Neue Unternehmenssoftware, insbesondere ERP-Systeme sind Investitionen, verbrauchen bei der Implementierung Zeit und schaffen für das Unternehmen auch Risiken bei der Einführung. Dies vor allem in der Phase der Umstellung. Alte Daten müssen migriert werden, zusätzliche neue eingepflegt und Prozesse sollen funktionieren. Leider- oder je nach Sicht und Standpunkt des Betrachters – sind diese Kosten aber transparent und kalkulierbar und sie können sehr schnell dazu führen, ein Investment in die Wege zu leiten. Wenn die Analysearbeit korrekt und transparent erfolgt ist und die Kosten für Inneffizienz deutlich werden, sind Überlegungen zur ERP Einführung recht schnell auf der Tagesordnung des Managements und der Geschäftsführung.
Bewerten der Kosten einer ERP-Einführung gegenüber den Kosten ineffizienter Abläufe
Wir haben in der ERP Beratung die Erfahrung gemacht, dass es manchmal schwer ist, in der Planungsphase die wahren Implementierungskosten genau zu berechnen. Dies führt in nicht wenigen Fällen dazu, dass die Verantwortlichen recht lange mit einer Investition in ein neues ERP-System oder eine neue ERP Software warten, weil sie die Vorteile des neuen ERP-Systems nicht ganz genau quantifizieren können. Daher kann es auch vorkommen mit einem Projekt zur Einführung einer neuen Software solange gewartet wird, bis es zu spät ist, oder das Unternehmen keine Wahl mehr hat als das bisherige zu ersetzen. Dies erfolgt oft unter der Maßgabe, dass alte Hardware nicht mehr gewartet wird, dass es keine Programmierer mehr für die alte Software gibt und viele andere Gründe mehr.
Was können Sie unternehmen, um die genaue Kostenevaluierung für ein Investment in eine neue ERP Software zu ermitteln und diese in einen Vergleich der Kosten der Inneffizienz zu stellen und nicht zu investieren?
1. Quantifizieren Sie die Kosten der Ineffizienz
Ihre derzeitigen, aktuellen Prozesse sind vielleicht nicht durchgängig und haben an verschiedenen Stellen Lücken oder Prozessunterbrechungen. Vermutlich haben Sie auch Prozesse, die verbessert werden können und Verbesserungspotential nicht realisiert wurden. Diese Kosten sind sehr real und bei genauem Betrachten auch transparent und nachvollziehbar. Leider stellen wir bei unseren ERP Auswahlprojekten immer wieder fest, dass diese Kosten nicht erfasst werden. Im Rahmen unseres Vorgehensmodells, bei dem wir die Prozessoptimierung einem Anforderungskatalog immer vorschalten, werden diese Ineffizienzen automatisch sichtbar und sind eine große Hilfe bei der Bewertung der Prozessqualität. Für eine belastungsfähige und tragfähige Investitionsrechnung ist es notwendig, dass über Prozessqualität vor- und nach der ERP Implementierung ein Kennzahlensystem erarbeitet und eingeführt wird. Diese Kennzahlen helfen enorm, die Prozessverbesserung zu designen und deren Auswirkung zu messen und zu erkennen um eventuelle Feinjustierungen vorzunehmen.
Vor allem können wir durch unser Werkzeuge zum Process Mining die tatsächlichen Prozesskosten anhand Ihrer aktuellen Prozesse ermitteln und nicht nur grob schätzen. Diese Vorgehensweise ist extrem hilfreich um die Realität abzubilden und daraus die notwendigen Maßnahmen zu definieren um Prozesse schlanker und effizienter zu designen. Wenn diese Vorgehensweise auf die Arbeitsprozesse auf den Material- und Ressourcenverbrauch angewandt wird, dann ist es möglich, ein klares Bild der messbaren Kosten zu erstellen. Und damit sind auch die Optimierungspotentiale aufgezeigt, die eine ERP-Einführung realisieren könnte.
