In diesem Artikel – aus einer Serie von Artikeln, die sich mit einem Dokument Management System DMS, dessen Einbettung in die Organisation bis zur Prozesseinbindung an ERP Software und ERP Systeme befassen -, wollen wir Ihnen einen Überblick geben, was ist wichtig, wenn Sie sich mit der Einführung eines Dokument Management Systems befassen.
Was ist unter einem Dokument Management System DMS zu verstehen?
Der zunehmende Trend bei Systemen ist die Einbindung von Dokument Management Software in größere Systeme wie Enterprise Content Management ECM Plattformen. Aus der Erfahrung vieler Projekte stellen wir jedoch fest, dass es sehr oft vorkommt, dass die vorhandene IT Struktur, die eingesetzten Programme und die damit verbundenen Prozesse durch ein DMS unterstützt werden sollen. Nicht immer steht daher auch ein komplettes infrage stellen eines bestehenden IT Investments im Vordergrund.
Was sind die Auslöser für ein Dokument Management Projekt?
- Die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit durch ein schnelleres Auffinden von Informationen
- Schnelleren Zugriff auf Informationen
- Qualitativ hochwertige Datenauswertung
- Unterstützung des Workflows bei Bearbeitung von Vorgängen
- Prozessunterstützung bei Freigaben
- etc.
Die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit mit Hilfe eines effizientes Dokumenten Management Systems ist die große Herausforderung für den Start eines Dokument Management Projektes.
Was ist ein Dokument?
Klassisch wird ein Dokument mit dem Begriff eines Schriftstücks, einer Urkunde, eines Lieferscheins oder Rechnung oder eines Planes definiert.
Die Norm ISO 8613-1 definiert es so:
„Ein Dokument ist eine festgelegte und strukturierte Menge von Informationen, die als Einheit verwaltet und zwischen den Anwendern und Systemen ausgetauscht werden kann“
Wir fassen diesen Begriff deutlich weiter, weil im Verständnis der Allgemeinheit das Dokument immer noch stark mit einem Stück Papier – also einem körperlichen Medium – verknüpft ist. Von dieser gegenständlichen Verknüpfung muss man sich aber heute lösen, da die Begrifflichkeit des Dokumentes heute und in Zukunft mit semantisch zusammengehörenden Informationsbeständen erweitert werden muss. Dies gilt zum Beispiel für nicht körperliche Medien wie Webseiten, Videos, Streams und Inhalte, die auf einem Bildschirm dargestellt werden. Oftmals werden diese Dokumente dynamisch erzeugt und sind nur für diese Anzeige sichtbar.
Der Begriff des Dokumentes für ein modernes Dokument Management System aus unserer Sicht
- Ein Dokument fasst inhaltlich zusammengehörige Informationen zusammen. Diese sind strukturiert und können nicht ohne Informations- und Bedeutungsverlust auseinanderdividiert werden.
- Die Gesamtheit der Informationen muss für einen definierten Zeitraum erhalten werden können.
- Die Dokumentation und deren Inhalte dienen in vielen Fällen dem Nachweis von Tatsachen.
- Ein Dokument ist als Einheit speicher- und ablegbar, versendbar und lesbar.
- Dokumente treten auch in einer materiellen Form auf (zumindest in einer definierten Zeitspanne ihres Dokumentenlebens) und können in eine imaterielle Form tranferiert werden. Dies gilt auch für immaterielle Dokumente, die in eine materielle Form transferiert werden können.
- Das Dokument ist der eigentliche Träger der Information. Es ist unerheblich ob es ein Stück Papier, eine auf einem Speicher abgelegte Datei, ein Videoformat auf einem Rechner oder eine Zeichnung in einem CAD System ist. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die Bindung an ein Stück Papier nicht gibt.
