ERP Cloud oder gehostetes ERP? - Was Sie wissen müssen - ein Vergleich

Cloud-ERP-Software und On-Premise-ERP (im eigenen Unternehmen gehostete ERP-Software) haben jeweils ihre Vor- und Nachteile. Eine ERP-Beratung durch Softwarehersteller wird immer versuchen, einen kleinen Vorteil für die eigene Software oder Lösung herauszuarbeiten. Unabhängige ERP-Beratung vermeidet diesen Einfluss. Während sich dieser Artikel auf die Vorteile von Cloud-ERP konzentriert, ist es keineswegs besser als On-Premise-Software oder hybride Cloud-Umgebungen. Welche Lösung für Sie am besten geeignet ist, hängt unter anderem von der Struktur und der Geschäftsstrategie Ihres Unternehmens ab. Zu diesem Thema haben wir auch eine Publikation zu den Vor- und Nachteilen von ERP-Cloud Computing erstellt, die Sie über diesen Link öffnen können.

Inhaltsverzeichnis

1. Cloud ERP und Business Intelligence (BI)
2. Cloud ERP und Implementierungszeit
3. Konzentration auf die Kernkompetenz
4. Cloud ERP und Kosteneinsparungen
5. Was sind Multi-Tenant-Cloud Systeme?
6. Einbeziehung der Nutzer und Mitarbeiter
7. Cloud ERP und Datensicherheit
8. Return on Investment – was ist vorteilhafter? Cloud oder eigenes Hosting?
9. Was ist ein Dedicated-Server?
10. Wann macht ein Cloud-Hosting Sinn?
11. Best Practices für Cloud ERP
    
    

Cloud ERP und Business Intelligence (BI)

Cloud-Technologie ermöglicht Unternehmen und Organisationen den Remote-Zugriff auf Daten ohne komplexe technische Konfiguration oder einer Vielzahl von IT-Mitarbeitern. Gerade die Gewinnung von IT Spezialisten für den Betrieb von eigenen Rechenzentren stellt in vielen Unternehmen eine große Herausforderung dar. In unseren Kundenprojekten ist zu spüren, dass dieser Umstand immer stärker in die Entscheidungsmatrix einfließt. In den letzten Jahren hat sich die Anzahl der Organisationen, die Business Intelligence (BI) in der Cloud einsetzen, verdoppelt. Die Cloud-BI-Einführung ist besonders bei Vertriebs- und Marketingabteilungen weit verbreitet, da sie sich auf Echtzeitdaten stützen, um die Customer Journey zu verstehen und um sie zu verbessern.

Wenn es um Datenzugriff und Datenspeicherung geht, hat ein Cloud-ERP-System mehrere Vorteile gegenüber Vor-Ort-ERP. Die Cloud-Technologie ist für die Speicherung großer Datenmengen besser skalierbar und bietet Zugriff auf Daten, die mit der IoT-Technologie erfasst werden. Ein Cloud-ERP-System ermöglicht zudem automatische Updates, was die Wartung vereinfacht und die IT-Infrastruktur entlastet.

Bei unseren Untersuchung von Cloud-ERP-Systemen sind wir auf viele „Top-ERP-Systeme“-Listen gestoßen. Diese Listen beruhen oft auf dem Umfang der Investitionen in Forschung und Entwicklung, die die Anbieter in ihre Produkte stecken. Besonders hervorzuheben sind die Softwareanbieter, die ihre ERP-Systeme gezielt für Cloud-Lösungen weiterentwickeln. Die innovativsten unter ihnen investieren dabei stark in Cloud-BI.

Cloud ERP und Implementierungszeit

Cloud-ERP-Systeme, insbesondere cloudbasierte ERP, sind schneller zu implementieren als On-Premise-ERP-Systeme. Das technische Umfeld für Cloud-Technologie kann normalerweise in weniger als 24 Stunden konfiguriert werden.

