Fehler in der Dokumentation von ERP Prozessen fallen immer dann auf, wenn Fragen zur Supply Chain, zur Verbesserung der Kundenprozesse oder auch beim Einarbeiten neuer Mitarbeiter gestellt werden. Es können aus unserer Erfahrung 3 Szenarien aufgebaut werden:
- Interne Anforderungen wenn es um Prozessklarheit geht – wer macht wann was?
- Interne Anforderungen wenn es um Fragen – weshalb wird dies so gemacht – meist auch im Zusammenhang mit dem „onboarding“ neuer Mitarbeiter
- Externe Anforderungen, – meist bei der Auswahl von ERP-Software
Die Dokumentationen im Rahmen von QM Dokumenten und deren Beschreibungen sind meist nicht hilfreich, wenn es um Prozessfragen geht, die im Zusammenhang mit ERP-Anforderungen oder ERP-Leistungsmerkmalen geht. (Was kann die Software)
Fehler bei der Dokumentation von ERP Prozessen, dies sollten Sie berücksichtigen:
Zunächst soll mit einem kleinen Beispiel die Wichtigkeit der Auseinandersetzung mit den oder mit Geschäftsprozessen allgemein dargestellt werden.
Komplexität reduzieren – ein Beispiel
Es gibt immer wieder Geschichten, die die Zeit überdauern. Eine davon soll beispielhaft dazu dienen, Sie zum Nachdenken zu bewegen. Als der Weltraum in den 60er Jahren erobert werden sollte, haben sich viele intelligente Menschen über das Schreiben im Weltall Gedanken gemacht. Wie kann im All geschrieben werden? Der klassische Kugelschreiber funktionierte nicht so gut, ihm fehlte die Schwerkraft um die Tinte auslaufen zu lassen. Daher entwickelten die Amerikaner einen Space Pen, einen Kugelschreiber, der in der Lage war über Kopf zu schreiben und in jeder Lage einsatzfähig war. Ganz aus Metall, gekapselt, einsetzbar in einem großen Temperaturbereich, auf verschiedenen Oberflächen schreibend. Aber teuer. Die Russen als Konkurrenten im All hatten natürlich die gleichen funktionalen Anforderungen. Sie nutzten einen gewöhnlichen Bleistift. Was ist die Erkenntnis daraus? Zunächst: komplexe Anforderungen benötigen nicht selbstverständlich auch komplexe und komplizierte Lösungen.
Das was sich in den Tiefen des Weltalls abgespielt hat, zeigt aber auch eins sehr deutlich:
Funktionale Anforderungen sind ohne Qualitätsanforderungen wertlos.
Damit fällt in diesem Beispiel der Bleistift – entgegen der ersten schnellen Einschätzung über die einfache Lösung – natürlich durch. Holz und Graphit sind in der sauerstoffreichen Atmosphäre eines Raumschiffs mit einem hohen Brandrisiko verbunden. Hinzu kommt, daß abgebrochene Bleistiftminen in der Schwerelosigkeit des Alls ein enormes Risiko darstellen, weil sie sich in Spalten und Ecken des Raumschiffs verkeilen können oder durch umherfliegen in der Schwerelosigkeit den Raumfahrern gefährlich werden, indem Sie in die Augen gelangen können. Die Amerkianer setzten den Space Pen erfolgreich ein und er wurde später sogar im normalen Leben als Weltraumkugelschreiber vermarktet.
Anforderungen entscheiden über den Erfolg.
Softwareauswahl-Projekte scheitern, weil deren Ziele und Anforderungen unklar sind. Produkte scheitern in der Markteinführung weil sich niemand ausreichend Gedanken über Ziele und Randbedingungen Gedanken gemacht hat. Ständige Nachbesserungen werden teuer, eventuell sogar zu teuer, komplex oder sind irgendwann schlicht und einfach inakzeptabel.
Wirtschaftlicher Erfolg heißt auch, dass die richtigen Lösungen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen müssen. Gutes Requirement ist dafür die Basis und entscheidet über den Erfolg oder Mißerfolg eines Projektes. Dies bedeutet, das Requirement Engineering immer seine Ergebnisse in einer Dokumentation als Ergebnis darstellt.
Weshalb sollen ERP Prozesse überhaupt dokumentiert werden?
Wie steigern Sie die Qualität Ihrer Prozessdokumentation?
Einführung: Prozessdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, das einen Überblick über die Geschäftsabläufe behalten möchte. Die Prozessdokumentation ermöglicht es, einen Ablauf in einem Unternehmen zu repräsentieren; die einsetzbaren Techniken und Methodiken helfen dabei die Dokumentation umzusetzen. Alle nötigen Informationen sollen knapp und anschaulich beschrieben und bereitgestellt werden. Schon zu Beginn der Planung der Dokumentationserstellung müssen einige wichtige Punkte beachtet werden, bevor mit der Dokumentation begonnen wird. Wir haben 10 Punkte aus der Praxis zusammengestellt, die zur Qualität Ihrer Dokumentation beitragen können. Doch zunächst als Überblick, die klassische Vorgehensweise um Fehler bei der Dokumentation von ERP-Prozessen zu vermeiden. Im Rahmen von Investitionen sind es sehr oft ERP Programme oder ERP Softwareprojekte, die zur Notwendigkeit einer Prozessdokumentation führen.
Es sind immer wieder die gleichen Schritte, die eine gute ERP-Prozessdokumentation erfolgreich werden lassen:
- Anforderungen ermitteln
- Anforderungen dokumentieren
- Anforderungen modellieren und analysieren
- Anforderungen prüfen
- Anforderungen abstimmen
- Anforderungen verwalten
ERP Programme sind Schwerpunkt der Unternehmensinvestitionen und damit wichtige Business Treiber.
