Die Aufgaben eines ERP-Beraters in der Softwareverhandlungsphase bei der Festlegung des Implementierungspartners sollten klar definiert sein. Er kann mit seinem Wissen und seiner unabhängigen ERP-Beratung dem Auftraggeber großen Nutzen stiften. Damit Sie einen Überblick bekommen worauf Sie achten sollten wenn Sie in der ERP-Auswahlphase sind, haben wir unsere Erfahrung in dieser Publikation zusammengefasst.
Ihr Unternehmen ist in der Angebotsphase zur Einführung einer ERP-Software. Sie haben die Prozesse definiert, die Aufgaben der ERP Software und der ERP innerhalb der Supply-Chain definiert und müssen nun Angebote und Leistungsinhalte verschiedener Anbieter vergleichen. Keine einfache Aufgabe. In dieser Phase haben kleine Fehler langfristige Auswirkungen. Deshalb lohnt es sich, diese Phase akribisch durchzuführen. Hilfe von externen Spezialisten kann hilfreich sein. Es lohnt sich aber, sich folgende Fragen zu stellen:
Diese können grob wie folgt eingeteilt werden:
Während des ERP-Softwareauswahlprozesses haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, die Angebote und die Leistungen der Anbieter zu verstehen und zu vergleichen. Der Ansatz der Softwareanbieter ist aber, die Angebote, wenn möglich, nicht vergleichbar zu machen. Daher beauftragen einige Unternehmen in der ERP-Vertragsverhandlungsphase einen ERP-Berater, um sie bei den Verhandlungen als erfahrenen Experten zu unterstützen. Ein weiterer, zusätzlicher Punkt ist, Klarheit und Transparenz in das Vertragswerk zu bringen um damit günstige Konditionen auszuhandeln.
Die Auswahl des richtigen ERP-Beraters kann jedoch ebenso schwierig und verwirrend sein, wie eine Auswahl des ERP-Systems selbst. Jeder ERP-Berater kann behaupten, Know-how und Erfahrung zur Verfügung zu stellen, aber nicht alle Berater verfügen über eine effektive Methodik. Wir empfehlen bei der Bewertung der Lieferantenverhandlungsmethodik eines ERP-Beraters vier Punkte, die vorhanden sein und die Sie prüfen sollten:
Ein ERP-Berater sollte mit Ihnen zusammenarbeiten, um eine ERP-Vertragsverhandlungsstrategie zu entwickeln. Im Idealfall fragen sie Sie nach Ihren Zielen und Prioritäten. Ist es für Sie beispielsweise wichtiger, die Betriebsausgaben oder die Investitionen zu reduzieren?
Sie helfen Ihnen auch dabei zu bestimmen, welche Vertragsbedingungen für Sie am wichtigsten sind. Dazu gehören Begriffe wie:
Der wertvollste Beitrag, den Ihnen ein ERP-Berater bieten kann, ist eine Datensammlung, in dem die Äpfel mit den Äpfeln Ihrer wichtigsten Konkurrenten verglichen werden. Möglicherweise haben Sie festgestellt, dass die Angebote von Anbietern nicht leicht zu vergleichen sind.
Mithilfe eines Datenvergleichs und Best Practice aus vielen ERP-Projekteinführungen können erfahrene, unabhängige ERP-Berater die Ausgangsbasis für Ihre Verhandlungen optimieren. Gerade Fragen des Projektmanagements und der Einführungsmethodik sind wichtige Hilfestellungen, die im Rahmen eines Risikomanagements helfen, die Leistungsfähigkeit des Softwareanbieters zu beurteilen. Damit können Sie ein solches IT-Projekt auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und nicht auf den Annahmen des Anbieters definieren. Ihr ERP-Berater sollte Ihnen dabei helfen, Ihre Anforderungen zu verstehen, und diese gegenüber dem ERP-Softwareanbieter durchzusetzen.
Dies kann zum Beispiel sein:
Für eine Beurteilung der Investition halten wir den Blick auf die langfristigen Kosten des Betriebes für ebenso wichtig wie der Blick auf die Investitionskosten. Der ideale ERP-Berater bietet eine Analyse der Gesamtbetriebskosten von 2-3 Jahren oder den für die Dauer der Implementierung Ihrer ERP-Lösung sinnvollen Zeitrahmen.
Diese Analyse sollte Faktoren wie:
Ihr Einkaufs-und IT-Team hat in der Vergangenheit selbst schon viele erfolgreiche Einkäufe getätigt und Sie möchten nicht, dass der ERP-Berater die Kontrolle übernimmt. Der ideale ERP-Berater wird einen kollaborativen Ansatz wählen und das Team stärken und nicht seine Persönlichkeit in den Vordergrund stellen. Auch wird er klar darlegen, wann es sinnvoll ist, einen auf IT-Recht spezialisierten Anwalt hinzuzuziehen. Sie sollten die erwarteten Kosteneinsparungen in Ihrer Verhandlung deutlich ansprechen und den Softwareanbieter an dieser Stelle deutlich fordern. Es sind im ersten Augenblick Kleinigkeiten, aber wenn Sie es schaffen, die Wartungskosten auf den Kaufpreis und nicht auf die Listenpreise basieren zu lassen, können Sie über die Zeit erhebliche Kosten einsparen. Viele Aspekte, die in einer Gesamtbetrachtung im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie notwendig sind, muss der ERP-Berater einbringen. Eine Softwareauswahl ist ein Baustein innerhalb der transformation vom Analogen zu digitalen Unternehmen.
Es ist nicht leicht, einen ERP-Berater zu finden, der sich auf alle vier dieser oben genannten Schwerpunkte konzentriert und Spezialist ist. Dies kann aber durch ein Team von ERP-Consultants geleistet werden, die für die speziellen Anforderungen ihr Expertenwissen einbringen. Die Dauer der Verhandlungsrunden liegen aus unserer Projekterfahrung bei drei Wochen bis mehreren Monaten bei internationalen, großen Projekten. Die Anzahl der Verhandlungsrunden betragen drei bis vier. Unsere Erfahrung bei solchen Aufgaben ist, dass der ROI für die Beratungsaufwendungen bei 2-3 Monaten liegen können. Bei einer Investitionszeit von 5-8 Jahren lohnt es sich daher, sich mit diesem Thema zu beschäftigen.