2. Erarbeiten Sie eine klare Vorstellung davon, was durch eine ERP Einführung erreicht werden soll
Um die Quantifizierung der Kosten der Inneffizienz zu realisieren, ist es notwendig eine klare Vorstellung der künftigen Dienstleistungen und Produkte für Ihre Kunden zu haben. Das Design einer neuen ERP Software muss bestimmt werden von den zukünftigen Prozessen und Abläufen und damit von den Geschäftsfeldern in denen Ihr Unternehmen tätig sein wird. Damit erhalten Sie einen enormen Vorteil gegenüber der klassischen Ablöse alter EDV Systeme. Sie erhalten die Chance neue, effiziente Prozesse zu designen, deren Wertschöpfung durch ihre heutigen und zukünftigen Kunden bezahlt wird und damit erhöhen sie ihren Wettbewerbsvorteil durch eine ERP Investition signifikant.
Dazu muss die ERP Beratung folgendes leisten:
- ERP Beratung muss in der Lage sein, bisherige Prozesse schnell und wahrheitsgetreu abbilden
- ERP Beratung muss Kennzahlenvorschläge erarbeiten, damit die Prozessqualität gemessen werden kann
- ERP Beratung muss mit Werkzeugen wie z.B. Design Thinking in der Lage sein die Anforderungen der Digitialisierung abzubilden
- ERP Beratung muss in der Beratung und im Prozessdesign ihr Unternehmen unterstützen um nicht nur das klassische Excel Funktionssheet auszufüllen.
- Das ERP Consulting muss Ihrem Unternehmen die Auswirkungen von Projektzielen wie erhöhter Warenumschlag, Verbesserung der kompletten Supply Chain, Reduktion der Prozesszyklen und vieles mehr – darstellen und in das Anforderungskonzept und das Lastenheft für die ERP Auswahl einzubinden.
3. Legen Sie fest, wie Ihr Unternehmen diese Ziele erreichen will und wird
Jeder Business Plan und jedes Konzeptpapier ist nur Papier, wenn keine klaren, nachvollziehbaren Schritte zur Umsetzung geplant sind. Diese Umsetzungsmodelle können verschiedene Namen tragen, von Vorgehensmodell bis zu Projektplanung. Allen ist aber gemeinsam, dass sie die geschäftlichen Anforderungen (idealerweise die Anforderungen der Kunden) auf eine operationale Basis transformieren und dadurch eine Schritt für Schritt Anleitung für Ihre Mitarbeiter entsteht.
Dazu kann zum Beispiel gehören, dass klar festgelegt wird, welche Software-Module und welche Geschäftsprozessänderungen zu welchen Prozessverbesserungen und Kundennutzen führen. Idealerweise wird im Projektvorgehensmodell durch die ERP-Berater deutlich beschrieben, wie genau sich ein Prozess verändert oder designet werden muss, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Die ERP-Consultants sind an dieser Stelle sehr gefordert und dafür verantwortlich, dass die Umsetzungspläne realistisch sind. Die Autorität zur Umsetzung hat aber das Unternehmen, die neue ERP-Software einführen will.
Kosten einer ERP-Einführung gegenüber den Kosten ineffizienter Abläufe
Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine ERP-Auswahl? Leider gibt es dafür keine abschließende, richtige Antwort. Es gibt Zwänge, wenn zum Beispiel alte Hardware oder alte Betriebssysteme oder alte ERP-Software nicht mehr unterstützt wird. Dies sind aber keine wirklich guten Voraussetzungen für eine ERP-Auswahl, weil dann oft der Zeitdruck die führende Kenngröße ist. Unternehmen, die ständig an der Optimierung ihrer Kundenprozesse arbeiten, haben dabei Wettbewerbsvorteile, weil sie unabhängig von Zwängen die beste Lösung erarbeiten können. Der Wettbewerbsdruck im Rahmen der Digitalisierung ist oftmals ein sehr starker Treiber für Initiativen zur Erneuerung von ERP-Systemen. Wir sind aus der Erfahrung vieler Projekte der Ansicht, dass Innovationsmanagement und die Auseinandersetzung mit der Verbesserung der Leistungen für den Kunden die besten Ergebnisse liefert.