Dies gibt Unternehmen mehr Zeit, sich auf die Geschäftsseite der Transformation zu konzentrieren. Wichtig dabei ist aber: die Aufwendungen innerhalb eines ERP Projektes für das Change Management und Business Process Management (die Geschäftsprozessoptimierung) erfordern die gleiche Zeit und Ressourcen, unabhängig davon, ob Sie eine Cloud- oder eine On-Premise-ERP implementieren.

Konzentration auf die Kernkompetenz

Nicht alle Unternehmen verfügen über ausreichend IT-Personal oder die Ressourcen und Infrastrukturen, die Cloud-Anbieter bieten können. Selbst wenn eine Organisation gut ausgebildetes IT-Personal hat, gehört die IT-Abteilung oft nicht zu den Kernkompetenzen. Durch den Einsatz und die Nutzung von Cloud-Technologien, insbesondere Cloud-Lösungen, können Unternehmen ihre IT-Funktionen auslagern und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Für viele Unternehmen hat die Interaktion mit Kunden und das Kundenerlebnis eine höhere Priorität als die IT-Wartung und -Pflege, die einfach reibungslos funktionieren muss.

Cloud ERP und Kosteneinsparungen

Die anfänglichen Kosten der Cloud-Technologie sind niedriger als bei On-Premise-Technologie. Während sich die Abonnementskosten im Laufe der Zeit summieren, sind viele CFOs (Chief Financial Officer) eher daran interessiert, die Kapitalausgaben zu minimieren, als die Betriebskosten zu senken. Diese CFOs können sich für eine Multi-Tenant-Cloud entscheiden, um die langfristigen Kosten zu minimieren. Eine kosteneffiziente Lösung ist die SAP S/4HANA Cloud, die hohe Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsstandards und branchenspezifische Best Practices bietet.

Was sind Multi-Tenant-Cloud Systeme?

Abbildung: Multi Tenant Systeme und deren schematische Aufteilung im Rahmen eines SaaS-Einsatzes

Beim Multi Tenant Konzept bedient eine Softwareinstallation (Instanz) verschiedene Nutzer (Clients) im Gegensatz zu einer Multi-Instanz-Architektur, bei der separate Software oder Hardware verschiedene Nutzer bedienen. Die Multi-Tenant-Architektur zeichnet sich dadurch aus, dass sie eine Software-Anwendung (zum Beispiel eine ERP-Lösung) in virtuelle Partitionen unterteilt. Damit kann jede Nutzer-Gruppe auf einer kundenspezifischen, virtuellen Arbeitsinstanz arbeiten. Die einzelne Instanz ist anwendungsspezifisch dimensioniert und wird als Software-as-a-Service (SaaS) vermarktet, wobei der Einspareffekt unter anderem dadurch erzielt wird, dass mehrere Kunden sich eine SaaS-Plattform teilen. Damit können mit diesem Ansatz sowohl beim Kunden, als auch beim Provider Kosten eingespart werden, weil Upgrades für alle auf dem System arbeitenden Kunden gleichzeitig durchgeführt werden. Ein solches Upgrading betrifft immer alle Kunden. Für den Provider gibt es ebenfalls nochmals Skaleneffekte im Rahmen der IT-Sicherheit und der Nutzung von Backup-Lösungen.

Für kleinere Unternehmen sind die langfristigen Kosten des Cloud-ERP-Systems möglicherweise günstiger als für das lokale ERP-System. Die fixen Infrastrukturkosten des lokalen ERP-Systems können in der Regel nicht auf ein ausreichendes Volumen verteilt werden, um diese Kosten zu rechtfertigen.

Gerne werden die Kosten im Vor-Ort-Betrieb nicht wirklich umfänglich betrachtet, vor allem die wahren Kosten für Backup, Notstrom, Batteriepuffer, die permanente Datensicherung und der Aufwand deren  Wirksamkeit zu prüfen, wird bei den variablen Betriebs- als auch bei den notwendigen Personalkosten gerne unterschätzt.

