Ebene Bund und Länder ist deshalb wichtig, weil die Beschaffung im Rahmen von:
- Liefer- und Dienstleistungsaufträgen
- Bauaufträgen und
- Konzessionsvergaben
die Bundesländer eigene Gesetze haben
Die Bundesregierung hat deshalb ein E-Rechnungsgesetz erlassen. Das Gesetz können Sie auf mit diesem Link als PFD herunterladen: https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/pressemitteilungen/DE/2016/07/bundeskabinett-beschliesst-e-rechnungs-gesetz.html
Dabei wird beschrieben, dass die Vorschriften im E-Goverment-Gesetz des Bundes zum 27.22.2018 für Bundesministerien und für alle übrigen Behörden zum 27.11.2019 in Kraft treten. Ab diesen Zeitpunkten müssen Auftragnehmer den Behörden strukturierte elektronische Rechnungen stellen.
Dies bedeutet, dass alle Rechnungen auf Papier, FAX oder als PDF Datei ohne strukturierte Zusatzinformationen wegfallen.
Interessant dabei ist, dass der Bund die Mindestbeitragshöhe einer Rechnung entgegen den Vorschlägen der EU von 221 000 Euro auf 1000 Euro gesenkt hat und damit fast jede Rechnung elektronisch gestellt werden muss.
Was bedeutet die behördliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnung für Unternehmer?
Genutzte Software muss in den Unternehmen eine strukturierte elektronische Rechnung erstellen können. In der Regel sind damit auch Erweiterungen oder Zusatzmodule in ERP Software oder ERP Anwendungen in Verbindung mit Finanzbuchhaltungssoftware verbunden
Prozessänderungen sind erforderlich
Mit der Erstellung der ersten elektronischen Rechnung verpflichten sich die Aussteller zur Anwendung der GoBD. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Dies beinhaltet auch den Datenzugriff und die Verfahrensdokumentation und zur revisionssicheren Archivierung.
Verschiedene Formate sind im Wettbewerb:
- ZUGFeRD und
- XRechnung
Die Initiative ZUGFeRD 2.0 hatte einmal eine Roadmap um die Einführung sicherzustellen.
Das Format konnte sich aber nicht wirklich etablieren und ist mit der Roadmap heute eher ins Hintertreffen geraten.
XRechnung
Dieses Format ist später gestartet, hat aber die Chance auf eine weite Verbreitung weil es mehr abdeckt.
- Das Format der XRechnung liegt einer UN/CEFACT und in einer UBL Ausführung vor und hat heute standardisierungsmäßig die Nase vorn.
- Elektronische Rechnungen an Behörden und zwischen Unternehmen (B2B)
Die Richtlinie 2014/55/EU schreibt vor, dass die verwendete Norm gleichermaßen für Behördenrechnungen als auch für Rechnungen zwischen Unternehmen der freien Wirtschaft tauglich sein muss.
Prüfung von elektronischen Rechnungen:
Eingangsrechnungen lassen sich formal und rechnerisch (sind die steuerlich notwendigen Angaben vorhanden und sind die Beträge korrekt) prüfen. Sinnvoll ist aber den kompletten Prozess zu digitalisieren. Dies bedeutet, dass der Inhalt validierbar sein muss. Man spricht dabei von Procure-to-Pay Prozessen. Dies bedeutet, dass eingehende Rechnungen durch Validierungssoftware kontrolliert werden.
Wenn eine Bestellung in der ERP Software ausgelöst wird, die bestellte Ware oder Dienstleistung eingetroffen oder erbracht ist, kann die dazugehörige Eingangsrechnung nicht nur automatisch verbucht, sondern auch bezahlt werden.
Dies funktioniert mit konventionellen Papierrechnungen selbstverständlich nicht. Selbst der Einsatz von Dokumentenmanagement Software mit Texterkennung hat nicht die Genauigkeit einer elektronischen Rechnung.
Was ist zu tun?
Die Einsparpotentiale durch die Nutzung von elektronischen Rechnungen sind unbestritten.
Nicht nur im Rahmen von B2G (Business to Goverment), sondern auch B2B (Business to Business) oder auch im Einsatz bei B2C Business to Customer.
Um die Einsparpotentiale zu realisieren ist es notwendig, sich über die damit verbundenen Änderungen der Geschäftsprozesse Gedanken zu machen. Order to Pay Prozesse, Datenarchivierung, Einsatz von Archivierungssoftware und nicht zuletzt Schulung von Mitarbeitern sind Maßnahmen, die angegangen werden müssen. Bestehende ERP Software muss einer prüfung unterzogen werden, ob sie die Anforderungen der Normen für elektronische Rechnungen unterstützt. Ansonsten wird jeder Auftrag über 1000 Euro nicht mehr durchgeführt werden können. Je schneller je besser, damit können direkt Kosten eingespart werden und die Wettbewerbsfähigkeit im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie erhöht werden.
Zusammenfassung:
- Ab Ende 2020 wird die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr mit Behörden für Auftragnehmer Pflicht. Die Wertgrenze beträgt 1000,– Euro
- Von der Einführung der elektronischen Rechnung versprechen Siech die Behörden der EU Staaten große Einsparungen.
- Derzeit konkurrieren verschiedene Formate und deren Spezifikationen miteinander. Die letzten Einzelheiten werden derzeit noch in nationale Gesetze überführt und in die Behörden eingeführt. Alle Formate funktionieren aber im Geschäftsverkehr.
Anmerkung: die Inhalte dieses Aufsatzes kann sich durch die aktuellen Anpassungen des Gesetzgebers in Nuancen ändern.
