Die Aufgaben eines ERP-Beraters in der Softwareverhandlungsphase bei der Festlegung des Implementierungspartners sollten klar definiert sein. Er kann mit seinem Wissen und seiner unabhängigen ERP-Beratung dem Auftraggeber großen Nutzen stiften. Damit Sie einen Überblick bekommen worauf Sie achten sollten wenn Sie in der ERP-Auswahlphase sind, haben wir unsere Erfahrung in dieser Publikation zusammengefasst.
Ihr Unternehmen ist in der Angebotsphase zur Einführung einer ERP-Software. Sie haben die Prozesse definiert, die Aufgaben der ERP Software und der ERP innerhalb der Supply-Chain definiert und müssen nun Angebote und Leistungsinhalte verschiedener Anbieter vergleichen. Keine einfache Aufgabe. In dieser Phase haben kleine Fehler langfristige Auswirkungen. Deshalb lohnt es sich, diese Phase akribisch durchzuführen. Hilfe von externen Spezialisten kann hilfreich sein. Es lohnt sich aber, sich folgende Fragen zu stellen:
- Wobei kann Sie ein ERP-Berater bei den Vertragsverhandlungen unterstützen?
- Was ist die Vertragsverhandlungsmethodik des ERP-Beraters?
- Wie und mit welchen Werkzeugen gehen ERP-Berater in die Gespräche und in die Vertragsverhandlung?
Ein ERP-Softwareauswahlprozess hat mehrere unterschiedliche Phasen
Diese können grob wie folgt eingeteilt werden:
- Ableitung der Unternehmensstrategie auf eine IT-Strategie
- Aufnahme und Definition der Anforderungen im Prozessmanagement (Requirement Engineering)
- Lastenhefterstellung
- Identifikation möglicher Softwareanbieter
- Qualifizierung möglicher Softwareanbieter
- Vertragsverhandlungsphase
- Vertragsunterzeichnung
- Umsetzung
- Abnahme der Softwareeinführung und Überführung in die Garantiephase
Während des ERP-Softwareauswahlprozesses haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, die Angebote und die Leistungen der Anbieter zu verstehen und zu vergleichen. Der Ansatz der Softwareanbieter ist aber, die Angebote, wenn möglich, nicht vergleichbar zu machen. Daher beauftragen einige Unternehmen in der ERP-Vertragsverhandlungsphase einen ERP-Berater, um sie bei den Verhandlungen als erfahrenen Experten zu unterstützen. Ein weiterer, zusätzlicher Punkt ist, Klarheit und Transparenz in das Vertragswerk zu bringen um damit günstige Konditionen auszuhandeln.
Die Auswahl des richtigen ERP-Beraters kann jedoch ebenso schwierig und verwirrend sein, wie eine Auswahl des ERP-Systems selbst. Jeder ERP-Berater kann behaupten, Know-how und Erfahrung zur Verfügung zu stellen, aber nicht alle Berater verfügen über eine effektive Methodik. Wir empfehlen bei der Bewertung der Lieferantenverhandlungsmethodik eines ERP-Beraters vier Punkte, die vorhanden sein und die Sie prüfen sollten:
Die Definition der Verhandlungsstrategie – Aufgaben des ERP-Beraters in der Softwareverhandlungsphase
Ein ERP-Berater sollte mit Ihnen zusammenarbeiten, um eine ERP-Vertragsverhandlungsstrategie zu entwickeln. Im Idealfall fragen sie Sie nach Ihren Zielen und Prioritäten. Ist es für Sie beispielsweise wichtiger, die Betriebsausgaben oder die Investitionen zu reduzieren?
Sie helfen Ihnen auch dabei zu bestimmen, welche Vertragsbedingungen für Sie am wichtigsten sind. Dazu gehören Begriffe wie:
- Lizenzzahlungen sollten auf Lieferzeitpunkte (Realisierungen von Prozessen) verteilt werden.
- Ihr Unternehmen wird den Betrag X als fixes Budget pro Jahr ausgeben. Was ist dafür an Leistung zu erwarten?
- Die Wartungskosten werden für x Jahre nicht erhöht.
- Einige Softwareanbieter investieren stark in Cloud-Technologie. Wenn Sie als Kunde aber skeptisch gegenüber den Daten oder der Skalierbarkeit einer Cloud sind, welchen Weg sollten Sie einschlagen? Aufgrund der Entwicklungen der Cloud Lösungen von Microsoft und SAP ergeben sich viele neue Fragestellungen im Rahmen von Datenaustausch und Backup-Strategien. Bei diesen Fragen kann Ihnen ein erfahrener ERP-Berater wertvolle Hilfestellung geben.
Preis- und Leistungsvergleiche der Branche
Der wertvollste Beitrag, den Ihnen ein ERP-Berater bieten kann, ist eine Datensammlung, in dem die Äpfel mit den Äpfeln Ihrer wichtigsten Konkurrenten verglichen werden. Möglicherweise haben Sie festgestellt, dass die Angebote von Anbietern nicht leicht zu vergleichen sind.
