In diesem Artikel – aus einer Serie von Artikeln, die sich mit einem Dokument Management System DMS, dessen Einbettung in die Organisation bis zur Prozesseinbindung an ERP Software und ERP Systeme befassen -, wollen wir Ihnen einen Überblick geben, was ist wichtig, wenn Sie sich mit der Einführung eines Dokument Management Systems befassen.
Der zunehmende Trend bei Systemen ist die Einbindung von Dokument Management Software in größere Systeme wie Enterprise Content Management ECM Plattformen. Aus der Erfahrung vieler Projekte stellen wir jedoch fest, dass es sehr oft vorkommt, dass die vorhandene IT Struktur, die eingesetzten Programme und die damit verbundenen Prozesse durch ein DMS unterstützt werden sollen. Nicht immer steht daher auch ein komplettes infrage stellen eines bestehenden IT Investments im Vordergrund.
Die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit mit Hilfe eines effizientes Dokumenten Management Systems ist die große Herausforderung für den Start eines Dokument Management Projektes.
Klassisch wird ein Dokument mit dem Begriff eines Schriftstücks, einer Urkunde, eines Lieferscheins oder Rechnung oder eines Planes definiert.
Die Norm ISO 8613-1 definiert es so:
„Ein Dokument ist eine festgelegte und strukturierte Menge von Informationen, die als Einheit verwaltet und zwischen den Anwendern und Systemen ausgetauscht werden kann“
Wir fassen diesen Begriff deutlich weiter, weil im Verständnis der Allgemeinheit das Dokument immer noch stark mit einem Stück Papier – also einem körperlichen Medium – verknüpft ist. Von dieser gegenständlichen Verknüpfung muss man sich aber heute lösen, da die Begrifflichkeit des Dokumentes heute und in Zukunft mit semantisch zusammengehörenden Informationsbeständen erweitert werden muss. Dies gilt zum Beispiel für nicht körperliche Medien wie Webseiten, Videos, Streams und Inhalte, die auf einem Bildschirm dargestellt werden. Oftmals werden diese Dokumente dynamisch erzeugt und sind nur für diese Anzeige sichtbar.