Einbeziehung der Nutzer und Mitarbeiter

Cloud-Technologien sind in der Regel moderner und einfacher zu bedienen als On-Premise-Software, so dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sie möglicherweise schneller annehmen. Dies gilt insbesondere für Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme, die sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit auszeichnen. Dies bedeutet nicht, dass Unternehmen keine Anwenderschulung und keinen Kommunikationsplan benötigen. Es bedeutet nur, dass sie möglicherweise auf weniger Widerstand stoßen. Einige Unternehmenskulturen akzeptieren Cloud-ERP besser als andere. In der Regel sind die Schulungsvideos der ERP-Anbieter auf einem recht hohen didaktischen Niveau. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass die meisten Cloud-ERP-Lösungen diese natürlich nur für ihre Standardprozesse zur Verfügung stellen.

In jeder Technologie-Initiative sollten Sie mit den Mitarbeitern über die Vorteile neuer Technologien kommunizieren. Implementieren Sie Roboter-Prozessautomatisierung in Verbindung mit Cloud-Technologie? Konzentrieren Sie sich darauf, wie diese Bots alltägliche Aufgaben rationalisieren und Mitarbeiter effizienter arbeiten lassen. Dies sind Punkte, die wir aus unserer Erfahrung im Rahmen von ERP-Beratung zur Auswahl von ERP-Software immer wieder erleben, dass die modernen ERP Cloud Lösungen mit den heutigen Unterstützungstools wie Bots und automatisierten kleinen Chat Bots den Anwender um Klassen besser unterstützen als die in der Vergangenheit entwickelten Vor-Ort ERP Systeme.

Cloud ERP und Datensicherheit

Die Unsicherheit, ob die ausser Haus gespeicherten (Cloud ERP Lösungen) Daten wirklich sicher sind, ist weit verbreitet. Diese Angst wird natürlich durch Berichte über Datenklau oder Software-Einbruch in ein Social Media Unternehmen nicht unbedingt geringer.

Dennoch: um Sicherheitsverletzungen zu vermeiden, wenden sich mehr und mehr Unternehmen einer Cloud-ERP zu, da Cloud-Anbieter tendenziell sehr sichere Hosting-Umgebungen haben. Einige CIOs (Chief Information Officer) und IT-Leiter sorgen sich natürlich immer noch um die Sicherheit der Cloud, aber sie sollten bedenken, wie wachsam Cloud-ERP-Anbieter sein können, wenn es um Sicherheit geht, weil die Einsätze so hoch sind. Cloud-Anbieter haben eine Menge zu verlieren – mit mehreren Kunden sind sie beliebte Ziele für Sicherheitsverletzungen. Dies mag sich wie ein Nachteil anhören, aber in vielen Fällen zwingt es Anbieter, hoch entwickelte Sicherheit zu entwickeln und einzusetzen.

Return on Investment – was ist vorteilhafter? Cloud oder eigenes Hosting?

Gerade in mittelständischen Unternehmen wird diese Frage im Hinblick auf eigene Ressourcen und Zukauf (Outsourcing) immer wieder kontrovers diskutiert. Die IT muss den Anforderungen des Unternehmenswachstums, den Kundenanforderungen im Rahmen schneller, transparenter Geschäftsprozesse und des elektronischen Datenaustausches Lösungen bereitstellen bzw. das Management auf solche Prozessverbesserungen hinweisen. Dabei stoßen die eigenen Ressourcen schnell an ihre Grenzen. Hilfe von außen scheint dann eine interessante Lösung zu sein. IT-Outsourcing und Hosting-Lösungen entlasten die eigene IT. Doch welche Optionen lohnen sich und rechnen sich für ein Unternehmen? Die Antwort auf die Frage, ob Sie einen eigenen Server betreiben oder auf Cloud-Hosting setzen, hängt auch von den Anforderungen an Ihre IT-Infrastruktur ab.