- Die Aussagen der Software-Lieferanten basieren auf verschiedenen Annahmen, wie zum Beispiel:
- Sie werden sofort alle Softwarefunktionen nutzen
- Sie verwenden die x-Menge sofort verfügbarer Funktionen
- Sie benötigen x-Anpassungen
- Sie nehmen den y-Implementierungsansatz an
- Sie verwenden hauptsächlich interne Ressourcen
- Sie arbeiten mit der Schulungsidee y und leisten nur x Tage an Schulung für Key-User
Mithilfe eines Datenvergleichs und Best Practice aus vielen ERP-Projekteinführungen können erfahrene, unabhängige ERP-Berater die Ausgangsbasis für Ihre Verhandlungen optimieren. Gerade Fragen des Projektmanagements und der Einführungsmethodik sind wichtige Hilfestellungen, die im Rahmen eines Risikomanagements helfen, die Leistungsfähigkeit des Softwareanbieters zu beurteilen. Damit können Sie ein solches IT-Projekt auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und nicht auf den Annahmen des Anbieters definieren. Ihr ERP-Berater sollte Ihnen dabei helfen, Ihre Anforderungen zu verstehen, und diese gegenüber dem ERP-Softwareanbieter durchzusetzen.
Dies kann zum Beispiel sein:
- Die Bestimmung eines idealen Niveaus der Softwareanpassung. Es gilt, sicherzustellen, dass Sie nur dann anpassen, wenn es absolut notwendig ist (z.B. nur dann, wenn Sie damit Ihren Wettbewerbsvorteil verbessern können).
- Die Beurteilung wie viele interne Vollzeitressourcen Sie vernünftigerweise für das Projekt bereitstellen können (müssen) und wie viele Lieferantenressourcen Sie benötigen.
- Zu überblicken, wie lange es dauert, Workflows im System zu automatisieren, wie kompliziert es ist und wer diese Workflows konfiguriert und pflegt.
- Zu definieren, welche Aktivitäten in jeder Projektphase enthalten sein sollen.
Analyse der Gesamtkosten nach der Inbetriebnahme (Total Cost of Ownership TCO)
Für eine Beurteilung der Investition halten wir den Blick auf die langfristigen Kosten des Betriebes für ebenso wichtig wie der Blick auf die Investitionskosten. Der ideale ERP-Berater bietet eine Analyse der Gesamtbetriebskosten von 2-3 Jahren oder den für die Dauer der Implementierung Ihrer ERP-Lösung sinnvollen Zeitrahmen.
Diese Analyse sollte Faktoren wie:
- Amortisationszeit
- Bereitstellungsmodell – Cloud-Hosting, eigene Server (on Premise), oder Hybrid Modelle berücksichtigen.
- Lizensierungsmodelle und Lizensierungsstruktur – die Anzahl der Benutzer und der Benutzertypen (Rollen) wirkt sich auf Ihre Kosten aus, wenn ein benutzerbasiertes Preismodell gewählt wird. Gerne wird an dieser Stelle die Zahl der Nutzer “schön gerechnet” um die Kosten klein darstellen zu können. Dies muss ein erfahrener ERP-Berater erkennen.Implementierungsansatz – was kommt zur Anwendung: phasenweise, großer oder hybrider Ansatz in der Implementierung? Wenn Sie phasenweise einführen, wann sind die Lizenzzahlungen zu leisten? Wird erwartet, dass Sie alles auf einen Zeitpunkt zu bezahlen haben?
- Softwarekosten versus Servicekosten – wie ist das angebotene Verhältnis im Vergleich zu anderen ERP-Einführungen?
- Wie lange dauert die Umsetzung der Konfiguration der Geschäftsprozesse?
ERP-Verhandlungsberatung und Coaching
Ihr Einkaufs-und IT-Team hat in der Vergangenheit selbst schon viele erfolgreiche Einkäufe getätigt und Sie möchten nicht, dass der ERP-Berater die Kontrolle übernimmt. Der ideale ERP-Berater wird einen kollaborativen Ansatz wählen und das Team stärken und nicht seine Persönlichkeit in den Vordergrund stellen. Auch wird er klar darlegen, wann es sinnvoll ist, einen auf IT-Recht spezialisierten Anwalt hinzuzuziehen. Sie sollten die erwarteten Kosteneinsparungen in Ihrer Verhandlung deutlich ansprechen und den Softwareanbieter an dieser Stelle deutlich fordern. Es sind im ersten Augenblick Kleinigkeiten, aber wenn Sie es schaffen, die Wartungskosten auf den Kaufpreis und nicht auf die Listenpreise basieren zu lassen, können Sie über die Zeit erhebliche Kosten einsparen. Viele Aspekte, die in einer Gesamtbetrachtung im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie notwendig sind, muss der ERP-Berater einbringen. Eine Softwareauswahl ist ein Baustein innerhalb der transformation vom Analogen zu digitalen Unternehmen.
Der richtige “ideale” ERP-Berater
Es ist nicht leicht, einen ERP-Berater zu finden, der sich auf alle vier dieser oben genannten Schwerpunkte konzentriert und Spezialist ist. Dies kann aber durch ein Team von ERP-Consultants geleistet werden, die für die speziellen Anforderungen ihr Expertenwissen einbringen. Die Dauer der Verhandlungsrunden liegen aus unserer Projekterfahrung bei drei Wochen bis mehreren Monaten bei internationalen, großen Projekten. Die Anzahl der Verhandlungsrunden betragen drei bis vier. Unsere Erfahrung bei solchen Aufgaben ist, dass der ROI für die Beratungsaufwendungen bei 2-3 Monaten liegen können. Bei einer Investitionszeit von 5-8 Jahren lohnt es sich daher, sich mit diesem Thema zu beschäftigen.