Abbildung: Umsatz ausgewählter Segmente im Bereich Business-Software weltweit von 2010 bis 2012 und Prognose bis 2017
Dokumentation von ERP Prozessen – Checkliste mit 11 Punkten
Punkt 1: Zuständigkeiten Quality Check
Die Dokumentationserstellung übernehmen die zuständigen Mitarbeiter. Die Rollen und die Zuständigkeiten sollten klar definiert werden. Fehlende Zuständigkeiten sind vom Projektleiter zuzuweisen. Nach kontinuierlichen oder geplanten Zeitabständen sorgen die Mitarbeiter für einen Quality Check. Die Dokumentation sollte anschließend von allen zuständigen Personen geprüft und akzeptiert werden.
Punkt 2: Termine Meilensteine
Erstellen Sie Meilensteine für Ihr ERP-Projekt und stellen Sie sicher, dass die eingeplanten Termine für die Dokumentation eingehalten werden.
Punkt 3: Software Tools
Denken Sie an die optimale Software für die Beschreibung Ihrer Prozesse. Nehmen Sie die bestpassende Software und Tools zur Hilfe.
Denken Sie daran: Das Ziel ist es, die wichtigsten Inhalte zu vermitteln. Dabei sollte der Leser sich auf die Inhalte konzentrieren können. Reicht dem Leser der Text, benötigt er ein Diagramm (UML, BPMN, eEPK), ist eine zusätzliche Software notwendig?
Punkt 4: Lizenzen
Die Dokumentation und Ihre Bestandteile sollten in einem später lesbaren Format verfasst sein. Hier ist besonders auf die Lizenzen zu achten. Prüfen Sie, ob Sie über ausreichende Lizenzen auch für die Zukunft verfügen.
Punkt 5: Sicherheitskopie
Erstellen Sie eine Sicherheitskopie unter einem sicheren Verzeichnis, falls dies bei Ihnen nicht automatisch abläuft. Im Falle einer Störung erspart die erstelle Kopie viel Zeit, Arbeit und Kosten.
Punkt 6: Norm Übersichtlichkeit, Format
Verwenden Sie eine Norm oder Konventionen, sind diese zu berücksichtigen.
Ein schneller Zugriff auf die gewünschten Informationen spart viel Zeit. Es wirkt sich ebenfalls auf den Spaß an der Arbeit und trägt somit zum Gesamterfolg eines Projektes positiv bei. Gestalten Sie Ihre Prozessdokumentation übersichtlich und sorgen Sie für die Einfachheit und Überschaubarkeit der Gliederung und Inhalte.
Punkt 7: Aktualität, Versionierung Dateibenennung
Die Aktualität der Dokumentation sorgt für einen einwandfreien Ablauf zwischen den beteiligten Personen. Die Inhalte sollten auf dem aktuellen Stand sein und von den zuständigen Personen gepflegt werden.
Verfügen Sie über mehrere Versionen, so achten Sie auf die richtige Version Ihrer Prozessdokumentation während der Bearbeitung.
Es sollte ein zentraler Ort für alle relevanten Dokumente existieren. Achten Sie auf die richtigen Dateibenennungen. Legen Sie Regeln für die Dateinamen und Benennungen fest. Halten Sie sich an diese Regeln.
Punkt 8: Verständlichkeit
Die Dokumentation soll ihrem Leser verständlich sein. Sorgen Sie dafür, dass der Leser die Inhalte ohne Mühe und fremder Hilfe nachvollziehen kann. Achten Sie auf richtige Fachbegriffe, diese erleichtern den Lesefluss.
Punkt 9: Medieninhalte: Grafiken, Statistiken Co.
„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.“ (c) Bekanntes Sprichwort. Verwenden Sie anschauliche Grafiken zur Repräsentation der Inhalte. Verwenden Sie nicht zu viele Grafiken und nur an den Stellen, wo diese effizienter als der Text wirken.
Punkt 10: Links, Verlinkungen
Links und verlinkte Dokumente sollten richtig verlinkt sein: zu richtigen Verzeichnissen und Pfaden zeigen.
Punkt 11: Vorhandenes Know-How wiederverwenden
Das gesammelte Wissen aus den vorigen Projekten bringt Ihnen einen großen Mehrwert! Meiden Sie begangene Fehler, vermeiden Sie unnötige Schritte. Wiederverwendung von Best Practices hilft Ihnen dabei schneller und effizienter zum Ziel zu kommen.
Abbildung: Anteil der großen Unternehmen mit Nutzung einer ERP-Software,
nach Wirtschaftszweig 2021
Zusammenfassung der Checkliste als Hilfe zur Dokumentation von ERP Prozessen:
- Die ERP Prozessdokumentation ist deshalb für ein Unternehmen wichtig, weil sie für alle Beteiligten eine Grundlage zur Zusammenarbeit im Unternehmen darstellt.
- Sie hilft den Beteiligten die Zusammenhänge im Workflow, im ERP System und den notwendigen Datenbanken und Schnittstellen zu erkennen und zu verstehen.
- Sie ist Grundlage und Ergebnis für eine effiziente ERP Beratung durch erfahrene Projektmitarbeiter um die Gesamtzusammenhänge abzubilden und als Vertragsbestandteil für einen Softwarekauf und dient auch der Qualitätssicherung bei der ERP Softwareabnahme. Sie dient auch der Unterstützung bei der Konfiguration und den Vorgaben bei der Installation einer ERP Softwarelösung.