Wir haben Kunden mit dieser Fragestellung betreut und können Ihnen mit unserer Expertise bei Fragen sicher einen Rat geben. Nutzen Sie einfach den nachstehenden Button oder senden Sie uns eine kurze Email.

Damit der Unterschied für die Bewertung deutlich gemacht werden kann, soll zunächst auf die Gemeinsamkeiten eingegangen werden. In ihren grundsätzlichen Funktionen lassen sich ein Dedicated-Server (eigener Server) und ein Cloud Server nicht unterscheiden.

Sowohl ein eigener Server als auch ein Cloud Server sind in der Lage, alle Anforderungen zu erfüllen. Beim klassischen eigenen Hosting werden Rechenoperationen, Transaktionen und Anwendungen auf einer bestimmten Hardware ausgeführt. Cloud Computing setzt auf die Rechenleistung der Masse, also auf Großrechner, deren Rechenleistung, Ressourcen und Speicherplatz viel größer sind als die Lösung, die Sie benötigen. Sie greifen also mit Ihren IT-Geräten auf die Ihnen zugewiesenen Bereiche zu und nutzen die technologische Basis für Ihre Anforderungen.

Was ist ein Dedicated-Server?

Wenn Sie einen Dedicated Server betreiben, bestimmen Sie selbst, welche Hardware, welches Netzwerk, welche Sicherheitseinrichtungen bis hin zur Steckdose und Verkabelung Sie einsetzen. Sie bestimmen selbst, welche Administrationstools, welches Betriebssystem, welche Toolversionen Sie einsetzen. Auch wenn Sie einen Dedicated Server in einem externen Rechenzentrum betreiben, ihn dort mieten, bestimmen Sie selbst und haben die volle Kontrolle über alles, was mit und auf den Geräten passiert. Wenn Sie sich für diese Lösung entscheiden, kann es sich dabei nicht nur um einen einzelnen Server handeln, sondern auch um ein Netzwerk von Rechnern und die dafür notwendige Infrastruktur. Wenn Sie einen Dedicated-Server in einem Rechenzentrum mieten, stellt der Anbieter Strom, Netzwerkverbindungen und je nach Vertragsvereinbarung auch kleinere Dienstleistungen wie das notwendige manuelle Starten einer Maschine bis hin zu Ersatzhardware zur Verfügung.

Wann macht ein Dedicatet-Server Sinn?

• Wenn ein Unternehmen kalkulierbare, gleichartige Anforderungen an IT-Ressourcen hat

• Wenn riesige Datenmengen ausgewertet und bearbeitet werden müssen, die enorme Rechenkapazität benötigen

• Wenn Unternehmen sensible Daten verarbeiten und diese nicht nur technisch, sondern auch physisch trennen müssen

Cloud Computing – virtuelle IT-Infrastruktur

Im Cloud Hosting wird Ihrem Unternehmen eine vollständige IT-Server Infrastruktur zur Verfügung gestellt. Die Hardware, welche Ihnen zur Verfügung gestellt werden kann, ist umfangreicher als beim klassischen Hosting. Ausfallsichere Architektur, redundante Systeme und Netzwerkkomponenten, redundante Internetanbindungen und eine umfassende Netzwerkbetreuung und -steuerung sind Standard.

Verschiedene Varianten, von Privat-Cloud bis Public-Cloud haben alle Systeme eine Gemeinsamkeit: Sie haben nicht einen Server oder eine einzelne Hardware, die Ihnen gehört oder für Sie reserviert ist, sondern Sie greifen auf einen Ressourcen-Pool zu. Dies ist einer der wesentlichen Unterschiede im Fall von Störungen oder Server-Hardwareausfall eines einzelnen Servers. Beim Stillstand einer einzelnen Maschine steht die Nutzung so lange, bis das System wieder arbeitsfähig ist, im Fall eines Ausfalls in einem Cloud Netzwerk ist dies kein großes Problem, dort übernimmt sofort ein anderer Rechner die Aufgaben. Vermutlich spüren Sie den Vorfall nicht einmal.

