Ein technisches Dokumentenmanagement System stiftet alleine keinen Nutzen.
Eine Software für sich alleine ist kein Lösungsansatz und löst auch keine Probleme.
Daher ist es wichtig, sich über die Gesamtkonzeption einer Lösung ein Bild und eine Vorstellung zu machen. Es geht um die Gesamtheit der organisatorischen Regelungen (Rechte Management und Workflow), der technischen Anforderungen und deren Auswirkungen auf die Zusammenarbeit der Dokumente und der Prozesse sowie der Organisationsstruktur.
Gerade die Möglichkeit im mobilen Einsatz, 25/7 h auf benötigte Informationen zugreifen zu können, kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil darstellen. Wenn dies noch mobil erfolgen kann, kann es zu erheblichen Prozessbeschleunigungen gegenüber konventionellen Datenablagen kommen.
Die Konzeption einer solchen Lösung im Vorfeld einer Auswahl von Software und die Zusammenarbeit im Rahmen von ERP Systemen ist daher der Schlüssel für den Erfolg eines Dokumenten Management Projektes.
Welche Bestandteile beinhaltet eine Dokumenten Management Lösung?
- Dokumentenorganisation: hier werden alle Regeln, Festlegungen und das Rechtemanagement zum Umgang mit den einzelnen Dokumenten beschrieben.
- Prozessorganisation: hier werden alle Prozesse definiert und es wird festgelegt welche Dokumenten wann entstehen, wo sie auf ihre Qualität geprüft und wie sie in die Geschäftsprozesse integriert sind. Die Beschreibung wer, wann und wo sie verändert werden können erfolgt auch in der Dokumentenorganisation.
- Dokumentenmanagement System: es ist nur die Plattform – Soft- und Hardware – die als Unterstützung der Nutzer dient. Sie ist die technische Beschreibung und die technische Executive für den Workflow, das Speichern und Wiederauffinden von Dokumenten.
Nur durch ein intelligentes Konzept wird es gelingen ein effizientes Zusammenspiel dieser Bestandteile zu designen und damit einen Wettbewerbsvorteil zu realisieren.
Lastenheft oder Pflichtenheft
Nach unserer Erfahrung ist es zwingend notwendig, dass die Anforderungen klar und präzise beschrieben werden, bevor eine Lösung ausgesucht, gekauft und implementiert wird. Leider wird immer wieder der Fehler begangen und anhand von Funktionen, Feature Lists und optisch ansprechenden Oberflächen eine Entscheidung getroffen.
Wir raten auch von vorgefertigten Excel Auswahllisten ab, da diese in der Regel nicht den Prozess des Unternehmens abbilden, sondern sich in Funktionalitätslisten und Funktionsabfragen positionieren. Die einzusetzende Software ist erstmals zweitrangig. Entscheidend ist das Design der Prozess- und Dokumentenorganisation.
Erst danach kommt der Fokus auf die Einbettung einer neuen Lösung in die bisherige IT Landschaft (Schnittstellen und der damit verbundene Datenaustausch). Wenn diese technischen Anforderungen klar definiert sind, dann beginnt die Definition notwendiger Funktionen und findet dann den Abschluss in einem Anforderungskonzept. Dieses Anforderungskonzept ist die Grundlage für die Ausschreibung und wird an potentielle Dokumenten Management System Lieferanten versandt.
Im Anschluss erfolgt danach das qualifizierte Auswahlverfahren mit dem Ziel des Vertragsabschlusses mit einem Softwarelieferanten.
In diesem Prozess nutzen wir die Erfahrung aus der Implementierung von ERP Systemen um Fragen der Implementierung, des Qualitätsmanagements, der Einführungs-und Testszenarios und der Lösungsabnahme sicherzustellen.
Rechtliche Anforderungen an ein DMS oder eine Dokumenten Management Lösung
Da Dokumente Träger von Daten sind, die Aufschluss über Abläufe, Prozesse und Aktionen eines Unternehmens geben, sollen sie auch als Nachweis des Tagesgeschäftes als auch bei externen wie internen Audits oder juristischen Fragestellungen dienen.
Die Erzeugung, Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten berührt eine ganze Reihe von gesetzlichen Regelungen, Normen und Vorschriften die zu beachten sind. In vielen Fällen entscheidet auch der Dokumenteninhalt über die Notwendigkeit der Berücksichtigung von weiteren rechtlichen Anforderungen, (z.B. Verträge, steuerlich relevante Inhalte, Qualitätsdokumente, Liefervorschriften, Personalinformationen, Zahlungsverkehr)
Wichtig ist auf jeden Fall, dass eine Bewertung, welche rechtlichen Aspekte berücksichtigt werden müssen, nur an konkret vorliegenden Sachverhalten vorgenommen werden kann um Fehler und Fehleinschätzungen zu vermeiden.
Die Berücksichtigung dieser Punkte wird dazu führen, das Risiko einer Fehlinvestition zu reduzieren und durch den Einsatz einer Dokumenten Management Lösung Prozesse zu beschleunigen und Wettbewerbsvorteile zu realisieren.