Den Umfang des Cloud-Hostings bestimmen Sie selbst

Die meisten Anbieter garantieren Ihnen die Verfügbarkeit ihrer virtuellen Systeme. Das bedeutet, dass Sie neben den üblichen Leistungen wie Internetzugang und Strom auch Leistungen für den Betrieb der Hardware, den regelmäßigen Austausch von Komponenten (neueste Hardware), Backups, Archivierung, Firewalls bis hin zum Schutz der IT vor Angriffen und Malware zukaufen können. Auch Wiederherstellungszeiten und Backup-Strategien sind Leistungen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen und einkaufen können.

Wann macht ein Cloud-Hosting Sinn?

• Wenn ein Unternehmen steigenden Bedarf an IT-Infrastruktur anmeldet

• Unternehmen, die vernetzt und mobil an mehreren Standorten arbeiten

• IT-Umgebungen die flexibel bleiben müssen – (wechselnde Nutzerzahlen)

• Hosting von Systemen, die möglichst 100% Verfügbarkeit nachweisen müssen

Die unterschiedlichen Anforderungsausprägungen und die unendlichen Möglichkeiten, Performance zu definieren, zeigen, dass es keine eindeutige Aussage geben kann, welche Lösung auf den ersten Blick einen besseren ROI erzielen kann.

Wir empfehlen unseren Kunden, zunächst den klassischen Investitionsansatz zu nutzen und zu vergleichen. Also Kauf versus Miete - eigener Server (im Unternehmen oder gemietet im Rechenzentrum) versus Cloud-Hosting. Darüber hinaus sind weitere Soft Facts zu berücksichtigen: Zugang zu qualifiziertem IT-Personal für eigenes Hosting im Administrationsbereich - haben Sie genügend qualifiziertes Personal für den Eigenbetrieb? Arbeitsteilung und Unteilbarkeit der Kompetenzen der eigenen IT-Mitarbeiter sowie der realistische Aufwand für Einarbeitung, Fluktuation und Arbeitszeit für Server-Hosting sind Kriterien, die in eine Entscheidung einfließen müssen.

Können Sie sich vorstellen, Ihre Daten in einem Rechenzentrum zu speichern, welches Sie vermutlich gar nie zu Gesicht bekommen? Sind Sie in der Lage für Ihre Anforderungen optimale Verträge mit dem Cloud-Hosting Dienstleister zu schließen? Welche Service Level Agreements benötigen Sie für Ihren reibungslosen Betrieb?

Unser Artikel über die 4 Vor-Nachteile des ERP-Cloud Computing kann Ihnen zusätzliche Hiflestellung bei Ihrer Fakten-und Meinungsbildung geben. Wenn Sie dies alles berücksichtigen, sollten Sie in der Lage sein, mit den klassischen Werkzeugen der dynamischen und statischen Investitionsrechnung eine Entscheidung zu treffen.

Best Practices für Cloud ERP

Obwohl es sehr zwingende Gründe für die Implementierung von Cloud-ERP geben kann, sind alle Technologieinitiativen mit erheblichen Risiken verbunden. Bevor Sie in eine Cloud-Implementierung einsteigen, sollten Sie zunächst Ihre Geschäftsstrategie und Ihre digitale Strategie darstellen. Das ausgewählte Bereitstellungsmodell sollte mit diesen Strategien übereinstimmen. Beim Abgleich mit den Alternativen ergibt sich nach unseren Erfahrungen recht schnell ein klares Bild, welche Lösung für ein Unternehmen oder eine Organisation die Beste sein kann. Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) spielen dabei eine zentrale Rolle, da sie Best Practices unterstützen und die Integration moderner Technologien ermöglichen.